Грэм Олкотт

Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Graham Allcott

How to be a Productivity Ninja: Worry Less, Achieve More and Love What You Do

© 2012, 2014 Graham Allcott

© Новикова Т. О., перевод на русский язык, 2014

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2022

* * *

Посвящается Чазу – настоящему ниндзя и моему соучастнику.

Предисловие

ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ…

Хотели бы вы активно действовать и менять мир вокруг, но при этом время от времени лениться и расслабляться? Да, да, я тоже так хочу. Мы, люди, – прежние первобытные охотники, достигшие такой степени развития, что нам больше нет нужды неустанно носиться за мамонтом, поэтому мы имеем полное право немного полениться. И все же это не мешает нам быть амбициозными и честолюбивыми существами.

Что для меня продуктивность? Это способность достигать желаемого минимальными усилиями. Совершенно не хочется гореть на работе. Каждому жизненно необходимо время для личных отношений, дружбы, увлечений, хобби, отдыха и всего того, что придет в голову.

Именно поэтому несколько лет назад у меня появилось новое увлечение. В то время я занимался сотней разных дел – и за зарплату, и на общественных началах. Некоторые занятия были связаны с работой, другие нет. Однако главная цель для меня всегда заключалась в том, чтобы… изменить мир. Так моим интересом стала эффективность. Эта книга о том, как осуществить самые серьезные перемены и оказать максимальное влияние (какой бы смысл вы ни вкладывали в подобные выражения), прилагая минимум усилий.

Хочу поблагодарить вас за то, что вы купили эту книгу. Решив прочесть ее, вы уже продемонстрировали желание менять мир, воздействовать и искать более легкие и эффективные пути осуществления задуманного. За те несколько лет, что прошли с момента основания компании Think Productive, мы успели поработать с крупнейшими компаниями Великобритании и Европы, правительственными организациями и благотворительными фондами. Мы помогли им снять информационный стресс, почти неизбежный в современном мире. Моя книга позволит вам сделать то же самое.

Мой подход к продуктивности абсолютно человечный. Считается, что те, кто добился каких-то потрясающих результатов, не такие, как простые смертные. Конечно, великие исторические деятели обладали уникальными талантами, харизмой и умением предвидеть будущее. Однако никто из них по сути ничем не отличался от вас или меня: даже самые смелые испытывали страх, даже самые сильные лидеры порой теряли направление, и даже самые великие страдали от приступов сомнений в себе и имели другие человеческие слабости. И все же во многих руководствах по управлению временем и ведению бизнеса, которые пользуются сегодня такой популярностью в нашем обществе, сложился культ знаменитостей, культ личностей.

В этой книге мы с вами проанализируем, какими чертами характера должен обладать настоящий продуктивный ниндзя [1], научимся погружаться в истинный дзен, обретем безжалостность, научимся пользоваться оружием, овладеем искусством уловок и маскировки, сделаем свое мышление оригинальным, станем гибкими, разумными и готовыми ко всему. И надеюсь, вы поймете самое главное: чтобы стать продуктивным ниндзя, вовсе не обязательно становиться супергероем.

Очень многие люди покупают подобные книги, но не находят времени прочесть их. Другие исповедуют культ личности и тонут в мечтах о совершенстве. Они тратят время на фантазии о том, как стать писателем или кем-то подобным своему гуру, хотя следовало бы заняться планированием и осуществлением перемен в собственной жизни.

Хочу, чтобы вы поняли: в природе не существует идеала, которому следовало бы слепо поклоняться. Не считайте меня гением продуктивности. Мне знакомы сомнения в себе, душевные терзания, промедления и напрасная трата времени. Разница между мной и вами заключается в том, что я осознаю эти дурные привычки и стараюсь от них избавиться.

Полагаю, мой опыт и мысли окажутся полезными для вас, потому что я не притворяюсь, что мне незнакомы неудачи. Надеюсь, вы воспримете это признание как доказательство моей искренности и сможете извлечь уроки из моих ошибок. Не выбрасывайте эту книгу и не устремляйтесь за недостижимым гуру. Я от всей души верю, что идея повышения собственной продуктивности и превращения в настоящего ниндзя станет для вас мощным мотиватором.

Помните, что за каждым великим достижением всегда стоит обычный человек, точно такой же, как вы.

Глава 1. Путь продуктивного ниндзя

Вы никогда на задумывались, что вам следовало бы эффективнее распоряжаться своим временем? Возникли вопросы, как некоторым людям удается за то же время сделать гораздо больше вас? Хотелось бы научиться справляться с растущим в геометрической прогрессии валом электронной почты и других дел? Видимо, вам тоже вечно не хватает тех 24 часов, из которых состоят наши сутки?

Основным фактором продуктивности, успеха и счастья нередко считают хороший «тайм-менеджмент». Этой теме посвящены сотни книг, по большей части написанных настоящими экспертами, которые полагают, что делают все идеально и правильно. Все они дают одни и те же советы: правильно расставляйте приоритеты, начинайте день с составления списка дел, а затем систематично вычеркивайте пункт за пунктом, начав с самого важного и закончив самым незначительным. Определите точный порядок, ставьте себе краткосрочные, среднесрочные и долговременные цели, организуйте свое рабочее место и начинайте сложные проекты с составления длинного, но идеально продуманного плана. Все кажется очень простым и эффективным, верно?

Что ж, давайте сразу проясним одну вещь. Я написал эту книгу не потому, что являюсь истинным экспертом тайм-менеджмента. Я вовсе не принадлежу к людям, организованным от природы. Естественный для меня стиль работы совершенно противоположен: я люблю подумать, привыкнуть к новым идеям. Чувствую себя более комфортно на уровне стратегий, а не действий, терпеть не могу продумывать мелочи и порой действую инстинктивно. Я потрясающе нереалистично оцениваю то, чего можно достичь в конкретный период времени.

Однако все это можно назвать и моими сильными сторонами, которые помогают мне добиваться успеха. Это – особенности моей личности. Я играю на этих своих чертах, хотя прекрасно осознаю, что они же являются и моими слабостями. Преодоление дурных привычек и приобретение позитивных дает мне возможность помогать другим людям делать то же самое. Но борьба с собственными неэффективными демонами и упорное стремление к повышению продуктивности и полному контролю над собственной жизнью привели меня к очень важному выводу: тайм-менеджмент умер.

Тайм-менеджмент умер

Где-то в процессе игры правила изменились. Сегодня мы живем в эпоху глобальной мобильной связи и информационной перегрузки. Нас постоянно бомбардируют потоки данных – причем одновременно из разных источников. Еще десять лет назад такое невозможно было представить. В старых книгах по тайм-менеджменту описывается очень простой метод обработки новых поступлений: в виде бумажных писем, которые доставляли в офисы по утрам, а если вы были особо популярны, то еще раз где-то после обеда. Обрабатывать информацию и реагировать на нее было легко – эта работа занимала не более часа в день. В соответствии с прежними принципами все остальное время оказывалось свободным, и вы могли заниматься «реальной работой», которую можно было спланировать в начале дня с помощью простого списка дел и расстановки приоритетов.

Сегодня подобные системы кажутся архаичными: крайне сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.

Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, сводящие на нет все прежние стратегии тайм-менеджмента. В наше время работа стала более сложной, чем когда бы то ни было, но при этом функции определены менее четко. Строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: невозможно все закончить.

Невозможно закончить все

Спросите себя: «После того как я составлял список дел и расставлял приоритеты, то брался ли я за менее срочные дела до того, как справился с максимально важными? И не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела из группы «не горит», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь суперважными.

Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще: разобрать стол, почитать или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые карьерные шаги. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что дело сделано, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли, невероятно ценно.

Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Свободное пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и пересмотреть свои приоритеты.

Проблема заключается в том, что парадигма современной занятости практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.

Да здравствует менеджмент внимания

Не волнуйтесь! Правила игры совершенно изменились. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Теперь ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация [2], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Приходится учиться бороться с ними и целиком сосредотачиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.

Путь продуктивного ниндзя

Эта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я поделюсь с вами секретами, как превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)

В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут повысить эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход.

Наша работа – это принятие решений

В обычный рабочий день к 9:15 на нас уже высыпается столько информации, сколько основоположники тайм-менеджмента получали за неделю! Работа так изменилась, что теперь для большинства из нас ее эффективность определяется тем, как мы используем новые возможности и справляемся с возникающими угрозами. Мы больше не думаем о работе: наша работа – это и есть мышление. Успешная карьера ожидает тех, кто принимает лучшие решения. Если хотите подняться по карьерной лестнице в своей организации, поймите, что вас будут оценивать по способности реагировать и проявлять ответственность. Чем выше ваше положение в иерархии, тем большую роль играет этот фактор. Искусство принятия решений, умение выделять время для «качественного мышления», реакция на внутренний голос и интуицию (особенно когда времени на размышления нет) – вот что определяет успех на работе.

Мера ответственности

Как быстро вы реагируете на перемены? Я имею в виду не осознание того, что что-то изменилось, а реальное понимание, усвоение и адекватные действия.

Всегда считалось, что чем больше человеку платят и чем выше его должность, тем больше с него и спрос. Однако в наши дни этого недостаточно. Футболисты и менеджеры нередко говорят: «Я поднимаю руки и признаю свою ответственность за наше ужасное поражение». Да, признать свой вклад в общий результат лучше, чем не признать, но почетное поражение все равно остается поражением.

Мы часто считаем, что ответственность – это тяжкий груз, не сопровождающийся никакими радостями. Но природа ее такова, что она автоматически несет в себе награду – способность оказывать влияние, создавать богатство. Ответственность сопровождается успехом в организации, обществе, семье, личными достижениями, в конце концов. Воспринимая ответственность как тяжкий груз, мы считаем ее ценой, которую приходится платить за успех. Для нас это сделка. А так не должно быть.

Эффективная ответственность означает, что вы обладаете способностью точно определять, какие действия требуется предпринять, чтобы преодолеть препятствия и решить любую проблему. В этой книге мы рассмотрим три способа повысить результативность:

Ответственность за происходящее

Мы порой предпочитаем не реагировать на происходящее. Мешкаем и откладываем, словно испытываем лень, усталость, неуверенность и тревогу о результатах. Путь ниндзя поможет вам преодолеть такое мышление и выработать новые привычки. Вы начнете активно искать способы реакции, а не уклонения от решения или откладывания его в долгий ящик.

Ответственность за последующее

Не нужно беспокоиться о проблемах, связанных с проектами, которыми вы в настоящее время не занимаетесь. Мы с вами создадим системы, которые позволят всегда понимать, какой следующий шаг нужно сделать в любом проекте. Эти системы помогут вам все держать под контролем.

Ответственность в случае форс-мажора

Когда приходится все бросать из-за возникновения кризисной ситуации, то будет полезно иметь систему, позволяющую сохранить полную информацию о том, что вы оставили ради горящих дел. Предлагаемые приемы помогут вам реагировать на подобные внештатные ситуации, сохраняя контроль над остальной работой.

Характеристики продуктивного ниндзя

Дзен-спокойствие

Истинное искусство принятия решений проистекает из способности выделять время и пространство для осознанного размышления о реальной проблеме. Решения, принятые в состоянии паники, потом хочется забыть. Ниндзя это понимает и сохраняет умиротворение в самых сложных условиях. Ниндзя сохраняет спокойствие даже в условиях информационной перегрузки. Может быть, в это трудно поверить, но вполне возможно иметь на руках тысячу и одно дело – и при этом сохранять абсолютную безмятежность. Как же победить стресс и научиться невозмутимости? Мы поговорим об этом, когда будем обсуждать практические навыки работы с электронными с письмами, заданиями, проектами и программами в стиле ниндзя. А пока несколько основных принципов.

Пользуйтесь системой, не пользуйтесь головой!

Чтобы не забыть важное, храните все поддерживающие данные в определенном месте. Не отвлекайтесь и не переживайте из-за того, что можете что-то забыть. Для размещения информации и напоминаний о ней используйте «второй мозг», а не собственную голову. Конечно, это легче сказать, чем сделать, но когда вы овладеете этим навыком, то поймете, что он работает.

Доверяйте своим системам

Неопределенность и неуверенность порождают сильнейший стресс. Переход на новый компьютер или новое программное обеспечение выбивает из колеи на несколько дней. Но многие люди годами живут, не задаваясь вопросом, а достаточно ли эффективны их собственные системы, чтобы полностью им довериться? Необходимо найти или создать такие способы хранения информации и напоминания о ней, чтобы вы могли уверенно положиться на них. Для обретения дзен-спокойствия вам нужно регулярно анализировать не только свою работу, но и сам ее процесс. Краткий, но регулярный пересмотр того, как вы работаете, поможет обрести ясность мышления, а следовательно – повысить эффективность.

Снизьте свои ожидания. Серьезно

Поймите, сделать все невозможно. Это больше не игра. Черпайте уверенность в понимании того, что ситуация находится под контролем. Правильно выбирайте дела и делайте только то, что в человеческих силах. И тогда вы со всем справитесь.

Поддерживайте хорошую физическую форму

Крепкое здоровье и активный образ жизни не просто снижают уровень стресса, но и способствуют сосредоточенности и энергии, которые просто необходимы для ясного мышления и принятия решений. А кроме того, вы и выглядеть будете замечательно. Абсолютно выигрышная ситуация!

Готовность и организованность помогут вам справиться с любым делом

Некоторые из нас считают организованность делом скучным, а то и навязчивой идеей. «У меня нет времени на упорядочивание всего этого» – вот самое распространенное возражение, которое я слышу от клиентов, когда обучаю их пути продуктивного ниндзя. Но на самом деле мы же не хотим потерять состояние «потока» [3] – то есть максимальной продуктивности – из-за невозможности в нужный момент найти важную информацию или необходимые средства. Не следует впадать в занудный перфекционизм, но научитесь действовать организованно по умолчанию, и тогда вы будете регулярно испытывать ощущение сверхэффективного потока.

Безжалостность

В сочетании дзен-спокойствия и безжалостности нет ничего парадоксального. Мы уже говорили о необходимости принимать ясно продуманные решения объективно и спокойно. Требуется не только делать правильные выводы, но еще и проявлять избирательность. Нам нужно обрабатывать информацию, чтобы отделять зерна от плевел, видеть лес за деревьями и отличать грандиозные возможности от еще более грандиозных. Безжалостность – это не просто обработка информации. Это способность защищать собственное время и внимание, сосредоточиваясь только на том, что действительно необходимо, – даже за счет других дел, которые «тоже стоило бы сделать».

Говорите «нет» самому себе

При таком обилии информации избирательность становится единственным способом противостояния традиционной западной протестантской трудовой этике, которая нам всем так хорошо знакома. Отныне мы должны точно знать, что важно сделать, и при этом принимать решения, чего не нужно делать. Причем последнее касается многого. Избирательность в вопросе о том, чему сказать «да», – очень значимый навык. Умение говорить «нет» самим себе позволяет не переоценивать собственные силы. Если вы оказались в ситуации, которая требует от вас слишком многого (а со мной, кстати, такое происходит сплошь и рядом!), важно понять, что лучше изменить свои обязательства перед собой и другими людьми, чем выбиться из сил, стараясь все их выполнить.

Говорите «нет» другим

Представьте себе такую картину: вы приходите на встречу, полагая, что должны обсудить нечто важное, а обсуждение начинается с несущественных тем, о которых можно было бы поговорить в самом конце. Кое-что из обсуждаемого вполне в вашей компетенции, и как только об этом заходит речь, взгляды устремляются на вас. В такой ситуации очень легко принять на себя лишние обязательства. Гораздо труднее вернуть обсуждение в нужное русло: с того, что вы могли бы сделать, следует перейти на то, что вы сделать способны. Очень трудно, осознавая ценность своего вклада, сказать «нет», не чувствуя себя виноватым перед тем, кто в этом нуждается. Говорить «нет» другим людям – дело сложное. Для этого требуется железная решимость, абсолютная безжалостность и владение тактическими приемами для благополучного разрешения ситуации. Этому жизненно необходимо научиться.

Прерывания

Наше внимание – особенно активная сосредоточенность, обеспечивающая состояние потока и максимальной продуктивности, – это самый драгоценный ресурс любого человека. Сосредоточенность надо культивировать и ценить. В то же время нас постоянно что-то отвлекает и отрывает: электронные письма, телефонные звонки, мысли, стрессы, разговоры с коллегами, социальные сети, новые серьезные кризисы, важные дела. Вы должны научиться отстраняться от всей этой суеты. Мы нередко с готовностью отвлекаемся, поскольку это идеальное оправдание любой прокрастинации. Facebook и Twitter отвлекают нас от важного дела. Оказаться в этих сетях и поболтать с кем-то гораздо проще и приятнее, чем погружаться в сложные размышления, связанные с работой. Научитесь справляться с подобными прерываниями и отвлечениями. Это такая же самодисциплина, как и способность говорить «нет» другим людям.

80/20 и влияние мышления [4]

Безжалостность – это еще и избирательность в том, как мы достигаем своих целей. Используя принцип 80/20, мы можем понять, что не все наши действия одинаково эффективны. На самом деле львиная доля результатов (80 %) обеспечивается всего 20 % наших действий. Очень часто возникает соблазн устремиться к совершенству. В некоторых сферах оно необходимо, но в целом не стоит к нему фанатично стремиться, поскольку доведенный до совершенства конечный результат будет практически мало отличаться от просто приемлемого.

Следует проявлять безжалостность и в планировании целей. Чего мы пытаемся добиться? Не решил ли эту проблему кто-то до нас? Можем ли мы выпросить, позаимствовать или украсть решение? Как можно быстрее всего избавиться от этой проблемы и двинуться дальше? Эти вопросы заставляют нас задуматься об инновациях и забыть о консервативности. Целиком сосредоточившись на конечной цели, а не на деталях ее достижения, мы сумеем сэкономить время и силы.

Владение оружием

Ниндзя владеют разными навыками, но умение правильно использовать верно выбранные орудия делает их еще более эффективными.

Выбирайте оружие, зная весь свой арсенал

Удержаться на вершине можно разными способами. Существуют два основных типа инструментов, которые ниндзя просто обязан иметь в своем арсенале. Я говорю о мыслительных приемах и об организационных средствах.

Умение правильно выбирать орудия, осознавать их возможности и применять вовремя – это ключ к успеху. Хорошие инструменты вселяют в нас уверенность.

Инструменты бизнес-мышления

По мере усложнения принимаемых решений становится все более очевидной потребность облегчить процесс мышления, особенно при стратегическом планировании. Определенные инструменты и адекватное их применение позволяют клиентам, руководителям и менеджерам ощутить уверенность в эффективности ваших процессов. Они же стимулируют ваше мышление. Например, SWOT-анализ (оценка сильных сторон, слабостей, возможностей и угроз) – это весьма распространенный инструмент бизнес-мышления, который понятным образом структурирует наше представление о настоящем и будущем. Подобных практик существует огромное множество.

Организационные средства

Microsoft Outlook, приложения для iPhone и обычный степлер – все это организационные средства. Секрет в том, чтобы достичь не превосходного и не посредственного, а качественного уровня организации. И тогда время, затраченное на эти инструменты, даст оптимальные результаты в плане повышения продуктивности.

Не соблазняйтесь «порнографией эффективности»

Существует множество полезных сайтов, посвященных вопросам увеличения эффективности. Нередко их создают серьезные и весьма влиятельные мыслители. Попробуйте заглянуть на сайт Мерлина Манна www.43folders.com или Лео Бабауты www.zenhabits.net. Однако не следует забывать, что время, потраченное на изучение сайтов, – это «мертвое время». Средства и орудия помогают нам действовать, но одержимость ими вполне может превратиться в отвлекающий фактор. Мне не нравится, когда люди говорят об эффективности исключительно в контексте того, какое приложение на iPhone они только что загрузили. Хуже того, люди порой переводят свои проекты с одного программного обеспечения на другое, полагая, что тем самым повысят собственную эффективность на 5 %. Вовсе нет – это всего лишь день, потраченный впустую.

Моделирование принятия решений

Заставляя себя постоянно совершенствоваться и обновляться, мы повышаем качество, количество и скорость принятия решений. Помните, что отлаженный процесс, основанный на достоверной информации, – наша главная цель. Мыслительные инструменты повышают ментальную гибкость, но ту же роль играют и проверенные данные.

Говорят, что в мире существует всего лишь восемь сюжетов. Любая проблема, с которой вы столкнулись, скорее всего, не уникальна. У нее были прецеденты. Попробуйте все разузнать и найти человека, знакомого с вашей ситуацией. Это поможет принять решение гораздо быстрее, чем вы думали. Спрашивайте совета, узнавайте, как прежде решали подобные вопросы другие люди, – это самый верный путь к информированным выводам в условиях недостатка времени. Смело делитесь своими знаниями с окружающими, и вы получите в десять раз больше рекомендаций. Учитесь у тех, кто готов делиться, делитесь с теми, кто готов учиться. Думаю, мы вступаем в новую эру сотрудничества. Современные технологии значительно обогатили наши коммуникативные возможности. Я твердо верю, что мы стоим на старте и готовы рвануться вперед.

Twitter и Facebook – фантастические средства для коллективного решения вопросов с группой верных друзей и коллег. Очень важно иметь второе, третье, четвертое и пятое мнение, при этом можно сэкономить массу времени и энергии. Однако не бойтесь мыслить самостоятельно и независимо. Доверьтесь интуиции – она подскажет, верны ли ваши выводы.

Уловки и маскировка

Мы уже говорили о том, как важно сохранять концентрацию. Сделать это очень трудно. Здесь-то ниндзя и должны использовать древнее искусство уловок и маскировки.

Если вы в центре внимания, то рискуете оказаться под перекрестным огнем

Худшее, что можно сделать, это быть всегда доступным. Тем самым вы буквально приглашаете в собственную жизнь злейших врагов – всевозможные отвлечения и прерывания. Оставайтесь в центре внимания, пока вам нужно что-либо донести до окружающих, но избегайте чрезмерной общительности и пустой траты времени – настоящего проклятия многих офисов. Будьте слегка уклончивы, слегка загадочны и, даже если это требуется, слегка замкнуты. Берегите свое внимание, чтобы сосредоточить его на том, что нужно именно вам, а не другим людям. Приведу несколько примеров:

• Проводите как можно больше времени вдали от офиса – работайте дома, в кафе, залах совещаний и на улице. Даже если вы работаете в помещении, организованном по принципу открытого пространства, вы можете договориться со своим начальником о «времени для размышлений», проводимом вдали от рабочего места.

• Заведите «швейцара», который поможет вам отказаться от встреч или назначений, которые не заслуживают вашего внимания. (Если «нет» может сказать кто-то другой, это заметно облегчит вашу жизнь!)

• Фильтруйте звонки. Не отвечайте, если не уверены, что звонок важнее того, чем вы в настоящее время занимаетесь.

• Выделите в календаре время для творческих размышлений, анализа, планирования и других важных занятий. В ваш календарь могут заглянуть другие люди, которые не склонны уважать вашу автономию? Придумайте кодовое слово для обозначения этого времени. Не всякому понравится запись «время для размышлений» или «чтение». Вместо этого пишите «личное время» или «встреча вне офиса».

• Установите строгие ограничения в электронной почте, а также в Facebook, Skype и других мессенджерах. Возьмите за правило ясно понимать, когда эти средства следует держать включенными, а когда их лучше отключить. Почти во всех организациях, где я работал, электронная почта была активна всегда. Настало время избавиться от давления постоянной связи и «уйти в сумрак».

Уйдите в сумрак

Оберегать свое внимание нужно не только от посягательств других, но и от самих себя. Мы можем быть злейшими врагами собственной сосредоточенности. В мире программного обеспечения существует выражение «уйти в сумрак». Речь идет о времени, когда разработчик занимается непосредственной работой, прекращает отвечать на электронные письма и пользоваться иными средствами коммуникации. Найти человека в такое время чрезвычайно сложно. Руководители программистов этого не любят, но отлично понимают, что именно в такие периоды возможны настоящие открытия…

Если ваше внимание и концентрация страдают от неограниченного доступа к Интернету и вас искушают бесчисленные поводы для отвлечения (а кого они не искушают?!), то отключитесь на время. Да, да, книга по продуктивности призывает вас отключить Интернет! Если я на два часа нейтрализую свой Wi-Fi, то буду знать, что за это время не получу ни одного электронного письма.

Делегирование обязанностей

Умение найти тех, кто может выполнить работу за вас, – отличный способ сделать больше. Проблема заключается в том, что в мире мало людей, которые действительно хотят поработать за вас! Поэтому придется прибегнуть к делегированию обязанностей. Подобный подход имеет свои ограничения. Во-первых, вам вряд ли удастся потребовать признания своих заслуг. А во-вторых, ситуация может развиваться совсем не так, как вы себе это представляли. Если вы готовы с этим смириться, то в остальном тактика превосходная. Выберите из списка своих проектов те, которые можно поручить другим людям, а также наименее важные для себя. Именно в них-то и можно делегировать обязанности. Вот три основных способа. Как истинный ниндзя, вы можете придумать и собственные.

1. «Падайте на хвост»: рекламируйте свое предложение через чужую рассылку, запускайте новые продукты на чужих мероприятиях, «заимствуйте» списки контактов, чтобы запустить что-то совместно. Ловите момент.

2. Культивируйте отношения с «сообщниками»: ищите взаимовыгодные возможности для того, чтобы поработать со столь же хитроумными, полезными и перспективными людьми, как вы сами.

3. «Сокращайте путь»: ищите людей, которые занимаются сходными исследованиями, могут дать совет, прошли сложный путь и горят желанием поделиться своим опытом, чтобы вы не совершили тех же ошибок. Пятиминутный телефонный разговор с полезным человеком принесет вам больше пользы, чем час поисков лучшего решения в Интернете. Найдите людей, мнению которых можно доверять, – и доверьтесь им!

Оригинальность[5]

Важен лишь конечный результат. Никого не волнует, избрали ли вы для его достижения традиционный путь или нашли более простой. Если опытные профессионалы утверждают, что на данную работу потребуется 16 часов, это не значит, что так и случится. Будьте готовы сомневаться во всем. Очень важно постоянно следить за прогрессом и инновациями, которые заметно облегчают наш труд. Вполне возможно, что вы действуете так, как все остальные перестали действовать давным-давно. А многие работают по старинке и не собираются ничего менять. Не храните верность рутине!

Не бойтесь дерзнуть, когда придет время

Действовать нестандартно – рискованно, даже пребывая в твердой убежденности, что выбранный путь лучше и эффективнее. Любые новаторские действия нередко балансируют на грани между славой и провалом. Но речь идет не о славе (хотя, когда она нас настигает, мы охотно ее принимаем!). А об удовлетворении, которое мы получаем, раздвигая границы, улучшая качество работы и повышая собственную продуктивность.

Раздвигать границы легче, чем оставаться в рамках

Это один из секретов ниндзя. Проблема, с которой вы столкнулись сегодня, может оказаться решенной в другой сфере еще вчера. Мы можем моделировать не только принятие решений, но и инновации в любой области. Взгляните на ситуацию свежим взглядом, постарайтесь увидеть проблему глазами человека из совершенно иной сферы. Такой прием может быть весьма полезен. Если, к примеру, вы хотите более творческой коммуникации, то почему бы не спросить себя: «А как это сделало бы рекламное агентство?» или «Как бы с этим справился Нельсон Мандела?». Если вам нужно действовать более методично, подумайте, как действовал бы на вашем месте хирург или инженер. Если вы знаете тех, кто занимается такой работой, то позвоните им и спросите их мнения. Вы поразитесь, насколько эффективным может быть подобное моделирование. Процесс раздвигания границ приносит глубокое удовлетворение, но он требует больше времени и усилий.

Моделирование и вербовка сообщников

Одержимость инновациями заставляет нас преодолевать глупые порождения нашего эго: никогда не бойтесь и не стесняйтесь спрашивать совета, даже если для этого придется показать собственную слабость. Не поддавайтесь гордыне. И не упускайте возможности узнать что-то новое из доверенного источника. Моделирование успеха других людей – очень полезный прием. Найдите себе наставника: спрашивайте совета у тех, кто уже прошел ваш путь, и не повторяйте сделанных ими ошибок. Это ускорит достижение успеха. Выбирая наставников, подумайте о своих «сообщниках». Кто те люди, которые одновременно с вами идут тем же путем? Скорее всего, у них есть собственные наставники, и они уже узнали много нового и важного. Не бойтесь делиться своими знаниями с другими людьми. Вы поразитесь тому, какие бесценные уроки получите в ответ. Иногда мы не спешим к подобному сотрудничеству, потому что каждый из нас, как истинный супергерой, считает, что нужно всего добиться самостоятельно. А кто-то просто боится конкуренции. Помните: важен результат, а как вы его добьетесь, дело второе.

Нарушайте правила и не трепещите перед бюрократией

Хотя некоторые правила вполне достойны уважения (а нарушение иных вообще может привести к увольнению!), ниндзя всегда сосредоточивается на конечном результате – от него и танцует. Анализ правил (особенно чисто бюрократических) – это настоящее искусство. Помните, если риск серьезных последствий не слишком велик, то всегда проще извиниться потом, чем просить разрешения заранее. Порой нужно проявить лидерские качества и пойти напролом. Не бойтесь нарушать правила, особенно если в процессе вам удастся поколебать устоявшиеся основы бюрократии.

Гибкость

Ниндзя должен быть легким, гибким и проворно реагировать на новые возможности или угрозы. Все, что требует смены образа мыслей, быстроты реакции и мгновенного принятия решений, требует одновременно и активного внимания. А это, как нам известно, – ресурс ограниченный. Способность быстро и адекватно реагировать на новые проблемы опирается на два фактора:

1. Наши ментальные «резервы» – время, которое мы можем провести в состоянии активного внимания, не испытывая усталости. Порой люди используют для этой цели кофеин или другие стимулирующие вещества непродолжительного действия.

2. Умение привлекать для достижения цели остальные ресурсы – других людей, время, достижения технологии.

Легкость

Что подразумевается под легкостью?

• Будьте гибкими: нужно быть готовым отреагировать, если такая нужда возникнет.

• Не перегружайте свой календарь: всегда хочется откусить больше, чем сможешь прожевать, и еще проще посвятить себя потребностям других людей. В начале недели или месяца выделите в своем календаре свободное время, чтобы заполнить его позднее теми задачами, о которых пока еще и не подозреваете.

• Думайте на шаг вперед и развивайте свои системы до того, как в них возникнет реальная потребность. Например, если вы собираетесь развивать бизнес и привлекать новых клиентов, то управление контактной информацией с помощью огромных таблиц Excel будет неэффективно. Подобный подход не обеспечит вам необходимую в критический момент скорость. Заранее подумайте о создании современной базы данных, даже если в настоящий момент подобные затраты кажутся вам неэффективными. Это будет весьма разумный шаг. В викторианскую эпоху в Лондоне были построены канализация и метро, возможности которых в десять раз превышали потребности того времени. Сегодня люди ругаются на лондонскую подземку, забывая, насколько опередили время их предки и насколько мудро они создали запас прочности своих систем.

Выявляйте возможности или угрозы, откуда бы они ни проистекали

Чтобы правильно реагировать и действовать, требуется стратегическое видение. Это требует определенной подготовки и исследований, но вы можете воспользоваться рядом полезных приемов. Связи и знакомства – отличный способ всегда быть в курсе событий. Попробуйте ответить на вопросы:

1. Полезны ли люди, с которыми я встречаюсь?

2. Интересен ли этот человек? Может ли он рассказать мне что-то новое или заразить меня энтузиазмом? (Если нет, двигайтесь дальше – здесь нечего ловить!)

3. Может ли этот человек сообщить нечто ценное для моей деятельности и расширить мои стратегические возможности?

4. Можем ли мы вместе поработать над чем-либо?

5. Выгодно ли это общение для нас обоих?

И только дойдя до пятого пункта, действуйте. Нас часто увлекают возможности, но работа – это дело другое. Поэтому общайтесь только с теми, кто в разговоре проявил себя самым очевидным образом.

Осознанность

Управление разумом

Это самое ценное наше средство. Эмоциональный интеллект и осознанность важны по целому ряду причин, они готовят нас к правильным действиям. Многое из того, что формирует образ мышления ниндзя, дается непросто. Нелегко сохранять спокойствие, проявлять безжалостность и раздвигать границы, идя нестандартным путем. Во многих отношениях эти качества противоречат эволюционному развитию человека.

Умение прислушиваться к рептильному мозгу и собственному сопротивлению

Со времен, когда мы были обезьянами, наш мозг претерпел серьезные изменения, но одно почти не изменилось. Я говорю о рептильном мозге. Этот термин использовал Сет Годин в книге «Незаменимый». Он говорил о той части мозга, которая все еще помнит, каково это, выживать, сливаться с окружающей средой и не производить шума [6]. В эволюционном плане выделяться из толпы опасно, можно попасться на глаза хищнику. До сих пор эта установка иногда срабатывает в нас.

Стивен Прессфилд в книге «Война за креатив» откровенно рассказал о своем писательском сражении с тем, что он называет «сопротивлением». Это образ мыслей, обычно формируемый рептильным мозгом. Для него характерны стрессы, тревожность, страх неудачи или успеха и ряд других эмоций, которые роятся в нашем мозгу, призывая слиться с окружающей средой. «Стой. Не делай этого. Это рискованно. Действуй как все. Новаторство и оригинальность – это безумие. Творчество – это ошибка». Ниндзя должен заглушить подобный мыслительный шум – желательно навсегда. Звучит просто, но на самом деле это нелегко, потому что такие наветы настолько незаметны, что человек даже не понимает, что ему нужно заглушить. Внимательно относитесь к себе и своей интуиции и объективно оценивайте собственную эффективность. Отмечайте, к каким занятиям вас тянет, а какие вызывают неприятие.

Эмоции и медитация

Многие скажут вам, что время, посвященное анализу собственных эмоций, желаний и осознанию самого себя, потрачено впустую. Ниндзя точно знает, что это не так. Все дело в восприятии. День может показаться плохим не только из-за того, что произошло в офисе, но и из-за того, что произошло в вашей голове. Люди, регулярно занимающиеся этой практикой, отлично понимают ее пользу. Я имею в виду медитацию в широком смысле слова: можно спокойно сидеть, любуясь прекрасным видом, можно молиться или что-нибудь писать, заниматься творчеством, йогой или ходьбой (просто идти, а не стремиться прийти куда-нибудь!). Ваша цель должна заключаться в достижении дзен-спокойствия и полной концентрации.

Умение слушать других

Важно быть внимательным не только к собственным мыслям и чувствам, но еще и слушать других. В этом заключается секрет эффективных совещаний и плодотворного сотрудничества. Будьте чутки к возражениям и воспринимайте только содержательную обратную связь, не обращая внимания на пустую критику и противодействие.

Готовность

И вот мы подошли к последней характеристике, которая поддерживает и укрепляет все остальные. Дзен-спокойствие в пылу битвы возможно лишь в том случае, если вы хорошо подготовлены. Только тогда вы способны среагировать моментально и адекватно ситуации. А безжалостным можно быть, если у вас достаточно энергии.

Практическая готовность

Продуктивный ниндзя всегда чувствует, что ситуация под контролем, если проблема или проект решается с помощью верно выбранных средств. Было время, когда организованность, сосредоточенность на канцелярии или программных приложениях считалась немодным занудством. Но пришла пора пробудить вашего внутреннего ботаника. Возможно, это и не так увлекательно, как просто «плыть по течению», однако подбор нужной канцелярии и правильных систем дает человеку силу, позволяющую выполнять работу максимально эффективно.

Ментальная готовность

Мы должны быть хорошо подготовлены не только физически, но и психологически. Конечно, для этого необходима осознанность. Но кроме того, важно следить и за самым своим драгоценным ресурсом – вниманием и энергией. И здесь первый помощник – отдых. Это может быть и долгое общение в Facebook, и рысканье по просторам Интернета. А может быть, это будет поход с друзьями или любое другое времяпрепровождение. Главное – переключиться на что-то совершенно иное, кардинально отличное от вашей работы.

Многим приходится под давлением начальства допоздна задерживаться в офисах. Люди не раз рассказывали мне, что остаются, даже если им нечего делать, и покидают рабочее место только через пять минут после ухода босса. Если вы подвергаетесь подобному давлению, ситуацию нужно менять. Может быть, стоит подарить начальнику экземпляр этой книги?

Перерыв на обед – не для слабаков

Иногда для успеха требуется напряжение всех сил из-за большого объема работы или в преддверии приближающегося дедлайна. В такие моменты люди не обращают внимания на себя и работают, засучив рукава. Это отличная тактика на короткие дистанции. Но исследования показывают, что затянувшиеся напряженные периоды ведут к реальному снижению эффективности. В фильме «Уолл-стрит» герой Майкла Дугласа, Гордон Гекко, произносит фразу, ставшую легендарной: «Обед – для слабаков». Она укоренилась в коллективном сознании и используется по сей день. Скажу вам как эксперт: все совсем наоборот.

Готовность творит чудеса

Трудно сказать, почему перерыв на обед или короткие паузы в течение рабочего дня всегда помогают быстро вернуться к полной сосредоточенности и приоритетным заданиям. Так происходит – и все. Периоды отдыха жизненно необходимы для истинной рабочей готовности. Когда в следующий раз вы сможете в течение дня по-настоящему отдохнуть и переключить внимание, проанализируйте все, что произойдет потом. Голову даю на отсечение, что в этот день вы сделаете больше обычного. Разным людям нужен разный, но реальный отдых для тела и психики. Пятиминутный глоток свежего воздуха куда более эффективен, чем десять минут рысканья по Интернету с открытой рабочей программой. Постарайтесь выбрать то, что полезно именно для вас.

Ниндзя – не сверхчеловек… но иногда кажется супергероем

Работа в таком режиме приносит ощущение свободы, радости и колоссально продуктивна. Иногда окружающим кажется, что ниндзя обладают какой-то особой силой. Порой так считают и сами ниндзя.

Но они – не супергерои. Это обычные мужчины и женщины. Единственное их отличие – особый образ мышления и знакомство с полезными навыками и приемами. Они не обладают сверхсилами.

Став ниндзя, вы будете пользоваться репутацией надежного, работоспособного человека, который умеет сохранять спокойствие в самых трудных ситуациях, принимать правильные решения и серьезно относиться к своей работе. Вы поймете, что даже самые рутинные задачи могут быть поводом для веселья, открытий, экспериментов и общения со своим внутренним «я». Сосредоточенность на процессе поможет вам полюбить свое дело, каким бы оно ни было, и избавиться от стрессов. Глубокая сосредоточенность порождает увлеченность и удовольствие от работы.

Однако не следует думать, что дорога ваша будет ровной.

Ниндзя тоже порой ошибаются

Стремясь к максимальной продуктивности с помощью оригинальных средств и других, более «человечных» стратегий, ниндзя все же порой ошибаются. В старых книгах о тайм-менеджменте тогдашние гуру представляли себя некими идеальными супергероями. Они предлагали читателям подробные ежедневники, которые нужно было заполнять, требовали постоянных серьезных достижений и оставляли в полном недоумении, как же добиться невозможного. Не верьте ни единому слову таких «специалистов». Все мы совершаем ошибки – сколь бы организованными, умными и почти идеальными ни были. Да-да, вы тоже.

Мы можем искать совершенства – и потерпеть неудачу. Или устремиться к дзен-спокойствию, безжалостности, владению оружием, уловкам и маскировке, оригинальности, гибкости, осознанию и готовности – и добиться успеха. Да, на этом пути будут ошибки. Нет, мы не станем идеальными, но зато повысим свою продуктивность до такого уровня, какой и возможным-то вам никогда не казался.

Я не могу превратить вас в супергероя. Если вы хотите именно этого, то найдете в магазине кучу других книг, которые пообещают вам все на свете, но никогда не исполнят обещаний. Это пустая мечта, фантазия, она никогда не станет реальностью.

Но вот ниндзя из вас мы сделать сможем.

Глава 2. Почему мы испытываем стресс

Если вы купили эту книгу, то, скорее всего, периодически находитесь в состоянии стресса. Продуктивный ниндзя знает, что для амбициозного человека он в той или иной форме неизбежен. И действительно, щедрый прилив адреналина может быть событием приятным и даже полезным. Но нам прекрасно известно и то, что он мешает расслабленной концентрации и дзен-спокойствию, необходимым для продолжительной продуктивной работы.

Бей или беги: физиологические корни стресса

Вы наверняка слышали о реакции «бей или беги». Когда человек ощущает опасность или риск, в организме вырабатывается адреналин, учащается сердцебиение и обостряется восприятие. Таким образом человек готовится к отражению возможной угрозы. В первобытные времена выброс адреналина повышал шансы на выживание – помогал быстро бежать либо отражать нападение, или добывать зверя, чтобы прокормить себя и свое племя. Работа во многих отношениях похожа на охоту, только теперь мы никого не убиваем, а выполняем свою роль и получаем награду в денежном выражении. На эти деньги мы покупаем еду и оплачиваем кров, то есть обеспечиваем семье безопасность. Мы остаемся добытчиками. В этом смысле работа – средство выживания. И первобытное начало, которое живо в каждом человеке, относится к ней очень серьезно, несмотря на то, что и без работы выжить тоже вполне возможно (пособия по безработице, сбережения, экономия, помощь от родных и друзей).

Психологический контракт

Иногда бывает так, что за несколько недель до выхода на новую должность или сразу после работодатель и работник подписывают контракт. В нем записано все, что обеспечивает обеим сторонам определенную безопасность и контроль, а также проясняет характер их отношений. Вы никогда не задумывались об ожиданиях обеих сторон и о том, насколько далеко они выходят за рамки контракта? А о том, как эти предположения развиваются в головах работника и работодателя с течением времени? Вот небольшой пример:

Работник:

У них отличная столовая. Новое меню каждый день, всегда есть что-то диетическое. Значит, меня ценят.

Начальник позволит мне перейти на гибкий график работы, если у меня возникнут проблемы, связанные с детьми.

Моя работа очень разнообразна.

Работодатель:

Неизбежно будут возникать ситуации, когда придется задерживаться после пяти часов. И сотрудники должны оставаться и выполнять свою работу.

Мы не ждем от сотрудников гениальности, но они должны трудиться увлеченно, энергично и эффективно.

Дешевые отели во время командировок? Все их просто обожают!

Это лишь часть психологического контракта между работником и работодателем. Об этом не говорилось вообще или говорилось, но никогда формально не считалось дополнением к контракту, который будет пылиться на полке. Изменения в психологическом контракте влияют на ощущение счастья, мотивацию, самооценку и, следовательно, на моральную атмосферу в команде или целой организации. Они влияют на наше восприятие самих себя и часто становятся причиной серьезного стресса.

Представьте себе такое развитие событий: компания формально не изменила ни одного условия контракта, но за неделю сделала все возможное, чтобы испортить вашу жизнь на работе. От вас неожиданно стали требовать задерживаться после окончания рабочего дня, проверять почту по вечерам и в выходные; любимый начальник, с которым у вас сложились прекрасные отношения, вдруг преобразился в требовательное чудовище; возникли проблемы в отношениях с крупнейшим клиентом. Даже отпуск взять стало проблематично, а о гибком графике можно и не мечтать. И вы возвращаетесь домой с той же зарплатой. Да, вы, как и раньше, можете оплачивать все счета, но обстановка в офисе радикально поменялась и совершенно не похожа на ту, какой была всего неделю назад. Стало скучно, вас перестали ценить, и вы тоже начали сомневаться в собственной ценности.

Если работа связана только с вашим личным выживанием, и вы согласны со старой поговоркой «мы работаем, чтобы жить, а не живем, чтобы работать», то вы вряд ли решите бросить ее немедленно. Зарплата осталась прежней, а в работе по вечерам нет ничего страшного. Однако мы хотим не только зарабатывать себе на хлеб. Нам нужно ощущать свою значимость. Мы желаем, чтобы нас ценили. Нам хочется, чтобы отношения с организацией, где мы проводим столько времени, были здоровыми, справедливыми и счастливыми. Успехи компании доставляют нам удовольствие и укрепляют нашу идентичность. Еще приятнее, когда нам говорят, что мы причастны к этим успехам. Рассказывая о своей компании, организации или команде, человек очень быстро начинает использовать местоимение «мы».

Многие мечтают быть свободными от работы. Я в этом сомневаюсь. Работа придает смысл нашей жизни. Почему многие миллионеры продолжают трудиться, увеличивая свои состояния, хотя никакой нужды в этом уже нет? Почему победители лотерей обычно говорят: «Это событие не изменило моей жизни. Я продолжаю работать с неполной занятостью»? Люди полагают, что главное желание человека – финансовая свобода. Но истинная подоплека любого достижения – это возможность выбирать работу себе по душе! Прекрасный тому пример – Билл Гейтс. Не думаю, что сегодня он работает меньше, чем в те дни, когда создавал Microsoft.

Создание великой компании, подобной Microsoft, вызвало бы гордость за сына у любой матери, но это достижение бледнеет в сравнении с великим планом уничтожения малярии. Автор книги «Четырехчасовая рабочая неделя» Тим Феррисс пишет об автоматизации и делегировании управления бизнесом другим людям, чтобы можно было совершить кругосветное путешествие и работать всего 4 часа в неделю. Однако в интервью Феррисс говорит о том, что он «вечно занят», просто к категории «работа» он относит только те занятия, которые ему не нравятся. Ручаюсь, Тим Феррисс трудится по 14 часов в день и не считает это работой, потому что получает удовольствие.

Работа – фактор очень личный. Она играет важнейшую роль в самовосприятии. Неудивительно, что даже небольшие изменения психологического контракта с работодателем вызывают у нас тревогу, подавленность, раздражение, чувство угрозы и даже страх. Когда мы чувствуем, что ставки высоки и наши действия подвергаются пристальному анализу, то в организме мгновенно повышается уровень адреналина.

Симптомы стресса

Чем бы мы ни занимались, адреналин помогает сделать невозможное возможным. Но когда уровень этого гормона зашкаливает, от мотивированных достижений мы переходим к стрессу и страданиям. Вот лишь наиболее типичные и часто встречающиеся симптомы. Правда, даже и в таком виде вас ожидает не самое легкое чтение!

Основные симптомы:

Физические

Отсутствие аппетита, повышенный аппетит, желание сладкого, несварение, изжога, запор, бессонница, ощущение постоянной усталости, беспричинная потливость, привычка грызть ногти, головная боль, мышечные спазмы, тошнота, затруднения дыхания, головокружения, слезливость, желание плакать, импотенция, неспособность расслабиться, высокое артериальное давление.

Поведенческие

Проблемы с сосредоточением внимания, отсутствие мотивации, сложность в принятии решений, неспособность завершить работу до начала следующей, страх неудачи, предчувствие неудачи, одиночество, раздражительность, грубость с коллегами, ощущение неспособности справиться с порученным делом, страх серьезной болезни, гнев, паранойя, клаустрофобия, страх перед будущим.

Если вас удивляет, почему в книге о продуктивном ниндзя так много внимания уделено стрессу, то, надеюсь, второй список объяснил вам, почему борьба с ним играет важнейшую роль в достижении успеха. Сосредоточившись на изменении собственного поведения, мы можем снизить уровень стресса и тем самым повысить собственную эффективность.

Распознавание триггеров стресса

Вовремя распознать изменение своего состояния – дело очень важное, но довольно сложное, особенно когда находишься «на передовой». Существуют абсолютно очевидные признаки, по которым вы можете понять, что с вами что-то не так. И лучше уделить десять минут подавлению стресса в зародыше, чем тратить часы, дни и даже недели на борьбу с вызванным этими триггерами состоянием.

Контроль

Ощущение отсутствия контроля над ситуацией мгновенно ведет к стрессу. Столкнулись ли вы с изменениями внутри своей команды, в служебных обязанностях или корпоративной культуре, происходящее должно оставаться полностью в вашей власти. Вы почувствуете контроль над проектом или курсом действий, если будете ясно себе все представлять. Ясность полезнее напряженной работы. Мы способны эффективно справиться с любой сложной задачей – стресс порождается не сложностью, а отсутствием ясности.

Перемены

Справляться с переменами довольно сложно, поскольку они связаны с утратой контроля и необходимостью приспосабливаться. Однако перемены несут вместе с собой новые привычки и вынуждают изучать новые процессы. То, что было просто, снова становится сложным – и остается таковым, пока мы привыкаем к новому образу действий. Период нестабильности зачастую служит почвой для личных конфликтов, так как пробуждает в людях худшие их качества. Нашу идентичность определяет реакция на изменения. Настало время побороться за возвращение контроля, стряхнуть с себя пыль и приступить к работе.

Паника аврала

Электронные письма, телефонные звонки, списки дел, рутинная бумажная работа, социальные сети – объем поступающей информации сам по себе является мощным триггером стресса и значительно усиливает его в период перемен. Когда мы уже раздражены, простая мысль о вале сообщений, необходимости принимать массу решений и постоянно отвлекаться от работы порождает настоящую панику. Однако при наличии качественных, эффективных систем из этой битвы можно выйти победителем.

Боязнь выглядеть глупо

Даже абсолютно разумные и интеллигентные люди хотят выглядеть успешными, чтобы производить впечатление на начальников, коллег и сверстников. Присутствуем ли мы на совещаниях, проводим ли конференции или работаем над проектом, тревога за собственное реноме всегда с нами. Мы нервничаем, если не успели качественно подготовиться, но при этом пытаемся скрыть свою неготовность, что значительно снижает эффективность наших действий. Мы стараемся представить неудачный проект в более выгодном свете, вместо того, чтобы честно признаться и проанализировать допущенные промахи и неудачи. Мы хотим показаться достойными повышения, успешными и почти идеальными, скрывая свое подлинное «я».

Эта система питает саму себя, поскольку мы категорически не хотим менять правила, чтобы не оказаться в проигравших. И знание того, что все когда-либо ошибаются, нам не помогает. В такой ситуации самым обычным поведением становится скрытность, максимальная уклончивость и отказ от встреч с теми, кто может узнать наш маленький секрет. Знакомая ситуация, верно?

Страх разоблачения

Я всегда улыбаюсь, когда в интервью актеров, политиков, бизнесменов и других публичных фигур слышу рассказы о том, что нужно притворяться, пока выбранная личина не станет естественной и привычной. Эти люди добились успеха, они пользуются авторитетом, и все же они до сих пор ощущают неуверенность при мысли о том, что в один прекрасный день их разоблачат и все поймут, что у них нет никаких способностей для работы, которой они занимаются. Это еще одна разновидность страха показаться глупым. Знаком он и мне. Но я считаю, что этот страх может быть полезен, заставляя нас быть упорнее, смелее и оригинальнее. Просто направьте его в нужное русло. И конечно же, только тщательное и трезвое осознание поможет вам держать его под контролем.

Конфликт

Нет людей, которым нравились бы конфликты. Те, кто утверждает обратное, либо лгут, либо просто недостойны общения. Им свойственно извращенное чувство удовлетворения при виде страданий других людей. Однако иногда конфликты полезнее, чем их отрицание или игнорирование. Медленно тлеющий конфликт – это одна из основных причин длительного стресса. Откровенный разговор проясняет ситуацию, приносит мир и возможность успокоиться – а со временем примириться и сохранить уважение друг к другу. Существует много книг и специальных курсов, посвященных тактике и приемам разрешения конфликтов, и я настоятельно советую вам познакомиться с ними.

Неопределенность и двойственность

Неопределенность или двойственность информации способствует стрессам. В электронном письме или разговоре с начальником может скрываться потенциальная возможность или угроза. Если вы ее не выявили и не поняли, что нужно делать, то можете выставить себя в невыгодном свете и потерять контроль над ситуацией. Мы постоянно стремимся найти жемчужину в навозной куче, поэтому непрерывно разбираем свою электронную почту и вал офисных бумаг, пытаясь заметить потенциальную возможность или бомбу с тикающим часовым механизмом, которую надо обезвредить. Очень часто стресс порождается не реальностью, а потенциальной реальностью. Мы постоянно думаем о потенциально упущенных возможностях и гипотетических промахах. Неопределенность представления или намерения тоже служит причиной стресса. Непонимание курса действий и тревога из-за того, что ваше видение может отличаться от видения коллег, могут породить массу проблем. Ясность порождает спокойствие, неопределенность ведет к стрессу.

Не только руководители…

Многие считают, что самая стрессовая работа – это руководство организацией. Нет никакого сомнения в том, что такая работа порождает серьезное напряжение. Поскольку я сам возглавляю компанию, то мне отлично знакомы бессонные ночи и рабочие перегрузки. Я беседовал с руководителями ряда крупных фирм, которые рассказывали мне, как научились жить со стрессом, минимизировать его и превращать в приемлемое для жизни состояние.

Однако потенциальные факторы стресса существуют на всех уровнях любой организации. Люди, занимающие самое скромное положение и не несущие практически никакой ответственности, обычно не могут контролировать свою нагрузку, и это порождает напряжение. Более всего мне симпатичны те, кто находится на среднем уровне: они стремятся удовлетворить всех окружающих. На них с одной стороны давит начальство, а с другой – непосредственные подчиненные. Они находятся между Сциллой и Харибдой. Стресс порождается не должностью, а особенностями работы и способностью справляться с тем, что валится на нашу голову.

Настало время обрести перспективу

В заключение этой главы хочу развенчать два мифа, сложившихся в умах тех, кто испытывает стресс от работы.

1. Близок конец света. (Нет, это не так!)

2. Все остальные работают лучше и добиваются большего, чем я. (Если бы вы знали правду, то от души посмеялись бы.)

Не нервничайте. Все будет хорошо!

Противоположность стрессу

К чему мы с вами стремимся? Нам нужны «задорная легкость действий, продуктивная включенность в момент настоящего и контроль над ситуацией». Такое состояние умиротворяет и способствует дзен-спокойствию.

Игривая легкость [7] – это творческий задор, расслабленность и признание того, что ты обладаешь свободой добиться успеха, несмотря на случайно допущенные ошибки.

Продуктивность – это знание того, что благодаря готовности ты способен сделать правильный выбор.

Пребывание в моменте [8] – это пребывание в состоянии потока, с полной сосредоточенностью и увлеченностью делом, выполняемым в настоящий момент. Оно невероятно благотворно и позволяет прекрасно выполнить работу. Это состояние противоположно прокрастинации и стрессу.

Контроль – ощущение которого естественным образом обеспечивается состоянием потока. Контроль дает вам силы и уверенность, необходимые для продолжения действий. А это, в свою очередь, порождает новый импульс, еще большее вхождение в творческую колею и игривость, и еще большую эффективность.

Понимаю, все это может показаться вам слишком сложным, но единственное отличие этих состояний от стресса и чувства подавленности – происходящее в вашей голове.

«Стресс – это состояние незнания. Человек полагает, что все его дела – экстренные и срочные. Но в жизни нет ничего столь важного. Просто расслабьтесь».

Натали Голдберг

УПРАЖНЕНИЕ: ВЫЯВЛЕНИЕ ФАКТОРОВ СТРЕССА

Настало время вернуть себе контроль. Разберемся с тем, что требует немедленного решения. Изучив список факторов стресса и мои предложения, опишите самые очевидные первые шаги, которые смогут принести вам облегчение. Выберите ровно столько факторов, сколько нужно, чтобы почувствовать дзен-спокойствие.

Контроль: каждый день посвящайте 5 минут разборке рабочего стола, чтобы вас окружало чистое пространство.

Запишите________________________________________________

__________________________________________________________

Перемены: опишите те сферы своей жизни, в которых сейчас происходят перемены, или найдите человека, с которым их можно было бы обсудить (возможность обсудить – уже половина решения!).

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Боязнь выглядеть глупо: рискните и откровенно, честно, конкретно поговорите с членами своей команды о том, о чем ранее говорили исключительно уклончиво.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Боязнь разоблачения: попробуйте притворяться, пока не почувствуете себя уверенно. Установите зрительный контакт, сделайте глубокий вдох и скажите то, что должны сказать, твердо и уверенно. Все дело в вашем поведении.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Конфликт: смело и честно поговорите с коллегой, с которым у вас возник конфликт. Это всегда полезно, даже если в результате вы не достигнете компромисса.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Неопределенность и двойственность: дайте себе десять минут на то, чтобы просто подумать о текущей проблеме. В процессе обдумывания делайте пометки, чтобы добавить структурированности размышлениям.

Вы ниндзя?

• Ниндзя преодолевает стрессы, связанные с работой, благодаря готовности и практикуя безжалостность в своем подходе к работе.

• Ниндзя использует осознанность для выявления основных факторов стресса, а потом активно борется с ними.

• Ниндзя умеет достигать дзен-спокойствия: для этого нужно быть безжалостным, подготовленным и внимательным.

Глава 3. Управление вниманием

О тайм-менеджменте написано огромное множество книг. А вот о более тонком искусстве управления вниманием не написано почти ничего. В этой главе мы с вами обсудим основные привычки в менеджменте внимания, которые помогут вам добиться статуса продуктивного ниндзя. Мы сосредоточимся на четырех способах:

1. Распределение работы соответственно уровню внимания.

2. Защита внимания от отвлечений.

3. Повышение внимания путем оптимизации работы мозга.

4. Создание новых «карманов внимания».

Но прежде чем начать, давайте поговорим о том, почему управление вниманием так важно в эпоху информационной перегрузки.

Умственный труд делает вас не просто исполнителем, но одновременно и управляющим

Помните времена, когда ваша работа не нуждалась ни в чьей оценке? Вы трудились за стойкой бара или на кондитерской фабрике. Есть такое дело – укладывать вишенки на пирожные, которые плывут по конвейеру. Оно настолько простое, что может быть выполнено в полусне или с похмелья: вы просто кладете вишенку на пирожное, потом на следующее, потом на следующее… Никакой прокрастинации, никаких возможностей выставить себя в невыгодном свете или потерять контроль над ситуацией. А когда смена кончается, вы просто выбрасываете работу из головы и живете собственной жизнью. Звучит соблазнительно, верно? Кроме того, показатель успеха на подобной работе очень простой – если вы уложили все вишенки на все пирожные, значит, вы победили. Руководителям легко контролировать качество и оценивать эффективность работников.

В какой-то момент возникает соблазн вернуться к такой жизни. Но на самом деле в наши дни подобных видов деятельности почти не осталось – по большей части они автоматизированы и выполняются компьютерами и автоматами. Осталась лишь работа в барах и кофейнях, которая не так-то хорошо оплачивается. Питер Друкер писал об этом много лет назад. Он предсказывал конец индустриальной и рассвет информационной эпохи. С функциональной работы в барах и на кондитерских фабриках люди переходят на квалифицированную работу – «умственный труд». Он заключается в увеличении ценности информации или создании новой ценности на основе ранее полученных данных. Подумайте о своих служебных обязанностях, и вы это поймете. Сегодня во многих промышленных городах Великобритании переход с физического труда к умственному труду происходит в огромных масштабах.

Представьте, что ваша служба заключается в том, что в девять утра вы приходите на кондитерскую фабрику, получаете большую коробку вишен и становитесь к конвейеру, по которому плывут пирожные, а ваша задача украсить каждое вишенкой. Замедляется темп конвейера, замедляется и ваша работа. Если конвейер останавливается, вы просто… ждете. У вас есть график перерывов, время отдыха, обеденный перерыв. Вы точно знаете, во сколько ваша работа закончится – с точностью до минут… или даже до секунд. Представьте, что сегодня пятница, пять часов вечера. Вы готовы идти домой – выходные начинаются. Вспомните ли вы о вишнях до девяти утра понедельника? Будете ли вы воскресным вечером тревожиться о том, что плохого может произойти на вашей работе в понедельник? Конечно же, нет! Возможно, такая работа и скучна, зато в ней есть абсолютная ясность. Так приятно знать, что именно нужно делать, как это делать и как улучшить свои показатели.

Умственный труд отличается от украшения пирожных вишенками, потому что в нем существует много уровней неопределенности. Если вернуться к аналогии с кондитерской фабрикой, представьте, что вам нужно не просто положить вишенку на пирожное, а еще и проверить качество вишен, определить, в какое время должна начаться смена, установить скорость движения конвейерной ленты, периодически подменять других работников, когда они уходят в отпуск, контролировать график работы магазина и так далее и тому подобное… Представьте, что вам, кроме того, приходится решать: может быть, следует использовать вишни не только для украшения пирожных, а продавать их в составе фруктовых салатов (ведь нынче такое значение придается здоровому питанию). Утомительно, верно? Что ж, добро пожаловать в современный мир!

Управляющий и исполнитель в одном лице

На любой квалифицированной работе одновременно исполняются две разные роли: и «управляющий», и «исполнитель». Вы отвечаете за:

• Содержание своей работы («управляющий»).

• Выполнение работы («исполнитель»).

• Обработку новой информации («исполнитель») и реагирование на нее, с тем, чтобы определить, не следует ли изменить приоритеты («управляющий»).

Все это порождает явный конфликт. Кроме того, становится очень трудно определить, какая именно роль требует вашего внимания в определенное время: следует ли больше времени провести в режиме «управляющий» (обдумывать и анализировать свою работу, обеспечивать ее успешность, планировать дальнейшие шаги) или в режиме «исполнитель» (укладывать вишенки на пирожные, что бы это ни значило для вашей текущей работы)? Естественно, где-то трава всегда зеленее: время, проведенное в режиме «управляющий», может напомнить вам обо всем том, что нужно сделать «на передовой».

Отчаянно борясь со списком своих дел, вы оставляете в уме пометки относительно новых проектов, которые требуют драгоценного времени. Поскольку большинство людей не могут точно определить роли «управляющего» и «исполнителя» и провести между ними четкие границы, то неизбежно возникают стрессы, связанные с сомнениями в правильности принятых решений и вытекающей из этих сомнений прокрастинации. Из-за неумения ясно определить границы и выработать нужные привычки мышление в режиме «управляющий» никогда не заканчивается, а когда человек переходит в режим «исполнитель», его терзают сомнения относительно того, правильно ли он действует.

Ясность возникает благодаря вниманию и снижает уровень стресса

Управление вниманием – ваш новый лучший друг и союзник в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.

Что такое внимание?

Внимание – ресурс более ограниченный, чем время. С вами никогда не случалось такого, что в конце дня, когда нужно выполнить еще очень многое и у вас есть вся необходимая информация и даже желание сделать дело, вы тем не менее ничего не предпринимаете, а просто смотрите в пространство? В такой ситуации вы говорите себе, что не хватило времени или сил, но на самом деле вам не хватило ресурса внимания.

А в другие дни вам кажется, что совещания никогда не закончатся. Добраться до рабочего стола удается лишь в четыре часа дня. Вы наконец-то разбираете накопившуюся электронную почту, просматриваете бумаги, строите планы и ощущаете, что контролируете ситуацию. Думаете, не хватает только времени, а внимания предостаточно? Опять ошибка. Если вы уделили совещаниям 80 % ресурса внимания, то не удивляйтесь, что оставшихся 20 % окажется маловато для великих дел. Их хватит на разборку электронной почты, а затем наступит тот же период смотрения перед собой и ощущения ужасной усталости. Сложные совещания поглощают огромную массу личных ресурсов.

Внимание – это ваша главная валюта. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться, быть оправданным. Следите за состоянием своего счета, потому что на нем лежит самая драгоценная валюта мира.

Время + правильно потраченное внимание = результат

Внимание конечно

В течение дня уровень внимания меняется. Чтобы вам было легче, выделим три основных вида:

1. Проактивное внимание:

В этом состоянии вы полностью сосредоточены, бдительны, готовы принять самые важные решения и справиться с самыми сложными задачами. Этот уровень чрезвычайно значим.

2. Активное внимание:

Вы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеянны. Вы легко отвлекаетесь, порой работаете блестяще, а порой пребываете в состоянии расслабления. Этот уровень внимания тоже полезен.

3. Инертное внимание:

Свет включен, но дома никого нет. У мозга не осталось сил, но вы все еще боретесь со сложными и трудными задачами. Внимание пока работает, но ценность его ограничена.

Конечно, это очень грубое и искусственное деление, но оно пригодится, когда вы будете стараться максимально повысить свою продуктивность с помощью разумного управления вниманием. Я два года провел за анализом своих приемов, а также много беседовал на эту тему с другими людьми. Мне удалось выявить некоторые закономерности. Например, вот что происходит с вниманием у классического жаворонка:

Понаблюдайте, в какое время ваше внимание достигает пика. Сколько же времени вы находитесь в состоянии проактивного внимания?

Меньше, чем вы думаете.

Два-три часа в день с понедельника по четверг и всего полтора-два часа в пятницу.

УПРАЖНЕНИЕ: МОЙ РЕЖИМ ВНИМАНИЯ

• Возьмите листочек бумаги и составьте схему своего рабочего дня. Сделайте это так, как вам удобно: в виде таблицы, списка, графика, схемы и т. п.

• Укажите время начала и окончания работы, а также все предусмотренные распорядком дня перерывы и учтите то, что происходит непосредственно перед и после окончания работы (т. е. дорога домой, проверка электронной почты утром и вечером).

• Опишите уровень внимания для каждой из категорий. Выявите периоды проактивного, активного и инертного внимания.

• Отметьте все, что вас удивило. Осознайте самое продуктивное и непродуктивное время для выполнения наиболее важных, сложных и непростых заданий.

Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель»

Цель управления вниманием – достижение радостного и игривого продуктивного состояния с полным контролем над ситуацией, снижение уровня стресса и уверенность в том, что вы действуете максимально эффективно.

Стоит заметить, что в ходе работы информационные потоки проходят через четыре различные фазы работы:

• Сбор и упорядочивание: получение информации из разных источников и фиксация полезных идей по мере поступления (во время совещаний или со своего компьютера).

• Организация: сведение воедино полученной информации и ее анализ. Нужно выделить самое важное, понять, что и когда можно сделать. Информацию следует организовать в нечто вроде списка дел.

• Обзор: анализ списка дел или иной системы, охватывающей все проекты и обязательства. Вы должны выбрать, что именно нужно сделать и когда.

• Действие: завершение – укладка вишенок на пирожные.

Давайте разберемся, когда же вы находитесь в режиме «управляющий», а когда – в режиме «исполнитель»? Какой уровень внимания необходим для сбора и упорядочивания сведений, организации, обзора и действия? Хотя в любых правилах есть исключения, ответ можно дать примерно так:

Какой же вывод можно сделать из этой таблицы? Судя по ней, режим «управляющий», то есть фазы организации и обзора полученной информации, требует активного и проактивного внимания. Размышления о работе – это одна из самых трудных ее частей. Если вы неделю думали о решении потенциально сложной проблемы, то реализовать найденное решение довольно просто. Достаточно лишь поднять трубку телефона, написать электронное письмо, с кем-то побеседовать, провести исследовательскую работу – то есть сделать то, что для квалифицированного работника совершенно естественно. Основное время и силы тратятся на процесс мышления. Если вы научитесь отделять мышление от действия, эффективность обоих периодов значительно повысится.

Как мы выяснили, проактивное внимание – вещь ценная и редкая. В этот период повышается эффективность работы, снижается информационная перегрузка и стресс. Вот несколько советов, которые помогут вам активизировать его:

1. Стройте рабочий день в соответствии с вашим естественным графиком изменения уровня внимания.

2. Оберегайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.

3. Старайтесь больше сосредоточиться на выполняемом деле, превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а активного – в проактивного.

4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас в процессе работы.

1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания

Любая работа включает массу разных задач – от принятия серьезных решений о том, что и когда делать, до обновления контактной информации, разборки документов и смены картриджа в принтере. Начав концентрироваться на уровнях внимания, вы поймете, что смена картриджа в период проактивного внимания – настоящее преступление. Это все равно что колоть орехи кувалдой, хотя процесс смены картриджа в это время ничем не отличается от него же в любой другой момент. Да, осознанное распределение внимания – сложная и тонкая игра.

Вы уже поняли, что я стараюсь как можно более ясно представлять себе уровни внимания и их распределение в течение рабочего дня.

Советую вам подумать о своих сильных и слабых сторонах. Самые трудные для себя задачи решайте в то время, когда ваше внимание находится на проактивном уровне. Задачи полегче отложите на период активного внимания. А всем простым, рутинным или скучным занимайтесь в то время, когда ни на что другое вы не способны.

Проактивное внимание – вещь редкая: используйте его мудро

Хотя в периодах проактивного внимания есть своя закономерность, оно меняется изо дня в день, а то и поминутно. Надо научиться составлять планы и подбирать работу соответственно уровню внимания. У вас всегда есть возможность сделать разумный выбор с позиции уверенного дзен-спокойствия. Поскольку большую часть работы в режиме «управляющий» (то есть определение наилучших способов выполнения поставленных задач и принятие жизненно важных стратегических решений) следует выполнять в состоянии проактивного внимания, планируйте рабочий день соответственно. Все продумав и приняв необходимые решения, вы обеспечите себе фронт работ и максимум информации о том, что надо сделать в режиме «исполнитель». А дальше выбор только за вами.

Если в период инертного или активного внимания оказалось, что вы не представляете, что делать дальше, вы можете потерять ясность мышления, а это приведет к стрессу, медлительности и ошибочным решениям.

Проактивное внимание и режим «управляющий»

Возможно, длительный период стресса не позволит вам уделить достаточно проактивного внимания работе в режиме «управляющий» и в особенности правильному определению обязательств и приоритетов. Обзор – это та самая фаза работы, когда нужно увидеть лес за деревьями: вы должны объективно взглянуть на свои обязательства и проекты и убедиться, что выбор сделан верно. Тогда фаза действий не потребует от вас особых усилий.

Если мыслительная работа в режиме «управляющий» проделана качественно, ваш «исполнитель» будет спокойно раскладывать вишенки на пирожных: никаких конфликтов, никакой неопределенности и нервозности – только веселая, игривая колея продуктивного творческого потока и полный контроль. Поэтому используйте периоды проактивного внимания для мыслительной работы, а не для практических дел. Такова основная задача ниндзя.

Вот вам простой и легко выполнимый совет. Понаблюдайте за собой в периоды проактивного внимания, а затем подумайте, что происходит вокруг вас в это время. Я уже говорил, что самые продуктивные для меня часы – с 9 до 11 утра. Именно в это время у меня появляется миллион идей относительно того, что нужно сделать. Однако в этот же интервал назначено большинство моих встреч, поступает большая часть электронных писем и звонков, моего участия требуют коллеги. Для того, чтобы в полной мере использовать это продуктивное время, нужно превратиться в сосредоточенного, жесткого и безжалостного босса! Я часто работаю по утрам вне офиса – именно по этой причине: я ценю и оберегаю свое проактивное внимание и посвящаю его самой важной работе. А все то, что не требует полнейшей отдачи и сосредоточенности, можно выполнить в периоды активного или инертного внимания.

2. Оберегайте свое внимание – не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам

Самое эффективное мышление, дающее нам ощущение спокойствия и полного контроля, проистекает от сочетания двух факторов. Нужно находиться в фазе самого проактивного внимания и быть абсолютно сосредоточенным, чтобы довести мыслительный процесс до естественного завершения. Если в процессе размышлений вы отвлечетесь на что-то другое, то не будете уверены в том, что продумали все до конца. А такая неясность порождает очередной стресс.

Обобщенно можно выделить два типа отвлекающих факторов: внутренние и внешние.

Внутренние отвлекающие факторы: главный – это наш собственный разум

Вот мы сели писать отчет. В действие вступает внутренний «исполнитель». Мыслительный процесс в режиме «управляющий» завершен, внутренний босс уже ушел… И никто не заметит, если мы быстренько заглянем в Facebook или нальем себе еще одну чашечку чая и поболтаем с коллегой.

Нам постоянно приходится вести личный бой с отвлекающими факторами. Все на свете кажется гораздо интереснее того, над чем мы работаем прямо сейчас (особенно в режиме «исполнитель»). Вы никогда не думали, что вас нужно бы пристегнуть к креслу или приковать к столу, чтобы вы могли эффективно писать, творить, руководить, читать или завершать дела? Как будто в нас живет уникальная творческая личность, задача которой изобретать все новые и более соблазнительные отвлекающие факторы. Вот бы направить эту неисчерпаемую энергию в нужное русло!

Эффективный ниндзя прекрасно это осознает. Он способен выработать полезные привычки, которые избавят его от болезненной зависимости. И вот что можно сделать.

Заставьте замолчать внутреннего «управляющего» и отстранитесь от любых его новых идей

Работая над чем-либо рутинным – менее творческим и интересным, чем другие задачи, – вы постоянно будете слышать голос внутреннего начальника, который станет предлагать новые идеи относительно других проектов, напоминать обо всем, что должно быть сделано, и пытаться перевести вас из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Для преодоления этого состояния нужно зафиксировать эти мысли, чтобы вернуться к ним позже (организовать их, проанализировать и при необходимости выполнить какие-то связанные с ними действия). Держите под рукой ручку и бумагу. Но этот прием подразумевает, что вы действительно вернетесь к своим записям позже.

Обрабатывайте электронную почту, а не только проверяйте ее

Читайте электронные письма блоками, несколько раз в день очищая папку «Входящие». Это избавит вас от привычки постоянно заглядывать в почтовый ящик в поисках потенциальных отвлекающих факторов. Да-да, вы не ослышались, я сказал «очищать».

Тоска по интернету

Интернет – это удобнейшее средство повышения эффективности, но в то же время и самый мощный отвлекающий фактор. То есть «два в одном». Вы не видите серьезной проблемы? Нужно быть честным с самим собой. Определите, в какое время суток вам нужен доступ к фантастическим информационным сокровищам. А потом установите, в какое время вам следует избегать соблазна зависнуть в YouTube, подивиться статусам друзей в Facebook, почитать сплетни о знаменитостях или статьи на сайте ВВС. Поймите, что Интернет может быть и вашим лучшим другом, и злейшим врагом. Порой от него стоит держаться подальше.

«Избирательное игнорирование»

«Мы каждый вечер ходим в один и тот же ресторан и заказываем одно и то же блюдо – месяц за месяцем, пока не решим что-то изменить. И так будет повторяться каждый вечер, пока мы снова не изменимся. Нам не нравится читать меню или думать о еде. Подобные размышления кажутся нам пустой тратой интеллектуальных сил».

Джордж Пассмор, художник из группы «Гилберт и Джордж»

Термин «избирательное игнорирование» придумал Тимоти Феррисс в книге «Как работать по 4 часа в неделю». Он не покупает газет и не пользуется ненужными средствами массовой информации. Чтобы оградить себя от лишней информации, он спрашивает совета у друзей, мнению которых в политических вопросах доверяет. Так он решает, за кого голосовать, не тратя времени на изучение разнообразных материалов. Тим Феррисс сознательно избегает гаджетов и интернет-сайтов, которые могут отвлечь его от того, что по-настоящему важно.

Конечно, в этом присутствует элемент личных предпочтений. Я, например, интересуюсь политическими новостями, «игры» политиков кажутся мне невероятно увлекательными. И я терпеть не могу, когда друзья советуют мне, за кого голосовать, – я соображаю в этом деле не меньше их! Выборы – это же классное развлечение! Да и вообще очень многим больше всего на свете нравится поваляться на диване с воскресными газетами и чашкой чая. Речь идет о небольшом компромиссе – можно позволить себе маленькие удовольствия такого рода.

Обычно я раз в неделю посвящал час-другой просмотру деловой прессы и изучению профессиональных новостей. Через какое-то время я понял, что все важные известия все равно достигают меня тем или иным образом. И тогда я отменил свои подписки, чем избавил себя от одного отвлекающего фактора. Покопайтесь в собственной рутине, и вы тоже сможете изменить свою жизнь.

Ищите мировых информационных диджеев

Отличный способ сокращения отвлекающих факторов и борьбы с информационной перегрузкой – поиск не информации, а ее интерпретаторов. Диджеи – это энтузиасты, которые просматривают материал, выбирают самое важное и предоставляют вам заголовки или лучшие выдержки, тем самым направляя процесс вашего мышления. Легендарным диджеем был Джон Пил. Прекрасным современным примером может служить Джайлз Петерсон с радио ВВС: он путешествует по всему миру, общается с интересными людьми из музыкальных сфер, а потом готовит свои еженедельные программы. Благодаря ему я каждую неделю по три часа слушаю музыку, которую никогда бы не услышал и не понял без его помощи. Сайт www.ted.com тоже выполняет роль диджея: на нем анализируют события из разных источников и представляют только самое интересное.

Думаю, мы уверенно движемся к эпохе «информационных диджеев». Надеюсь, моя организация Think Productive тоже послужит вам проводником: у нас есть свой блог и группа, в которой можно оставить замечания и поделиться соображениями по повышению эффективности. Мы рассказываем о своих идеях, спорим, слушаем, общаемся и делаем это, потому что нам не все равно. Так что ищите настоящих диджеев, а не бездушных репортеров.

Не становитесь «ранними последователями»

Быть ранним последователем [9] новинок модно. Достаточно посмотреть на огромную очередь, которая собирается у магазинов Apple в момент выпуска новой версии iPad или iPhone. Люди хотят первыми заполучить новые гаджеты. Однако бежать впереди паровоза вовсе не так уж и умно. Пусть толпа все распробует, а потом можно будет спросить авторитетного мнения (и все с наслаждением поделятся с вами своими соображениями, поскольку ранними последователями люди становятся именно для того, чтобы потом можно было рассказывать о своем пионерском опыте любому, кто согласится слушать!) и уж после этого решиться на покупку. То же самое относится к новому онлайновому программному обеспечению. Тысячи сайтов пытаются стать следующими Facebook’ами или LinkedIn’ами и произвести революцию в жизни пользователей. Возможно, некоторым это и удастся, но большинство канет в Лету в течение ближайших нескольких месяцев.

Терпение – это величайшая добродетель. Вовсе не следует слепо следовать моде. На смертном одре никто не спросит, чем вы владели и какими программами пользовались. И уж конечно, никого не будет интересовать, были ли вы одним из первых пользователей!

Наблюдайте за собой

Ваш поразительно изобретательный разум придумывает сотни способов уклониться от дел, которые кажутся слишком скучными, очень сложными или просто неинтересными. Постоянно следите за собой, чтобы вовремя заметить эту тенденцию и начать борьбу с ней. Возможно, у вас все по-другому, но моя тактика уклонения включает следующие пункты:

• Уборка в доме.

• Наведение порядка на столе – наклеивание ярлыков, заполнение степлеров, затачивание карандашей и т. п.

• Еда – конечно, есть необходимо, но почему-то легче потратить две минуты на поедание шоколадного батончика, чем на мысли о своей работе.

• Рысканье в Интернете или покупки в интернет-магазинах.

• Разговоры в офисе.

• Twitter (Facebook, Instagram, впишите свой вариант).

• Прослушивание подкастов в ложном убеждении, что трата внимания на нечто духоподъемное способствует продвижению вперед.

• Изучение нового средства или приложения для iPad, которое требует самого пристального внимания (отличным примером подобного являются читатели RSS). Главное самооправдание – это экономия средств и времени в будущем.

• Общение в соцсетях, где все хотят услышать мое просвещенное и чрезвычайно важное мнение о том, кого купит «Астон Вилла» в следующем сезоне.

• Выполнение более простой или интересной работы вместо той, которой нужно заниматься в настоящий момент.

Все это – тактика уклонения. Некоторые приемы могут быть вам хорошо знакомы, другие относятся исключительно ко мне. Вы должны понимать, что подобные занятия требуют самого минимального включения, поэтому если сейчас вы находитесь в состоянии проактивного внимания, то все это может подождать.

Внешние отвлекающие факторы: как бороться с прерываниями

Никакое самосознание в одиночку не сможет защитить ваше внимание по одной очень простой причине: в мире множество других людей, и все так и норовят отвлечь нас от работы и направить по иному пути. В результате приходится безжалостно защищаться от бесчисленных покусителей.

Если борьба с внутренними отвлекающими факторами сродни науке (наблюдение за поведением, диагностика происходящего в собственной голове, выработка нового поведения, анализ эффективности, повтор), то борьба с прерываниями и планами других людей – это уже искусство. Ваша смекалка, уловки и абсолютная безжалостность – вот что выходит здесь на первый план.

Старайтесь уклониться от большинства встреч, на которые вас приглашают

Это прекрасный способ провести время, потакая потребностям и приоритетам других людей, а не своим собственным. Старайтесь не посещать встречи и совещания, которые не связаны непосредственно с вашими проектами и сферами ответственности. Ищите более легкие способы участия. Для подобного требуется изобретательность, а порой даже приходится идти на обман. Но вы не можете позволить себе тратить все утро на совещание, куда вас позвали только для того, чтобы вы были «второй головой» в чужом проекте. Это бессмысленная трата драгоценного проактивного внимания. При любой возможности старайтесь говорить «нет».

Не отвечайте на телефонные звонки

Телефонные звонки – это самый раздражающий отвлекающий фактор. Они пожирают ваше время и силы. Приходится не просто отвечать, но еще и «восстанавливаться» после них (вспомните, как, повесив трубку, вы начинаете судорожно вспоминать, на чем остановились). Попробуйте простой прием: на период проактивного внимания отключите свой мобильный телефон или включите автоответчик. Со временем решение отвечать или не отвечать на звонки должно стать сознательным и зависеть только от вас. Такое средство общения, как голосовая почта, серьезно недооценивают. Это одностороннее, а не двустороннее общение. Зато звонящий излагает суть проблемы за секунды, а не за минуты. К тому времени, когда вы решите перезвонить, ваш разговор можно считать уже наполовину состоявшимся.

По возможности держите электронную почту закрытой

Практически вся ваша работа происходит внутри почтового ящика. Мы – существа социальные. Сигнала поступления нового сообщения достаточно, чтобы заставить нас бросить самую важную работу и «проверить», кто это к нам постучался, чтобы сказать «привет». В результате мы теряем сосредоточенность, прерываемся в ходе выполнения самой важной работы – и ради чего? Обычно письма, которые рассылаются всем сотрудникам, сообщают о том, что Джулия из бухгалтерии вернулась из Греции и хочет угостить всех греческими сладостями, или напоминают о совещании, запланированном на следующую неделю и уже отмеченном в вашем ежедневнике. Однако большинство людей, придя на работу, первым делом включают электронную почту – и выключают ее только перед самым уходом. А это означает, что вы сознательно подвергаете себя воздействию отвлекающих факторов, которых легко было избежать. Отключайте электронную почту хотя бы на пару часов в день – или на полчаса каждый час. И тогда голова у вас станет более светлой.

Наденьте наушники или иным образом визуально обозначьте свое нежелание отвечать на вопросы коллег

Елена – одна из звезд офиса компании Think Productive. В большинстве наших проектов она служит основным связующим звеном между клиентом, ведущими семинаров по продуктивному ниндзя, а также административными службами компании. Поэтому у всех, кто работает в офисе, к ней всегда много вопросов, которые, конечно же, постоянно отвлекают ее от работы. Если Елене нужно целиком и полностью сосредоточиться на выполняемом деле, она ставит на стол маленькую фарфоровую кошечку. Все в офисе, включая меня, ее начальника, знают, что кошечка означает период проактивного внимания. Мы откладываем свои вопросы на потом, а Елена сохраняет сосредоточенность. Я видел разные варианты такой кошечки: самодельные таблички, карточки, шляпы, полицейская лента на спинке кресла: «Держитесь подальше, здесь нет ничего интересного» – и тому подобное. Пожалуй, самый простой и эффективный способ – надеть большие наушники. Они выполняют и практическую функцию – вы можете заглушить офисный шум музыкой (некоторые любят работать под музыку, хотя другим из-за нее очень трудно сосредоточиться), и являются барьером для посторонних звуков, не позволяя вам принимать участие в беседе и отвечать на вопросы.

Работайте дома или в других местах

Безусловно, лучший способ не отвлекаться на внешние факторы, шум и суету – это находиться где-то вне офиса. Работа на дому может стать прекрасной альтернативой. Хотя дома есть свои минусы: «Я приступлю к отчету сразу же, как только закончу стирку и почищу ковер». Работа на дому – не для всех. Лично мне лучше всего думается в поездах и кофейнях. Сама атмосфера и обстановка этих мест меня успокаивает. Столик, ноутбук и я. Там нечего делать – только пить кофе и продуктивно работать. Поэтому я очень часто работаю таким образом.

Говорите «нет»

Поймите, что вовсе не обязательно терзаться чувством вины из-за того, что вы сказали «нет» человеку, который прервал вас в ответственный момент посреди продуктивного периода. Постарайтесь сделать так, чтобы к вам обращались в то время, когда ваше внимание рассеяно. Не следует бросать все свои дела, чтобы ответить на не вовремя заданный вопрос.

Помните, что большая часть информации практически бесполезна

Будьте очень избирательны в том, что вы читаете, чем интересуетесь и чем занимаетесь. В информационную эпоху возможности стучатся довольно громко – через рекомендации друзей, социальные сети и другие онлайн-ресурсы. Больше не приходится всматриваться в горизонт. Пусть все самое важное приходит к вам более простыми путями.

3. Углубляйте внимание: делайте инертное внимание активным, а активное – проактивным

Если вы чувствуете, что переживаете продолжительный период инертного внимания, с этим ничего не поделаешь. Вы уже устали, концентрация пропала – а возможно, пропала и мотивация. Однако вы можете развить у себя полезные привычки, которые будут поддерживать ваш разум в здоровом, счастливом и продуктивном состоянии более длительное время. И тогда периоды инертности сократятся, а периоды активности и проактивности увеличатся.

Смените ракурс

Можно на время «обмануть» собственный мозг и получить небольшой дополнительный период активного внимания даже в те моменты, когда вы чувствуете себя вялым и инертным. Для этого вам нужно заставить мозг встряхнуться и снова заработать в полную силу. Если мне предстоит вести длинное совещание, то через какое-то время я предлагаю участникам развернуть стулья так, чтобы они смотрели в другом направлении. Простого движения и смены ракурса достаточно, чтобы пробудить сознание и активизировать внимание. Если вы работаете над длинным отчетом, каждые полчаса переходите на другое место. Если вы работаете над большой таблицей в Excel, на полчаса меняйте шрифты на красный и зеленый, а потом возвращайте все в нормальное состояние. Смена ракурса и картинки поможет вам сохранить активность внимания дольше, чем можно было бы.

Меняйте занятия

Если вам сложно сохранить концентрацию, каждые 30–60 минут меняйте занятие. Не сидите над одним отчетом, тупо уставившись в пространство. Полчаса посвятите разборке электронной почты, полчаса – отчету, следующие полчаса чему-то совершенно другому, а потом снова вернитесь к отчету. Стимулируйте внимание и действуйте соответственно.

Свежий воздух

Выйдите на улицу и энергично пройдитесь туда-сюда. Свежий воздух в легких, движение, смена перспективы, звуки, запахи и новые мысли подвигнут вас на новые трудовые достижения. Если выйти на улицу нельзя, просто откройте окно и сделайте несколько глубоких вдохов, полюбуйтесь видом, порадуйтесь хорошей погоде. Смена занятия обострит чувства и стимулирует внимание.

Поддержание работоспособности мозга

Все описанные выше меры – это способы экстренного реагирования. В течение года они окажут свое влияние. И в результате пара рабочих дней сложится у вас лучше, чем могла бы. А сейчас мы поговорим о «святой троице» регулярного повышения уровня внимания. И «троица» эта такова: здоровое питание, физические упражнения и медитация. Мозг подобен мышце. В здоровом теле – здоровый мозг. Многие блоги и книги о повышении эффективности ограничиваются исключительно советами и рекомендациями по использованию всех возможностей разума, не уделяя внимания физической форме, способной кардинально усилить наш потенциал. Вот несколько простых приемов, которые чудесным образом обострят ваше внимание, сосредоточенность и улучшат общее функционирование мозга.

Хорошая физическая форма

Повторю: в здоровом теле действительно живет здоровый дух. Необходимо не только правильно питать свое тело, но еще и обеспечивать ему регулярные физические упражнения. Вы наверняка слышали это от врача, от той женщины на телевидении, от раздражающе бодрого и подтянутого кузена и еще много от кого. Этот совет превратился в банальное клише, потому что он абсолютно справедлив.

Истязать себя вовсе не обязательно. Достаточно нескольких занятий в неделю по полчаса. Если вы живете в двух-трех милях от места работы, то можно всего лишь почаще ходить на работу пешком и/или возвращаться с нее бодрым шагом.

Конечно, регулярные занятия в фитнес-клубе будут исключительно полезны. Вы ощутите прилив сил и станете физически крепким. Лично я стараюсь заниматься в зале три раза в неделю (два раза по утрам, до начала работы, и один раз в выходные). Очень важно найти то, что будет вам удобно и можно включить в ваш обычный распорядок дня. Занимайтесь, когда звезды сойдутся, но не насилуйте себя и не бичуйте за пропущенное занятие. В этом нет ничего страшного. В конце концов, ниндзя тоже люди.

Медитация и умение отключаться

В книге «Гипотеза счастья» Джонатан Хайдт выдвигает убедительный тезис о том, что регулярная медитация абсолютно точно делает человека более счастливым. Эта практика окутана тайнами мистицизма, религии и различных культов, что многих отталкивает. Но медитация – это всего лишь полная сосредоточенность на своем теле и внутреннем пространстве и нашей неразрывной связи с окружающим миром.

Медитация не должна быть тяжелой

В нашем электронном мире мы порой забываем о необходимости прислушиваться к самим себе. Обезьяна, живущая в вашей голове, питается работой, стрессами, новостями, известиями, постами в Facebook, твитами, блогами, газетами, телевидением, радио и стремительным темпом жизни в XXI веке. Находите время для того, чтобы прислушаться к собственным эмоциональным реакциям, успокоиться, ощутить чувство благодарности за окружающий мир… Все это практически исключено из нашей западной культуры и усугубляется эпохой постоянной связи.

Отсутствие времени для медитации – не оправдание

Медитировать бывает тяжело. Это требует практики. Но достаточно втянуться – и вы сможете медитировать в любом месте: в переполненном вагоне метро или на пустой трассе, во время прогулки или в очереди в супермаркете.

Если вы еще только начинаете заниматься медитацией и хотите сделать эту практику максимально комфортной для себя, попробуйте загрузить соответствующее приложение на телефон или купите несколько аудиозаписей. Лично мне больше всего нравятся простые и удобные приложения для iPhone и Android: buddhify и Headspace. Оба приложения проникнуты духом современности и практичности. Именно такой и должна быть медитация в XXI веке. За пару фунтов вы получите массу коротких, удобных курсов медитации, каждый из которых поможет вам обрести ясность, стабильность, уверенность и связь. Аудиозаписи составлены таким образом, чтобы соответствовать любому вашему занятию. Их можно слушать во время поездок, прогулок, в спортивном зале и дома. Поищите buddhify и Headspace в магазинах приложений. (Хочу сразу же пояснить: мне никто не платил за рекламу, эти приложения действительно мне нравятся, и я думаю, что они пригодятся и вам. То же самое относится ко всему, что я упоминаю в этой книге!)

Отключение несет обновление

По вечерам вы отключаете компьютер. Точно так же можно отключить и собственный мозг, чтобы его заполнили тишина и покой. Это очень важно не только для ментального здоровья, но и для способности к проактивному вниманию, а также для улучшения физической формы. Позвольте себе полностью отключаться по вечерам и выходным. Не поддавайтесь соблазну работать допоздна и в буквальном смысле слова «гореть» на работе. Помните, что вы отключаетесь ради повышения эффективности.

Смартфоны слишком умны, чтобы не обращать на них внимания

Создатели Blackberry и других подобных мобильных устройств точно знали, как сделать их удобными, простыми и жизненно необходимыми. Достаточно раз воспользоваться ими, как возникает настоящая зависимость. Мне редко доводилось видеть людей, которые могли держать Blackberry выключенным по вечерам и не поддаваться соблазну проверять это устройство или не реагировать на маленькую красную лампочку, мерцающую на столе. Чтобы полностью абстрагироваться, выключите свой смартфон вечером и занимайтесь собственными делами. Истинное обновление можно пережить в тишине и покое. Любое нарушение тишины мешает полному восстановлению сил.

Сделайте глубокий вдох

Регулярно практикуйте глубокие вдохи и выдохи. Напоминайте себе делать паузы с сеансом осознанного дыхания. Уделите это время тому, чтобы почувствовать благодарность за все, что вас окружает. Так настоящий ниндзя готовится к сражениям завтрашнего дня.

4. Магия создания дополнительных «Карманов внимания»

Что было бы, если бы вам удалось найти дополнительные ресурсы внимания там, где раньше их никогда не было? Я не говорю об увеличении продолжительности рабочего дня. Я призываю вас правильно использовать те моменты, о которых вы раньше не задумывались. Возможности есть везде – нужно только быть к ним готовым.

Звонки на ходу

Каждый день у меня есть не меньше двух периодов по 5–10 минут, когда я куда-то иду. Именно в это время я и делаю большую часть телефонных звонков. Зачем звонить из-за рабочего стола, где и без того есть чем заняться? Ведь можно говорить во время ходьбы, когда других дел нет. Но если я не подготовился, то звонить не буду. Я привык регулярно вносить телефонные номера в мой Blackberry и регулярно обновлять список звонков, которые можно сделать на ходу.

Чтение и ожидание

Точно так же я веду список материалов для чтения – бумажный и цифровой. Это помогает мне не заниматься чтением за рабочим столом. У меня есть обычная папка для документов с одноименным названием. Она находится в моем портфеле, и я регулярно наполняю и опустошаю ее. Цифровой файл я храню на iPad в приложении Instapaper. Оно позволяет мне сохранять интересные странички из Интернета, документы и электронные письма, а потом обращаться к ним в любом месте (и для этого мне не нужен интернет!). Я читаю в электричках и метро (больше всего люблю метро: мне нравится, когда другие пассажиры подглядывают через плечо на интересные статьи). Я читаю в приемных, когда приезжаю чуть раньше назначенного времени (и даже у дантистов!). Всегда можно выкроить часок для чтения дома за чашечкой чая.

Размышления и поездки

Один из моих коллег по компании Think Productive живет в пригороде Лондона и приезжает на работу на мотоцикле. Поскольку у него всегда есть список важных решений и дел, которые нужно обдумать, он мысленно возвращается к нему, как только поворачивает ключ зажигания. Это позволяет использовать время в пути максимально эффективно. Я несколько лет жил в Лондоне и тоже ездил на мотоцикле (на мой взгляд, лучший способ передвигаться по городу), но за рулем я думал лишь об одном: «Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть!» Восхищаюсь уверенностью моего коллеги, который ухитряется использовать это время для продуктивных размышлений! Мы можем делать это и в аэропортах, и в очередях, за рулем машины, на совещаниях, которые не представляют для нас особого интереса. И даже в кино, если вас привел туда партнер, а вам фильм совершенно не нравится (но тут требуется определенная осторожность!). Постарайтесь синхронизировать список тем для обдумывания со своим телефоном. Поскольку он всегда при вас, то и список тоже окажется под рукой, когда появится возможность им воспользоваться.

Кофе и разговоры

Вспомните о письмах, отправленных друг другу людьми, столы которых стоят совсем близко. Пока закипает чайник или готовится кофе, можно быстро переговорить с кем-то, не отвечая на его сообщения. Прежде чем подняться, просмотрите папку «Входящие» и выберите двух-трех потенциальных собеседников. А затем ваша задача – выследить их до того, как кофе сварится. Превратите это в игру! Особое внимание обратите на вопросы, которые легче обсудить в личном общении, а не в письменном виде. Это сэкономит вам массу времени. Иногда полезно подумать о том, ответ на какие письма приведет к граду дополнительных вопросов: при личном общении количество таких вопросов значительно сокращается.

Вы ниндзя?

• Ниндзя безжалостен в выборе того, на что следует направить внимание.

• Ниндзя подготовлен, он знает, какого уровня внимания требуют разные виды работ.

• Ниндзя подвижен и гибок. Он постоянно углубляет степень сосредоточенности, чтобы добиться максимальной продуктивности.

Глава 4. Модель продуктивности КОРД

Насколько эффективна ваша модель?

Как мы уже говорили в начале этой книги, прежние приемы тайм-менеджмента отныне не могут обеспечить нам продуктивное выполнение всех разнообразных задач и проектов, над которыми мы работаем одновременно. И они никак не помогают нам быстро и ответственно реагировать на огромное количество постоянно поступающей информации.

Существуют четыре основные привычки, которые служат основой спокойного и уверенного контроля: Сбор и упорядочивание, Организация, Обзор и Действие. Вместе они образуют модель КОРД – от английского варианта CORD (Capture and Collect, Organization, Review, Do) – Коллекционирование, Организация, Рецензирование, Действие. Ее испытали и проверили участники семинаров, проводимых компанией Think Productive. Эти люди пришли к нам из самых разных организаций, больших и малых, из Великобритании и других европейских стран. Модель включает в себя четыре основные привычки, которые вытекают одна из другой. Овладейте каждым шагом, и вы станете настоящим ниндзя!

Каждая из этих привычек облегчает освоение следующей. Если вы хорошо умеете собирать и хранить информацию, вам будет легче ее организовывать. Если вы хорошо организуете информацию, гораздо проще будет проводить анализ и обзор. А если вы овладели всеми тремя, то действие не потребует почти никаких усилий.

Коллекционирование

Вы должны подчинить себе все информационные потоки. Я говорю о ваших собственных идеях, пришедших вам в голову во время разговоров с коллегами, работы с документами, голосовой почтой, уведомлениями социальных сетей и, конечно же, письмами. Коллекционируйте информацию – обрабатывайте, собирайте и очищайте каждый поток так же, как папку «Входящие», – и вы обретете дзен-спокойствие и будете подготовленным, как настоящий ниндзя.

Организация

Получив и собрав информацию, нужно заняться организацией. Мы должны задать себе важные вопросы, которые обеспечат безжалостную сосредоточенность и полное спокойствие. Мыслите спокойно и трезво и вырабатывайте привычки, которые помогут вам действовать максимально быстро и без усилий.

Рецензирование

Привычка к обзору и анализу – рецензированию – включает сверку с ежедневными и еженедельными списками дел, которые помогут вам направить внимание и силы на достижение оптимальной эффективности, осознанности и маневренности. Помните, как мы с вами говорили о квалифицированной работе, в которой вы одновременно являетесь и управляющим, и исполнителем? Привычка к рецензированию даст вашему внутреннему управляющему возможность проявить себя в полную силу, а вам – возможность избавиться от хаоса и обрести ясность.

Действие

Конечно, все эти навыки бесполезны, если у человека нет привычки действовать! Последняя важная привычка касается уровня внимания и энергии, сделанного выбора, тактики и темпа, необходимых для оптимальной эффективности. Действие способствует повышению осознанности и оригинальности, помогает избежать прокрастинации, добиться результатов и позитивно относиться к своей работе.

От бессознательной некомпетентности к бессознательной компетентности

Модель КОРД – «Четыре этапа компетентности» – сегодня широко используется на курсах менеджмента, а также в процессе обучения и развития. Она предназначена для проверки того, как люди овладевают полезными навыками и применяют теорию на практике. Поэтому давайте потратим время на то, чтобы понять, как вы учитесь, а затем подумать о том, что нужно сделать, чтобы изменить ваши привычки.

Будьте достаточно самокритичны – это позволит вам понять, что может максимально повысить вашу эффективность. Путь от бессознательной некомпетентности к бессознательной компетентности – это путь от новичка к опытному профессионалу. Вспомните, как вы чему-либо учились – ведь тогда вы прошли тот же путь. В качестве примера я буду использовать обучение вождению автомобиля. Но даже если вы не водите машину, уверен, что вам будут понятны все этапы и примеры, о которых я буду говорить.

Бессознательная некомпетентность

Когда вы не умели водить машину, каким представлялось вам вождение? Уверен, вы видели в этом умении почти что чудо! Всякие ручки, рычаги, кнопки, ключи, зеркала… Это так сложно! Если бы я попросил вас завести машину и поехать по магазинам, вы не знали бы, как это сделать, а главное – не знали бы, чему именно нужно научиться, чтобы изменить положение.

Сознательная некомпетентность

Но вот вы первый раз сели на водительское место, и инструктор предложил выехать на дорогу. К вашему ужасу, машина заглохла. Кошмар! В смятении и панике вы попытались снова завестись и только через несколько минут оказались способны анализировать, что же произошло. Может быть, что-то со сцеплением? Или вы неправильно выбрали передачу, или было недостаточно оборотов? Как бы то ни было, вы начали осознавать, какие навыки необходимы для вождения. В следующий раз вы уже более сознательно контролировали свои действия, и досадной промашки не случилось.

Сознательная компетентность

А теперь вспомните день экзамена по вождению. Вы наверняка ощущали прилив адреналина и делали все очень сосредоточенно. Контролировали каждое свое движение. Сознавали, что достаточно много тренировались, держались за руль, не скрещивая руки, как делали когда-то раньше. На экзамене вы думали только об одном – о самом экзамене. Все нужно сделать правильно. Действуй внимательно. Будь сосредоточенным.

И это сработало – вы сдали экзамен! Но потребовалась невероятная концентрация и мощное проактивное внимание.

Бессознательная компетентность

Подумайте, как вы водите машину сейчас! Вы больше не думаете ни о зеркалах, ни о сигналах. Можете разговаривать с человеком, который сидит рядом с вами, о том, что приготовить на ужин. Даже есть за рулем! Вы думаете о разных вещах, слушаете радио или аудиокнигу. Вождение дается вам без малейших усилий. Это – автоматическая привычка. Вам не приходится осознанно контролировать каждое движение – вы просто ведете машину.

Продуктивность без усилий

Друзья мои, добро пожаловать в мир бессознательной компетентности. Все ваши действия – это просто привычка. Вам не нужно об этом думать и принимать осознанные решения – вы просто действуете [10].

Но как же добиться привычного совершенства?

Давайте вернемся к сознательной компетентности и водительским навыкам. Можете ли вы честно, положа руку на сердце, сказать, что вы – самый лучший и надежный водитель в мире? Или лучший, насколько это возможно? Если бы завтра вам снова пришлось сдавать экзамен, вы его сдали бы? У наших привычек есть одна особенность – мы вырабатываем у себя бессознательную компетентность, которая позволяет добиться продуктивности без усилий, но одновременно у нас вырабатываются и дурные привычки тоже. Мы начинаем лениться, а совершенные ошибки и промахи никогда не произошли бы, если бы мы были более сосредоточены и осознанно контролировали свои действия. Короче говоря, нет пределов совершенству. Невозможно достичь конечной точки, в которой о дальнейшем совершенствовании можно было бы забыть. Как это ни печально, но тайной формулы идеальности не существует.

Чтобы изменить привычки во имя повышения продуктивности, нужно их осознать и понять возможности совершенствования. Это может показаться простым, но уверен, всем нам отлично известно обратное.

Изменение привычек – дело чрезвычайно сложное. Улучшить хорошие привычки еще труднее, потому что вы считаете, что в них-то давно достигли высот бессознательной компетентности. Ниндзя должен чувствовать необходимость постоянно проверять не только то, что делается неправильно, но и все правильное. Регулярно возвращайтесь к уровню сознательной компетентности, что в свою очередь подтолкнет вас к мысли о постоянном самосовершенствовании. Это нелегко, если не встроить в свою работу определенные механизмы. Именно здесь и вступает в игру модель эффективности КОРД. Она помогает думать о процессе работы. Эффективно ли вы собираете и храните? Организуете ли вы данные и напоминания о действиях? Рецензируете ли вы свой список? Достаточно ли вы эффективны, когда наступает время действия?

Как использовать модель продуктивности корд

Существуют два способа применения этой модели. Она может служить для управления процессом работы, а также для структурирования графика и сохранения подвижности и гибкости, которые позволят справиться с задачей любой сложности. Кроме того, вы будете уверены, что работаете максимально продуктивно в каждый момент времени.

Модель КОРД можно считать диагностическим средством и постоянным напоминанием о том, что работа – это не только действие, но еще и размышление. Когда я пишу это предложение, то точно знаю, что нарушаю сроки, поставленные редактором. Вследствие этого я понимаю, что пренебрег сбором и упорядочиванием сведений, организацией и анализом. Но, поскольку я это знаю, то смогу вернуть ситуацию под контроль. И я не испытываю стресса. Вспомните китайского жонглера, который вращает тарелки на палочках. Наша работа подобна ежедневному или еженедельному вращению четырех тарелок – если не обратить достаточного внимания на один элемент модели КОРД, то очень скоро возникнет стресс. Вот что произойдет с нашим состоянием, если мы пренебрежем каким-либо этапом.

Насколько надежна ваша модель?

Степень вашей продуктивности зависит от качества самого слабого звена модели КОРД. Представьте себе эту модель в виде шнура – насколько сильно вы можете его растянуть? Где он порвется? Постоянное пренебрежение одной из четырех привычек ослабляет и остальные три.

Вот вопрос, ответить на который вам поможет КОРД:

Являются ли мои действия в данный момент самыми верными и адекватными?

Хотя вопрос может показаться простым, незнание ответа на него – верный путь к стрессу. Вам начнет казаться, что вы постоянно упускаете что-то очень важное. И даже если в данный момент ничего плохого не происходит, отсутствие ответа на вопрос ведет к неэффективности и постоянной тревоге о том, что неприятный сюрприз вот-вот выскочит из-за угла.

Разработка собственной системы продуктивности и использование принципов модели КОРД позволят вам точно отвечать на приведенный вопрос – причем не один раз в день или в неделю, а постоянно. Эта задача требует серьезных размышлений, причем более детальных и методичных, чем те, к которым привык наш ленивый, забывчивый мозг. Но это не страшно. Оригинальность ниндзя возвращает нас к старой поговорке: «Сомневаешься – иди в обход!» Если ваш мозг неспособен хранить информацию, концентрироваться и обеспечивать структуру, необходимую для анализа разнообразных проектов и действий (а ведь мы все – просто люди!), то ответ очень прост: вам нужен второй мозг!

Ваш второй мозг

Ниндзя – не супергерой. Мы знаем – обычно из собственного печального опыта, – что можем забыть что-то важное или принять неправильное решение, так как были заняты другими вещами или просто не нашли времени сосредоточиться на первостепенном. Настало время все изменить.

Привычки к организации и анализу помогут нам создать «второй мозг», который будет поддерживать вас, когда дело касается памяти. Он обеспечит качества, необходимые для принятия правильных решений, то есть интеллект и интуицию. Реальный мозг тоже вполне хорош, но вне периодов проактивного внимания мы не используем его в полной мере.

Что такое второй мозг?

Второй мозг состоит из следующих основных элементов:

Память

• Список задач, над которыми вы работаете.

• Список крупных проектов, с которыми связаны эти задачи.

• Другие списки и справочная информация – особенно то, что может быть полезно в будущем.

Интеллект

• Вопросы, которые способствуют принятию правильных решений и несут ясность, снижая стресс.

• Контрольные списки дел, облегчающие регулярный (ежедневный и еженедельный) обзор и анализ всего, что хранится во втором мозге.

Интуиция

• Вопросы, направленные на полноту осознания, саморефлексию и регулярную практику анализа своей компетентности и некомпетентности.

• Мыслительные приемы безжалостности: всегда следует сосредоточиваться на цели своих действий, а не просто «быть занятым» каким-нибудь делом.

Модель КОРД используют и «управляющий» и «исполнитель»

Четыре фазы модели КОРД обеспечивают структуру, которая помогает отделять мышление от действия – то есть «управляющего» от «исполнителя». Для этого необходима сознательная компетентность, благодаря чему в будущем сформируются еще более мощные подсознательные навыки. В широком смысле слова можно сказать, что сбор и упорядочивание информации, а также действие – это функции «исполнителя», а организация и анализ – «управляющего». Организация и анализ – это мыслительные функции, своего рода умственный подъем тяжестей. (Вы же – квалифицированный работник, поэтому будем считать эти привычки самой сложной и напряженной частью работы.) Модель КОРД призвана улучшить процесс принятия решений, обострить сознание и повысить ощущение полного контроля.

Ваш внутренний «исполнитель» желает просто заниматься своей работой. Он хочет раскладывать вишенки на пирожные! Меньше всего ему нужно загружать себя сложными размышлениями, которые будут путать и отвлекать вас в тот самый момент, когда нужно выполнить серьезную работу. Однако сбор и упорядочивание информации, а также действие помогут вам поверить в то, что второй мозг все держит под контролем и в нужный момент выполнит всю необходимую мыслительную работу, а сейчас беспокоиться об этом не следует.

Доверие и второй мозг

Ваша задача – научиться доверять второму мозгу, только так вы станете им пользоваться. В противном случае вы потратите время и силы на создание того, что будет служить лишним отвлекающим фактором. Чтобы мозг реальный мог расслабиться, ему нужно знать, что второй мозг позаботится обо всех сложных решениях и запомнит все необходимое, а вам останется лишь сосредоточиться на текущих задачах и не беспокоиться о том, над чем придется работать в дальнейшем. Так вы сможете обрести дзен-спокойствие. Достичь такого уровня готовности и контроля нелегко, если это для вас в диковинку. Но вы же не верили, что можно очистить свою электронную почту! Выработка доверия второму мозгу – процесс не менее сложный, чем очистка почты, но зато, когда доверие будет достигнуто, поддерживать его будет довольно просто.

Глава 5. Навыки коллекционирования

В этой главе мы с вами обсудим первый этап модели КОРД: искусство коллекционирования – сбора и упорядочивания информации. Необходимо записать все стрессовые, навязчивые и творческие идеи о том, что нужно что-то сделать. Это подразумевает и упорядочивание всех бумаг и записок, которые лежат на вашем столе, в бумажнике, на кухонном столе и т. п. То же касается и виртуальной информации – электронные письма, уведомления, сайты и т. п. Все это нужно получить и упорядочить, чтобы затем серьезно и сосредоточенно обдумать. Второй мозг «запомнит» всю эту информацию и напомнит о ней в нужный момент.

Многие замечают в себе естественное сопротивление идее сбора информации. Это происходит потому, что люди путают Коллекционирование с Организацией: записав что-то, мы чувствуем себя обязанными это сделать. Поэтому хочу подчеркнуть: получение информации – это не обязательство, а всего лишь способ добиться большей ясности. Позвольте себе иметь большую коллекцию идей, и отнюдь не все они должны переводиться в действия. Получение информации – даже самой безумной и невероятной – это важная часть интеллектуального процесса. Не пытайтесь при этом цензурировать собственные мысли. Пусть улавливание и коллекционирование идей течет свободно, без всякого вмешательства. Вы сможете отвергнуть любую полученную идею потом – на этапе организации, но не раньше. Если что-то пришло вам в голову, запишите свою мысль!

Идеи и мысли

Один из главных ключей к продуктивному управлению вниманием – это опережение собственного мозга. Умение переводить расплывчатые мысли в ясные – бесценный навык для любого ниндзя, занимающегося квалифицированной работой. По оценкам ученых, в течение дня в нашем мозгу возникает около 65 тысяч «мыслей». Значительную их часть составляют мысли о базовых потребностях и побуждениях: «хочу есть», «хочу пить» или «навстречу идет классный мужчина». Но в то же время мы постоянно мысленно оцениваем и переоцениваем свою работу. Если человек не зафиксирует действия и импульсы, которые роятся в его мозгу, то возможно следующее:

• Он не будет уверен, что сделал наилучший выбор относительно того, на что направить свое внимание, а потенциально ценные и важные моменты могут так и остаться непроясненными.

• Он будет испытывать стресс.

• Он снова и снова будет возвращаться к одной и той же мысли, вместо того, чтобы направить свое драгоценное проактивное внимание на сосредоточенное действие. Такой образ мыслей подавляет творческое начало и ведет к неэффективности!

Дабы зафиксировать свои мысли и убедиться в том, что они оказались в нашем втором мозге, которому мы полностью доверяем, нужно закончить мыслительный процесс и вернуться к сосредоточенному действию. Фраза «собраться с мыслями» обычно относится к людям, которые успокоились после периода стресса. Дзен-спокойствие можно обрести, зная, что вы отметили и собрали все, что пришло вам в голову: это замена чересчур кратковременной памяти чем-то значительно более надежным. И теперь вы готовы принимать решения по всем вопросам, а не только по тем, которые смогли вспомнить в данный момент.

Беспокойные мысли

Уверен, что вы отлично понимаете, что я имею в виду. Я говорю об ужасных, панических, тревожных мыслишках. Удивительно, но они ухитряются прокладывать себе путь к нашему вниманию как раз в тот момент, когда с ними ничего нельзя поделать.

Я беспокоюсь по поводу сдачи бюджета!

Вот именно так: вы в супермаркете и волнуетесь о бюджете, который вам предстоит закончить завтра в офисе! Но ведь это никоим образом не поможет вам завершить работу. Назойливой мысли нет до этого никакого дела.

Ой, я только что вспомнила! Скоро вечеринка у Люси и Роуэна, а я еще даже не придумала себе карнавальный костюм!

Но и сейчас вы не придумаете ничего полезного! Вы не поняли, что это назойливая мысль и вам нужно всего лишь отогнать ее и заниматься своим делом. Вы просто почувствовали, что нужно что-то сделать. А поскольку вы не проделали необходимой мыслительной работы, то, скорее всего, эта беспокойная мысль уже посещала вас несколько раз. Чем меньше вы с ними боретесь, тем чаще они приходят в голову!

Подобные мысли – настоящие враги ниндзя. Они вызывают стресс, тревожат и раздражают. Хуже того, они отвлекают нас от дел, которыми мы заняты в данный момент – от завершения покупок, работы над чем-то другим или даже от вечернего отдыха в кругу семьи и друзей, когда хочется безраздельно отдаться этому.

Управление назойливыми мыслями

Тревожные мысли есть у всех. Не думаю, что вам удастся полностью от них избавиться. Но, создав эффективную систему, в которой второй мозг будет четко фиксировать все необходимое, вы сможете значительно сократить их количество. Назойливые мысли – это продукт подсознания, показатель того, что инстинкт выживания все еще действует. Это наш ящеричный мозг пытается сказать нам: «Реши эту проблему, а то…!»

А то что? А то мы будем выглядеть глупо, пропустим срок, забудем сделать то, что хотели, не выполним важное обязательство, потеряем деньги, потеряем все! (Кто сказал, что тревожные мысли должны быть рациональными или разумными?)

Навязчивая мысль показывает, что тревоге нужно уделить определенное внимание. Превратите их в действия – сохраните во втором мозге, чтобы проанализировать, когда появится время. Если мы подсознательно почувствуем, что потенциальная угроза находится под контролем, то сможем выдохнуть с облегчением. Теперь вы понимаете, почему доверие ко второму мозгу играет столь важную роль в сохранении спокойствия?

Что делать, когда вас одолевают беспокойные мысли

Как мы уже говорили, лучший способ избавиться от назойливых тревог о будущем и перейти к более сосредоточенному и гармоничному состоянию – это медитация. Полнота осознания – это навык. Если вы не уверены насчет медитации, если стресс настиг вас в офисе и вам нужно немедленно избавиться от назойливых мыслей, попробуйте взять ручку и написать все, что приходит вам в голову. А через несколько минут можете разорвать этот листок в клочья. Факт фиксации тревожных мыслей, возможность выплеснуть их на бумагу, где потом оценить более объективно, – сам по себе принесет облегчение. Этот простой прием поможет понять, что вас тревожит и что подсказывает интуиция. Кроме того, это первый шаг к действиям и необходимым переменам.

Фиксировать информацию можно везде

В книге «Умение выполнять свою работу» Дэвид Аллен говорит о «повсеместной фиксации»: где бы вы ни были и чем бы ни занимались, вам нужно место, чтобы регистрировать мысли в момент их возникновения. Есть точка зрения, что творческое начало активизируется, когда определенная часть мозга занята рутинными, повторяющимися действиями. Лучшие идеи приходят мне в голову за рулем, в ду́ше, на беговой дорожке в спортзале и других местах. Я всегда держу под рукой блокнот или телефон, чтобы записать мысль при первой же возможности. Второй мозг бесполезен, если вы будете оставлять его в офисе. Чтобы сделать его своей неотъемлемой частью, следует пользоваться им постоянно.

Где можно фиксировать свои идеи и беспокойные мысли?

Мобильные телефоны

• Большинство из нас всегда имеют при себе три вещи: мобильный телефон, бумажник и ключи, поэтому сегодня зафиксировать что-то стало гораздо проще, чем раньше. Как замечательно, что мобильный телефон можно синхронизировать с Outlook!

Мобильные приложения

• Нынче практически на любом телефоне установлены приложения управления задачами и списками дел. Если вы не планируете использовать особые программы для организации и анализа, то встроенного приложения вам будет вполне достаточно.

Диктофоны и распознавание голоса

• Диктофон возвращает нас в 70-е годы! Но сегодня в большинстве смартфонов есть системы распознавания голоса и диктофоны, и многие находят их весьма полезными. Я считаю, что они экономят мне несколько секунд при поиске контактов («Позвонить Гарету!»), но повергают в полную депрессию, когда нужно что-то зафиксировать. Впрочем, я уверен, что это изменится – и скоро!

Microsoft Outlook, Lotus Notes и сходные программы

• Оказавшись за рабочим столом, вам нужно зафиксировать идеи, чтобы вернуться к ним позже. В Великобритании практически повсеместно пользуются программой Outlook – она распространена не меньше, чем ручка с бумагой! Когда, побеседовав с новым клиентом, мы узнаем, что у него нет Outlook, это становится для нас настоящим шоком. Мы настолько привыкли к этой программе, что жизни без нее не представляем. Большинство подобных программ позволяет объединить почту, календарь, ежедневник и список контактов и с легкостью пользоваться всеми этими возможностями.

Ручка и бумага

• Вы можете подумать, что после всех этих разговоров об информационной эффективности ручка с бумагой остались в далеком прошлом. Порой возникает острое нежелание пользоваться ими, потому что существуют более современные и продвинутые средства, но я считаю такой подход неверным. Для моментальной фиксации сведений ручка с бумагой – средство колоссально эффективное и полезное.

Фиксация идей, полученных в разговоре

Множество полезных идей возникает в беседах с людьми. В разговорах мы получаем массу информации. Навыки ниндзя позволят вам зафиксировать ее и не потерять. Очень легко забыть о мыслях и действиях, появившихся во время беседы с начальниками, коллегами или друзьями. Это происходит, потому что нам не хочется прерывать разговор, чтобы что-то записать. Мы говорим себе, что вернемся к этому позже, когда разговор будет закончен. Но мы же – просто люди. И неудивительно, что впоследствии многое забываем. Вот несколько наиболее типичных ситуаций:

Разговор в офисе с начальником

• Если вы разговариваете с начальником, то он, скорее всего, ожидает от вас каких-то действий. А порой тема разговора довольно расплывчата, и вам нужно будет ее обдумать, проанализировать и что-то сделать. После любой встречи с руководством посвятите несколько минут тому, чтобы в буквальном смысле слова собраться с мыслями. И занесите их во второй мозг, чтобы позже заняться их организацией.

Совещания

• Сразу же после совещания запишите, что вам нужно будет сделать. Так ваш вариант не будет отличаться от вариантов других участников. Делая заметки, используйте собственную систему, которая позволит вам сориентироваться в записях. Я применяю систему звездочек, чтобы отделить оперативные рабочие задачи от возникающих по ходу идей.

Социальные сети

• Сегодня многие переговоры ведутся онлайн. Электронную почту легко собрать, организовать и проанализировать, а потом предпринять необходимые действия. В этом вам поможет Outlook или другая программа, которой вы пользуетесь. В таких программах вся информация стекается в одно место. Социальные сети – вещь более сложная. Граница между работой и общением здесь размыта, поэтому если вы не возьмете в привычку отмечать принятые обязательства и обещания, то можете многое забыть и упустить.

Голосовая почта

• Голосовая почта нашего телефона – настоящий могильник информации, особенно если вы похожи на меня, то есть предпочитаете прослушивать голосовую почту на ходу и не всегда находите время, чтобы зафиксировать полученную информацию и вытекающие из нее обязательства.

Коллекционирование информации

Помимо проактивной фиксации идей, мыслей и потенциальных действий, нам нужно собрать воедино все листочки и электронные списки, содержащие информацию, которую следует организовать. У всех нас есть «сборные пункты», куда информация приходит регулярно и автоматически. Самые явные и часто используемые профессионалами – это электронная почта, документы и письма, скапливающиеся на рабочем столе. О разумном управлении электронной почтой мы с вами уже говорили. В папке «Входящие» новые письма ждут решения своей судьбы, и вы помните, как важно держать ее пустой. Пустая папка дает вам спокойствие и уверенность в том, что вы приняли все необходимые решения относительно полученной информации (принятие решений – это основа другой важной привычки, Организации).

«Сборные пункты»

Бумажные письма и другие документы, курсирующие по офису, многие люди складывают в специальные лотки: «Вход» и «Выход». Если у вас есть специальная полка для документов, то о повышении эффективности подобного подхода мы поговорим в главе «Организация». Если полки у вас нет, то подумайте, где вы или другие люди могли бы складывать новые документы и письма на вашем рабочем столе. Скорее всего, вы уже инстинктивно выбрали такое место и пользуетесь им, не обозначая специальными ярлыками. «Сборный пункт» необязательно должен быть заурядным. Я знал людей, которые использовали для этого дверцу домашнего холодильника, сигаретные пачки и тому подобное. А огромное множество людей до сих пор записывают все важное на тыльной стороне ладони! Давайте же перечислим самые удобные места сбора информации.

Настольные лотки

• В настольные лотки можно складывать письма, документы и другие бумаги. Они же могут служить «организационным пунктом» для всех записанных на бумаге мыслей и идей.

• Подумайте об аналогичной системе для дома. Хотя это может показаться чрезмерным, но вы сразу же почувствуете, что такой лоток заметно сократит количество бумаг, раскиданных по всему дому и занимающих все плоские поверхности. Вы приносите домой документы с работы, определенные документы нужно забрать из дома в офис. Кроме того, и в самом доме возможно множество информационных потоков, к которым вполне применимы принципы «Сбора и фиксации». Советую завести подобные лотки для всех членов семьи. На собственном опыте убедился, что это заметно снижает количество семейных конфликтов и укрепляет отношения! Разместите лотки с документами поближе к входной двери – и тогда вы будете регулярно их опустошать: все ненужное будет выброшено, а рабочие документы станут гораздо быстрее возвращаться в офис.

Бумажник/сумочка

• Если вы похожи на меня и ваша работа частенько проходит вне офиса, то у вас наверняка скапливаются билеты и чеки, которые подтверждают ваши расходы. Эти документы тоже надо собирать. Как большинство из нас убедилось на собственном горьком опыте, потерять чеки или забыть, что они означают, очень легко, особенно если между моментом получения и организацией проходит много времени.

Пластиковые папки формата А4

• Когда я нахожусь вне офиса, то в сумке от моего ноутбука всегда лежат две очень важные пластиковые папки. На одной написано «В офис», на другой – «Домой». Если в процессе работы у меня появляются какие-то документы или записи, то я использую эти папки в качестве временных лотков, чтобы затем, добравшись до дома или офиса, переложить их туда, где им и место. Я убедился, что такие папки просто бесценны. Во-первых, без них я просто сваливал бы все бумаги в сумку, где они в лучшем случае измялись бы, а в худшем – вообще потерялись. Во-вторых, работать с ними очень легко. Я без труда раскладываю сложенные в них документы туда, где они должны находиться.

Стационарный компьютер

• Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не требуется!

УПРАЖНЕНИЕ: СОКРАЩЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА «СБОРНЫХ ПУНКТОВ»

Прежде чем начать использовать систему эффективности КОРД, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:

Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?

На диаграмме модели эффективности КОРД вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.

Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.

Мои «сборные пункты»

1. _______________________________________________________

_______________________________________________________

2. _______________________________________________________

_______________________________________________________

3. _______________________________________________________

_______________________________________________________

4. _______________________________________________________

_______________________________________________________

5. _______________________________________________________

_______________________________________________________

6. _______________________________________________________

_______________________________________________________

7. _______________________________________________________

_______________________________________________________

8. _______________________________________________________

_______________________________________________________

9. _______________________________________________________

_______________________________________________________

10. _______________________________________________________

_______________________________________________________

11. _______________________________________________________

_______________________________________________________

12. _______________________________________________________

_______________________________________________________

13. _______________________________________________________

_______________________________________________________

14. _______________________________________________________

_______________________________________________________

15. _______________________________________________________

_______________________________________________________

А теперь, когда вы составили свой список, подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки с тем, чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый, поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.

Окончательный список «сборных пунктов»

1. _______________________________________________________

_______________________________________________________

2. _______________________________________________________

_______________________________________________________

3. _______________________________________________________

_______________________________________________________

4. _______________________________________________________

_______________________________________________________

5. _______________________________________________________

_______________________________________________________

6. _______________________________________________________

_______________________________________________________

7. _______________________________________________________

_______________________________________________________

8. _______________________________________________________

_______________________________________________________

9. _______________________________________________________

_______________________________________________________

10. _______________________________________________________

_______________________________________________________

Глава 6. Навыки организации

К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.

Три уровня списков

Фаза организации требует мышления в режиме «управляющий», но истинный ниндзя должен не забывать об «исполнителе» и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого потока, когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «исполнителя». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства.

Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности в решении сложных задач. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня:

• Список проектов

• Основной список действий

• Повседневный список действий

Список проектов

Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Он генерирует действия.

Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Так проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых. Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом.

Например, замена телефона считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Допустим, вам предстоит приобрести современный телефон и присоединиться к новой сети. Для этого придется выполнить ряд действий: изучить новые модели аппаратов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести первый платеж. Такова последовательность действий одного проекта.

Одна из проблем заключается в том, что обычный список дел не дает нам ощущения масштаба. Мы соединяем в нем мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – первый этап установления контроля.

Название проекта

Размышляя об организации своих проектов, попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Какой результат я могу считать успешным?

• Как я смогу определить, что достиг его?

Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название – так, чтобы в нем отражался критерий достижения цели. Вместо того, чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».

Организация списка проектов

Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает его более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:

Рабочие проекты: ____________________________________

_______________________________________________________

Домашние проекты: __________________________________

_______________________________________________________

Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:

Работа – Продажи: ___________________________________

_______________________________________________________

Работа – Коллеги: ____________________________________

_______________________________________________________

Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет: _________

_______________________________________________________

Лично у меня есть множество различных категорий, связанных с «подразделениями» внутри нашей компании Think Productive (Клиенты, Поддержка, Семинары и т. п.). Кроме того, я создал категории для личных проектов, для благотворительных и прочего. Это делает мой список проектов более методичным, благодаря чему на стадии обзора и анализа мне легко работать со сходными проектами. Сначала я занимаюсь всеми проектами, связанными с продажами, потом – связанными с коллегами, а потом – с финансами и бюджетом.

Если вы используете какое-то программное обеспечение или приложение, работающее со списками, то порой сталкиваетесь с проблемой алфавитного расположения. Я обхожу эту проблему, используя буквы и цифры. Это позволяет мне располагать проекты в желательном для себя порядке. Например, работая над этой книгой, я использовал приложение Toodledo (более подробно я расскажу о нем позже). В моем списке проектов было много пунктов. Каждый проект начинался с буквы и цифры, чтобы в списке они группировались должным образом. Буква «К» обозначала книгу. В результате пункты списка располагались очень логично:

К1 – написание

К2 – редактирование

К3 – гранки

К4 – графический дизайн

К5 – интернет-сайт

К6 – маркетинг и реклама

К7 – выпуск в свет

Мои личные проекты тоже сгруппированы с помощью буквы – на сей раз «Л».

Л – техобслуживание и техосмотр машины к 21 марта

Л – посещение родственников в Брайтоне в июне

Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)

Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:

A = Acquire (Приобретение)

B = Broker (Брокер)

C = Contract (Контракт)

D = Deliver (Исполнение)

E = Extract Payment (Оплата)

Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Например, у меня «А» подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т. п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.

Для начала возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более глубокой, чем написано в инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.

Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о будущих делах. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные проекты оставались совершенно неструктурированными. В их списках числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять.

Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия!

Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «управляющий». А приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.

Основной список действий: дело мастера боится

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли быстро получить только самую необходимую информацию и так же молниеносно принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них максимально эффективную систему. Ваш основной список действий может быть сложным или простым, он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.

В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.

5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на реальные шаги. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.

Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.

Следующее практическое действие

Необходимо абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Очень важно правильно подобрать слова. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «управляющим» и внутренним «исполнителем». Позвольте «исполнителю» кричать на «управляющего»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Основной список должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время.

Глагол, объект, субъект

Если вы не уверены, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Наличие всех трех элементов гарантирует устранение неопределенности и повышение эффективности. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным.

Правильный и неправильный выбор слов

Действия, которые нельзя выполнить в ближайшее время, не следует включать в основной практический список

В основном списке не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.

Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Фраза «Позвонить Вирджинии, чтобы поговорить о программе» – это конкретное действие! Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим. Но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.

Организация основного списка действий

Начиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о его структуре с тем, чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.

Места

Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:

Дом

Работа дома, домашние дела, личные дела.

Прогулки и дорога

Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Таким образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.

Онлайн-банкинг

Да, такая работа ведется в офисе, но вход в систему настолько сложен, что его можно сравнить со взломом Форт-Нокса. Поэтому, когда я оказываюсь в системе, то стараюсь сразу выполнить все связанные с банком дела и очистить свой список.

Звонки, размышления/решения

Это вряд ли можно считать «местом», но сюда я включаю действия, которые могут быть выполнены где угодно – вне офиса или по дороге. Я могу принимать решения и делать телефонные звонки в любом месте.

Другой офис

Если вы работаете в нескольких офисах, то и дела можно разделить. Это особенно важно для действий, требующих особого программного обеспечения или документов, которые находятся только в каком-то конкретном месте.

Другая работа

Сегодня многие работают как фрилансеры, с частичной занятостью в разных местах. Никогда не знаешь, что и когда потребует твоего внимания. Начав писать отчет, который нужно сдать в понедельник, вы можете придумать что-то полезное для четвергового совещания на другой работе. В такой ситуации очень важно следить за всеми сферами ответственности, чтобы не снижать эффективность ни в одной из них.

Даже если 95 % ваших действий попало в категорию «Офис», 5 % в других разделах тоже будут вам очень полезны. Имея под рукой список, разделенный по местам осуществления действий, вы сможете принять наилучшие решения в нужный момент.

Внимание

Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:

Офис – проактивное внимание

Офис – активное внимание

Офис – инертное внимание

Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тегом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)

Изменчивая природа основного списка действий

Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – некоторые пункты исчезают, но появляются другие. Поступает информация, которая приводит к новым действиям, попадающим в список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, обязательства, саму вашу жизнь.

Пример основного списка действий – простой вариант

Простой список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.

Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.

Пример основного списка действий – средний вариант

Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.

Пример основного списка действий – сложный

Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!

Ежедневный список дел: обоюдоострый меч настоящего ниндзя

Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако большинство таких списков оказываются неработоспособны: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.

Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.

Ниндзя поступает иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.

Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.

Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post-It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые стикеры помогают сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Когда основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!

Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.

Пересмотр ежедневного списка дел

Если неожиданность произошла часов в 11, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел не должен превращаться в источник стресса! Поменяйте правила – и одержите победу.

Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. И должны понимать, что мир меняется. Но вы подготовлены к этим переменам, умеете принимать разумные решения, владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете, что? Именно так и следует жить!

Список «ожидание»: секретное оружие ниндзя

Да-да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь выполнить все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.

Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. В моем списке «Ожидание» отражены:

• Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).

• Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).

• Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).

Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Он не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для его эффективной проверки.

Парк хороших идей

Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В нем обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобное. В подобной папке обычно царит полный хаос, и все же именно здесь мне удается находить полезные идеи в нужное время. На основе «Парка хороших идей» я составил специальный список «Посмотреть/Прочитать/Послушать». Сюда я заношу рекомендованные друзьями и коллегами фильмы, книги и музыку. Когда я выхожу в Amazon или iTunes, то действую по этому списку, что существенно экономит мое время. Я плохо запоминаю подобные вещи. Многие любимые фильмы, книги и музыку я открыл для себя только благодаря этому простому списку.

Календарь

Недавно я вел семинар для ребят 16–18 лет из самых бедных районов Лондона. Семинар проходил в рамках летней программы, призванной повысить уровень образования молодежи. Перевести сложные профессиональные вопросы на язык, понятный юношам и девушкам, многие из которых бросили школу задолго до окончания и, уж конечно, никогда не бывали в офисах, оказалось нелегко. После семинара меня и многих других волонтеров из разных сфер бизнеса пригласили на церемонию вручения премий. Один из юношей подошел ко мне и сказал: «Ты, парень, читал лекцию об эффективности, верно? Клево! Знаешь, что я сделал после твоего семинара? Пошел и купил себе ежедневник!» Навсегда запомню этот момент! Ежедневник или календарь мы привыкли воспринимать как должное. А этому парню никто не говорил, что ему нужно нечто подобное. И это я дал ему такой простой, но невероятно полезный совет.

Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.

• Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.

• Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее – в случае крайней необходимости. Но даже тогда записывайте лишь важные сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.

• Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с вашим электронным календарем.

• Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.

Контрольные списки

Контрольные списки [11] очень часто недооценивают. Но они позволяют освободить голову, не задумываясь об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт и избавиться от нужды возвращаться в режим «начальник» перед каждым действием. Таким образом удается не перегружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.

• Регулярные совещания группы или команды – списки часто обсуждаемых вопросов избавляют от необходимости заново продумывать повестку.

• Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.

• Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.

• Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров.

• Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.

Контрольные списки вселяют уверенность. Это секретное оружие продуктивности. Прелесть в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Хранятся такие списки в цифровой вспомогательной библиотеке. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то они могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.

Большая корзина для мусора

Ниндзя понимает, что одно из самых важных средств повышения продуктивности – это обычная мусорная корзина. Когда вам некуда выкинуть ненужные документы, быть безжалостным очень трудно. Уверенность в том, что удаленные файлы какое-то время все еще будут доступны, позволит вам смелее стирать ненужные документы. Если вы храните файлы в облачном сервисе, например, в Dropbox, то и там удаленные документы хранятся примерно неделю.

Принятие решений в стиле ниндзя

Цель этапа организации – ясность в отношении всей полученной и зафиксированной информации и избавление от ощущения информационной перегрузки. Когда новые данные поступают в почтовый ящик или куда-либо еще, вам становится совершенно ясно, каким образом они вписываются в ваши проекты и задачи. Дзен-спокойствие позволяет вам направить проактивное внимание на действия, избавляет от прокрастинации, неуверенности и постоянных напоминаний о решениях, принятых подсознательно, но так и не подтвержденных сознанием. Однако такой уровень спокойной продуктивности не появляется спонтанно. Для принятия решений необходима готовность настоящего ниндзя. Только систематическая, упорная и безжалостная подготовка поможет вам сохранить умиротворенность и выделить время и место для размышлений.

Помните: мышление – это самая сложная в мире работа…

Диаграмма КОРД: шаг за шагом

А теперь давайте с помощью диаграммы КОРД, которую я показал вам выше, перейдем к этапу обзора и анализа. Эта диаграмма служит постоянным напоминанием, как следует использовать четыре полезные привычки. С ее помощью любая новая информация, поступающая в систему, может быть перенесена из головы во второй мозг, а затем именно туда, где ей и место. Какая угодно информация!

Давайте пройдем по процессу принятия решений. В верхней части схемы отражен этап сбора и фиксации информации, о котором мы с вами уже говорили. Сейчас мы находимся на этапе организации. О каждой новой информации, поступающей в нашу систему, мы должны задать себе ряд вопросов. Вначале вам удобнее будет держать эту диаграмму где-нибудь на рабочем столе и обращаться к ней в процессе организации. Если вы предпочитаете формат PDF, то диаграмму можно загрузить с сайта http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/.

Постоянная практика сделает этот процесс привычным, и, в конце концов, диаграмма вам больше не потребуется. Вы приучите себя к решительности, даже если считаете, что природа не наделила вас этим качеством – и я тому убедительное доказательство!

Требуются ли какие-то действия? – Нет

Если ответ на этот вопрос «нет», то у вас возникает три варианта, куда отправить эту информацию:

1. Справочная библиотека

2. Мусорная корзина

3. Парк хороших идей

Справочная библиотека

Большинству бумаг и документов, скапливающихся на вашем столе, прямая дорога в справочную библиотеку. Если по данному документу действия не требуются, но он кажется достаточно значимым, чтобы его выбрасывать, отправляйте его в справочную систему. Если таких материалов много и справиться с ними сразу же невозможно, положите их в лоток «Исходящие». Времени на то, чтобы разобраться с 20 документами, потребуется почти столько же, сколько и на 2–3, поэтому лучше собрать их в течение дня, а затем отправить в справочную систему в период инертного внимания.

Мусорная корзина

Не бойтесь выбрасывать бумаги и документы или, по возможности, отправлять их в макулатуру. Все, что вы храните только для того, чтобы это напоминало вам о действиях, можно выбросить, а действие включить в основной список. Например, если вы храните рекламный буклет в качестве напоминания о контактах с новым поставщиком, подумайте, что вам необходимы лишь номер телефона и адрес интернет-сайта, а все, что можно найти в Интернете, следует смело отправлять в макулатуру. Зачем хранить что-то на будущее, если все это в гораздо более удобном виде хранится в интернет-браузере? Вы поразитесь тому, как много можно выбросить.

Парк хороших идей

Будьте очень избирательны в отношении своих обязательств. Смело говорите «нет» даже полезным и продуктивным действиям, которые можно было бы выполнить. Это очень важная часть процесса повышения эффективности в отношении более актуальных дел, которые уже значатся в вашем сегодняшнем списке. Будьте безжалостны, а Парк хороших идей поможет вам вернуться к ним в будущем. Они будут храниться в надежном месте, и вы их не потеряете. Парк хороших идей может представлять собой обычный список, куда вы вольны включать столько пунктов, сколько вам захочется. В конце концов, вы же не обязаны реализовывать каждый из них.

Надо ли действовать? – Да

Отлично, нам нужно что-то сделать. Возникает следующий вопрос: должен ли я действовать сам или предоставить эту возможность другим? Помните: чем больше дел вы делегируете, тем больше успеете сделать сами! Главное – найти разумное равновесие.

Должен ли я действовать сам? – Нет

Список «ожидание»

Если действия можно поручить кому-то другому, то полезно следить за их исполнением через список «Ожидание». Проверяйте его хотя бы раз в неделю, чтобы помнить о том, с кем из коллег следует связаться, узнать о ходе действий или их завершении. Если вы на 100 % доверяете своему коллеге или вам нет дела до результата, то нет и нужды следить за исполнением.

Должен ли я делать это сам? – Да

Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности.

1. Каким должно быть следующее практическое действие?

Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!

2. Связано ли действие с крупным проектом?

После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли оно с проектом, которого еще нет в списке. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе его осуществления. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.

3. Установлен ли дедлайн, который нужно зафиксировать в календаре?

Это последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments» (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, чтобы отделить их от других действий. Если срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.

Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками?

В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:

• Ежедневный список дел

• Основной список действий

• Список проектов

• Список «Ожидание»

• Парк хороших идей

Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их, где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге.

На что обратить внимание при выборе приложений?

1. Функциональность

Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:

• Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).

• Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «теги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!

• Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).

• Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!

Стоит обратить внимание и на следующее:

• Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.

• Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.

• Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).

• Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений Remember the Milk позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)

• Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).

• Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что с вашей информацией может что-то случиться при сбое приложения, что, честно говоря, довольно маловероятно!)

2. Надежность и репутация

Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того, чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.

Прочитайте отзывы о программном обеспечении, выявите все проблемы надежности, узнайте, как организована поддержка пользователей в сложных ситуациях. Следует быть твердо уверенным в том, что вы доверили свою драгоценную информацию тем, кто, судя по отзывам, способен о ней позаботиться. Отзывы пользователей очень важны. И мы снова возвращаемся к упоминавшейся выше проблеме раннего потребления новинок. Это хорошо, если вы готовы пойти на риск. Но большинство из нас превыше всего ценят безопасность и надежность, поэтому мы выбираем компании с устойчивой репутацией.

3. Стильность

В последнее время на рынке появились новые игроки, которые делают ставку на стильность своих продуктов. До тех пор, пока стиль не вредит надежности, все прекрасно. Стильный интерфейс, которым удобно и интересно пользоваться, – это большое преимущество в глазах продвинутых пользователей. Когда вы чувствуете, что с новым приложением работать удобнее и проще, то инстинктивно начинаете использовать его чаще. Все, что облегчает работу со списками и заставляет вас снова и снова к ним возвращаться, повышает эффективность. Но не увлекайтесь стилем – помните о содержании!

4. Цена

Выбирая приложения, невозможно не обращать внимания на цену. И тому есть две причины. Во-первых, есть множество продуктов, которые можно бесплатно скачать на сайте, а также найти бесплатные или очень дешевые варианты для мобильных телефонов и планшетов. Но не стоит отдавать им предпочтение перед теми, что стоят недорого. Преодолейте психологический барьер и заплатите, если продукт явно лучше! Пара фунтов за хорошее приложение для телефона, которым вы будете пользоваться каждый день на протяжении многих лет, – это не проблема. Только вспомните, с какой легкостью вы тратите деньги на все остальное! Правильно выбранное приложение принесет вам огромную пользу.

Существует также множество дорогих приложений. Несколько весьма достойных программ стоят довольно дорого, и все же я знаю людей, которые с удовольствием пользуются ими и уже забыли об уплаченных деньгах. Подумайте об этом: даже 100 фунтов, потраченных на идеальное приложение, окупятся очень быстро. Только представьте себе, какой дополнительный доход, дополнительные комиссионные, повышение зарплаты и сокращение стрессов это приложение вам даст! Вспомните свои увлечения и хобби, на которые вы тратите деньги, чтобы избавить себя от стресса. Так стоит ли сомневаться в необходимости тратить несколько фунтов в месяц на приложение, которое принесет вам реальную пользу?

УПРАЖНЕНИЕ: ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ В СТИЛЕ НИНДЗЯ

Цель этапа организации – обеспечить четкое и ясное представление обо всех ваших проектах и разобраться со всей поступившей и зафиксированной новой информацией. В ходе этого упражнения мы применим искусство принятия решений в стиле ниндзя ко всему тому, что скопилось в вашем лотке для бумаг после предыдущего упражнения «Глобальный сбор и фиксация информации».

Ваша задача – опустошить лоток «Входящие». В процессе вы сможете прояснить все действия и проекты, связанные с каждым документом из вашего лотка, и занести их в разные списки.

ИНСТРУКЦИИ

• Возьмите первый документ.

• Согласно диаграмме КОРД, задайте себе организационные вопросы, чтобы определить следующие практические действия, проекты и сроки.

• Повторите то же самое для каждого документа из лотка «Входящие», пока он не опустеет (а основной список действий не заполнится!).

«Я не говорю вам, что это будет просто. Я говорю, что это стоит того».

Арт Уильямс

ПРАВИЛА

Правил здесь немного, но все они очень важны.

1. Вы можете одурачить других, но себя вам не провести. Никогда не откладывайте принятие сложных решений, поскольку такое промедление ведет лишь к тревожным мыслям и стрессу. Другого выхода нет. Вы – ниндзя. Вы должны быть безжалостны и сосредоточены. Что должно быть сделано – должно быть сделано.

2. Не распыляйтесь впустую. Работайте так же, как с электронной почтой. Берите один документ за другим. Не откладывайте документы, пока не сможете переместить их в справочную библиотеку, мусорную корзину или куда-то еще – туда, где они и должны находиться.

3. Быстро принимайте решение. Сложите вместе все то, что следует сохранить. Если дело можно выполнить за пару минут, выполните его. Не следует вписывать такие дела в основной список действий – он для более сложных и требующих времени задач.

4. Не обращайте внимания на отвлекающие факторы. Отключите электронную почту, выключите звук на телефоне и закопайте его поглубже в сумку. Сосредоточьтесь на размышлениях и безжалостных решениях. Именно для этого и придумано это упражнение.

СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ НА ЭТО ПОТРЕБУЕТСЯ?

Трудно предсказать, как долго вы будете выполнять это упражнение. Все люди разные. Однако вряд ли можно рассчитывать, что оно займет меньше получаса. Большинству людей на него требуется около часа. Выделите два часа, чтобы не спешить и успеть все закончить за отведенное время. Но вы не на соревнованиях – если на размышления понадобится несколько часов, то только потому, что вы хотите все держать под контролем. Кроме того, результаты этого упражнения пойдут на пользу именно вам.

В КОНЦЕ УПРАЖНЕНИЯ У ВАС ДОЛЖНЫ ПОЯВИТЬСЯ…

• Пустой лоток «Входящие».

• Заполненный основной список действий с вложенными списками «Места», «Внимание», «Люди».

• Корзина для мусора, заполненная обрывками бумаги, стопкой старых отчетов, буклетов и прочего.

• Список проектов, список «Ожидание» и Парк хороших идей.

• Один-два срока, отмеченных в календаре.

КАК ВЫ СЕБЯ ЧУВСТВУЕТЕ?

Что вы чувствуете, когда все ваши дела под контролем? Многие испытывают очень сильные эмоции. Этот процесс не похож на наше обычное времяпрепровождение – разве что накануне крупного события, например, ухода в отпуск, завершения или начала новой работы, переезда в новый город, проведения генеральной уборки. Но почему бы не испытывать чувство завершенности и ясности чаще? Модель продуктивности CORD и ваш только что созданный второй мозг помогут выработать привычки, которые будут возвращать вам полный контроль хотя бы раз в неделю – а то и каждый день!

Чувствуете прилив энергии? Удивительно приятно точно знать, что именно нужно сделать и как это сделать! Такой «импульс» способствует сверхпродуктивности, а это, в свою очередь, становится убедительным мотивом к тому, чтобы держать все под контролем. И все это повышает работоспособность и стремление к тому, чтобы выполнить как можно больше.

Вы ниндзя?

• Ниндзя подвижен и устраняет фактор стресса из текущей работы.

• Ниндзя готов и точно знает, что ему нужно сделать.

• Ниндзя достигает дзен-спокойствия. Он расслаблен и точно знает, чего не может сделать прямо сейчас, потому что его второй мозг обладает всей необходимой информацией и гарантирует полный контроль над тем, что еще не сделано.

Глава 7. Привычка к рецензированию

Ощущение «импульса» делает этап действия, то есть заключительную часть процесса КОРД, почти не требующим усилий. Вы осознаете полную ясность и чувствуете, что все находится под контролем. Это ощущение проистекает из вашей новой привычки к принятию решений в тот самый момент, когда поступает новая информация. К сожалению, мы слишком часто откладываем все на потом. Принимая решения в преддверии приближающегося дедлайна, очень легко сделать ошибку. И даже если оно будет правильным, любая спешка – это источник стресса.

Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно (или хотя бы еженедельно) очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой он не представляет. Отсутствие ясности и ощущение не выполненной до конца работы порождают сильнейший стресс.

Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – еженедельному и ежедневному.

Вы должны сразу понять: контрольный список – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при еженедельном и ежедневном обзоре.

Для этого мы будем использовать Ежедневный и Еженедельный чек-листы. Подобные списки контрольных вопросов всегда были основным секретным оружием магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско». В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».

Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом.

Четко описанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает стресс.

Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!

Еженедельный чек-лист

Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние потока и контроля. Еженедельный чек-лист – это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Период размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления, время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.

Ежедневный чек-лист

Составление Ежедневного чек-листа – очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Это идеальный старт дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.

Не думай, просто действуй. Без усилий

Когда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени из-за отсутствия абсолютной ясности.

Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистой работы. Ваш внутренний «исполнитель» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда приступить. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью доверяться основному списку действий. Ваша задача – лишь учитывать уровни внимания и уверенно двигаться вперед.

Все сомневавшиеся в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить свободу, какую он дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.

Умение видеть лес за деревьями

Плотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные.

Комфортное управление проектами

Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и их планирование. Они с головой уходят в программы планирования и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал последовательность действий для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.

В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проектов. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми пунктами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет определить набор действий для каждого из них, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования!

Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.

Этапы составления еженедельного чек-листа

У каждого чек-лист свой, хотя здесь есть определенные шаги, расположенные в логичном порядке. Вот основные этапы составления Еженедельного чек-листа:

1. Очистка всех информационных потоков

2. Актуализация второго мозга

3. Предусмотрительность

4. Готовность

5. Вопросы

Давайте разберемся с каждым из этих элементов.

1. Очистка всех информационных потоков

Первый этап составления Еженедельного чек-листа заключается в том, чтобы убедиться в продуктивности сбора и фиксации информации, а также ее организации, о чем мы говорили в предыдущих главах. Обычно я провожу в офисе всего пару дней, и хотя у меня есть доступ к электронной почте «на ходу» и я могу заниматься фиксацией идей и их организацией в любом месте, мне все равно нужно спокойно посидеть за рабочим столом и окончательно завершить процессы сбора, фиксации и организации. Одно из преимуществ составления Еженедельного чек-листа в том, что он дает вам ощущение логики. Вы понимаете, что какой бы хаос ни царил в вашем мире, у вас есть время забыть о суете и вернуть себе полный контроль. Если я знаю, что после нескольких дней командировки ситуация может выйти из-под контроля, то мне нужно сначала очистить все информационные потоки и обрести ясность. Только после этого можно переходить в режим мышления «управляющий» и приступать к составлению Еженедельного чек-листа.

Таким образом, первый этап заключается в сведении всего воедино: электронной почты, заметок с совещаний, новых идей и мыслей, которые появились в процессе рабочей недели, действий и идей, родившихся при общении с руководством и коллегами, и всего прочего.

2. Актуализация второго мозга

Итак, вы уже разобрались со всем, что накопилось за неделю, и готовы, как истинный ниндзя, включить режим «управляющий». Я бы сравнил этот этап с глубоководным дайвингом. Вам предстоит нырнуть в глубины своего второго мозга: проверить, что именно он приготовил, и убедиться в точности его планов. Здесь следует прислушаться к себе. Нет ли в вашем подсознании каких-то «проектов», которые еще не получили названия и не попали в список? Нет ли чего-то такого, о чем вы думаете и размышляете, но пока еще не включили в свою систему? Чтобы ваши списки стали неотъемлемой частью второго мозга, вы должны быть твердо уверены в том, что они охватывают абсолютно все. Как только вы начнете чувствовать, что какие-то проекты не охвачены вашей системой, она перестанет быть источником ясности и превратится в источник стресса.

Вот поэтому второй этап – это этап ориентации. Проанализируйте свой календарь за последние две недели, проверьте, что ждет вас впереди, вспомните проекты, над которыми вы работаете, но которым до этой недели не уделяли достаточно внимания. Словом, вам нужно ясно представить себе текущее положение, чтобы второй мозг обладал полной «памятью», а вы могли ему целиком доверять.

Второй и третий этапы составления Еженедельного чек-листа предполагают размышления – жизненно важные для всей рабочей недели. В этот момент ваши списки взаимодействуют друг с другом. Вы одновременно анализируете список проектов, основной список действий, список «Ожидание» и календарь. Каждый из четырех компонентов хорош сам по себе, но только сведение их воедино дает уверенность, доверие и ощущение контроля. Такое мышление позволяет забыть почти обо всем, что не включено в основной список действий и календарь на предстоящие семь дней. Все, что вам нужно, находится в основном списке действий, с которым вы сверяетесь каждый день. А календарь сообщает вам обо всех сроках и датах.

3. Предусмотрительность

На этом этапе представьте себе грядущую неделю. Вы должны убедиться, что в основном списке действий перечислены все задачи, которые требуется осуществить. Помните, мы говорили об идее «следующего конкретного действия»? В этот момент вы должны предусмотреть все новые задачи для каждого проекта, над которым работаете. Следует просмотреть все, что стоит в списке проектов, основном списке действий и Парке хороших идей. Кроме того, вам нужно проанализировать новую информацию, которая может повлиять на вашу работу. Главная задача – быть на шаг впереди. Что нового должно произойти с каждым из проектов на следующей неделе? С какими препятствиями можно столкнуться? В этот момент надо подумать о том, чему следует отдать приоритет, а чем можно сознательно пренебречь.

4. Готовность

Этот этап напоминает сборы ребенка в школу накануне учебного дня, чтобы избежать утренней спешки. Ну или приготовление обеда, чтобы завтра взять его с собой на работу. Мы знаем, что лучше всего делать это с вечера, но очень редко так поступаем, потому что нас отвлекают другие, более увлекательные занятия! Но спокойное составление Еженедельного чек-листа дает настоящему ниндзя время и возможность подумать, как сделать предстоящие действия максимально эффективными и легкими. Надо подумать о том, что вам понадобится на предстоящей неделе, с кем нужно будет поговорить, какие действия выполнить в периоды проактивного внимания. Эта тактика снижает уровень стресса. Она особенно важна для тех, кто много работает вне офиса. Если вы ездите в командировки или в определенные дни работаете в других местах, то этот этап поможет вам избавиться от остаточной паники, связанной с работой, документами, билетами и т. п.

5. Вопросы

Финальный этап составления Еженедельного чек-листа предназначен для полноты осознания. Он позволяет вернуться к идее «сознательной компетентности», которую мы постоянно совершенствуем. На этом этапе ваши внутренние «управляющий» и «исполнитель» беседуют друг с другом, определяют ход действий на следующую неделю, выявляют возможные трудности. Этот этап требует безжалостной сосредоточенности на том, что действительно важно. Тщательно формулируйте вопросы для чек-листа – правильно сформулированные вопросы помогут увидеть то, что без них может оказаться забытым в повседневной суете.

В конце составления Еженедельного чек-листа вас должно охватить ощущение эйфории. Она объясняется завершением напряженных размышлений и принятием множества решений, которые вы откладывали или не осознавали полностью. Вы завершили самый тяжкий труд этой недели. Завершив свой чек-лист, вы должны наградить себя за такую успешную работу. Это очень полезный процесс, за который ваш внутренний «исполнитель» не раз поблагодарит вас на этой неделе. А кроме того, так приятно работать с «управляющим», который умеет давать четкие инструкции, – это большая редкость! Порадуйтесь хорошо сделанной работе. Награда может быть очень простой – прогулка в парке, кусочек торта к чаю или кофе, полчаса отдыха и расслабления, новая музыка или то, что доставляет вам удовольствие. Неважно, что вы выберете. Важно лишь позитивное состояние души, признающей значимость ясности и контроля – и преодоление трудностей на пути к достижению этого состояния.

Пять вопросов, пять минут

Составление Ежедневного чек-листа включает пять вопросов, которые следует задать себе. Ответы на них отнимут у вас не более пяти минут.

1. Календарь: Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-то сроки, которые нужно выдержать в ближайшие 3–5 дней?

2. Основные задачи: Каким должен быть успешный рабочий день? На что нужно обратить внимание? Какие основные задачи требуют сосредоточенности?

3. Сопротивление: Чего мне больше всего не хочется делать из списка дел? Почему? (Когда вы дадите ответ на этот вопрос, переставьте задачу на первое место и выполните ее, пока чувствуете себя энергичным и полным сил! Как приятно будет свалить этот груз со своих плеч и почувствовать, что самое тяжелое позади!)

4. Управление вниманием: Какая из задач требует проактивного внимания? Какие задачи можно выполнить в другое время? (Этот вопрос поможет вам составить рабочий график на день.)

5. Взаимозависимость: Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов? (Иными словами, нужно ли определять, когда следует выполнить ту или иную задачу?)

По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тегом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.

УПРАЖНЕНИЕ: РАЗРАБОТКА СОБСТВЕННОГО ЕЖЕДНЕВНОГО ЧЕК – ЛИСТА

Вы познакомились с основными характеристиками пути продуктивного ниндзя. Эти характеристики таковы: дзен-спокойствие, безжалостность, владение оружием, уловки и маскировка, оригинальность, гибкость, осознанность, готовность. А теперь определите, какие качества в вас развиты в достаточной мере, а над какими еще придется поработать.

Выберите из приведенного ниже списка те элементы, которые подходят вам. Не бойтесь добавлять дополнительные вопросы или темы, если они естественны для вас в начале рабочего дня. Хочу предупредить: это время посвящается размышлениям и планированию. Не включайте в Ежедневный чек-лист такие пункты, как «проверить электронную почту». Если вы приступите к составлению Ежедневного чек-листа в 9.00, то сможете посмотреть почту в 9.05! Не паникуйте!

КАЛЕНДАРЬ:

• Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-нибудь важные сроки в ближайшие три-пять дней?

• Нужно ли проверить еще какой-нибудь график? Может быть, ежедневник?

ГЛАВНЫЕ ЗАДАЧИ:

• Какие задачи нужно выполнить, чтобы считать сегодняшний день удачным?

• Что бы мне хотелось вычеркнуть сегодня?

• Какие главные задачи требуют сосредоточенности и размышлений?

СОПРОТИВЛЕНИЕ:

• Какие из этих задач мне не хочется выполнять? Почему?

УПРАВЛЕНИЕ ВНИМАНИЕМ:

• Какие задачи требуют проактивного внимания? Какие можно выполнить в другие периоды?

ВЗАИМОЗАВИСИМОСТЬ:

• Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов?

Вы ниндзя?

• Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы высвободить пространство и время, необходимые для обзора и анализа.

• Составление Еженедельного и Ежедневного чек-листа – это постоянная возможность сохранять маневренность и пересматривать свои приоритеты.

• Обзор и анализ способствуют полному осознанию, готовности и дзен-спокойствию.

Глава 8. Привычка действовать

И вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.

Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой раньше и не мечтали.

Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.

Прелесть действия

Погруженность в действие – это чудесное состояние, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв потока и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.

Панель управления ниндзя-исполнителя

• Основной список действий или Ежедневный список дел

• Календарь

Панель управления ниндзя-управляющего

• Основной список дел

• Календарь

• Список проектов

• Список «Ожидание»

• Парк хороших идей

Оставив большую часть «управленческой» работы позади, вы можете сконцентрировать внимание на одной-двух сферах. Если требуется, можете сверяться с календарем или ежедневником, но большую часть времени и внимания придется посвятить Основному списку дел и завершению начатого. Вы почувствуете мощный ритм: выбор действия, завершение действия, выбор действия, завершение действия. Никаких размышлений – а, следовательно, никаких трений и сопротивления.

Привычка действовать

Я называю «привычками, связанными с действием», подходы, приемы и оптимальный образ действий, которые помогают выполнять любое дело с удовольствием, в продуктивном состоянии потока и полноты собственной компетенции. К ним относятся:

1. Управление вниманием

2. Средства принятия решений

3. Тактика действий

Управление вниманием

Проактивное, активное и инертное внимание

Осознание необходимости выйти за рамки тайм-менеджмента и заняться управлением проактивным и активным вниманием для полной реализации их потенциала – это большой шаг вперед. Ниндзя постоянно спрашивает себя: «Хорошо ли я себя чувствую? Могу ли я еще использовать проактивное внимание, прежде чем почувствую усталость? Нужно ли сделать перерыв? Что может меня поддержать?» Немногие люди задаются этими вопросами достаточно часто, чтобы они стали частью их рабочего распорядка. Развивайте в себе осознание уровней внимания в течение дня, и это позволит вам управлять ритмом и распределением задач разной сложности в ходе работы. Время может быть потрачено, но внимание должно быть оплачено – только так можно что-то сделать. Позвольте себе заниматься простыми задачами в периоды инертного внимания, а более сложные задания переносите на то время, когда проактивное внимание позволит вам добиться наилучших результатов. Прежде чем задуматься о приоритетах, убедитесь, что в ходе тактического планирования учли изменение уровней внимания.

Защита внимания от прерываний

Помните: проактивное внимание – ваша самая большая драгоценность. «Стервятники» прерываний и потенциальных отвлекающих факторов так и кружат над вашей головой, пытаясь сделать вас своей жертвой. Контролируйте ситуацию. Агрессивно и безжалостно защищайте свое внимание.

Самосознание и маневренность

Ниндзя подвижен и гибок. Рабочий план в час дня может резко отличаться от того, каким он представлялся в девять утра. Но с Основным списком действий вам будет легко менять план, передвигая задания и сохраняя эффективность, надо лишь бдительно следить за переменами, происходящими вокруг. Вы сможете быстро реагировать на информационные потоки, точно зная, каковы будут последствия. Кроме того, вы бдительно следите за уровнем собственного внимания и можете изменить план, если почувствовали прилив сил или, наоборот, утомились быстрее, чем ожидали. Помните, что подвижность и гибкость не дается просто так: вы заслужили это, потратив определенное время на сбор и фиксацию, организацию, а также обзор и анализ.

Сведите к минимуму затраты на подготовку

Собираясь заняться новым делом – будь то работа с электронной почтой, написание отчета, онлайн-банкинг, креативное размышление или присутствие на конференции, – нужно понимать, что это влечет за собой определенные расходы времени и внимания. Для работы с электронной почтой нужно запустить Outlook, дождаться загрузки, синхронизировать с сервером, открыть свой почтовый ящик. Если вы вернулись к отчету, то нужно перечитать все написанное ранее и уже забытое. Вам нужно хорошо ориентироваться в документе. Онлайн-банкинг требует введения огромного количества кодов и паролей – только после этого можно будет что-то сделать. Все это – затраты на подготовку к действию. Подготовка требует от вас времени и внимания – и, конечно же, сил. Сократить время и внимание, требующиеся на подготовку, можно очень просто: работайте «блоками». Пишите весь отчет за один присест, а не разбивайте его на несколько дней.

Работу над этой книгой я пытался начать много раз. Каждый месяц назначал день – и снова откладывал. За шесть месяцев отсрочек я потратил массу времени и внимания. Мне приходилось внимательно перечитывать написанное, а поскольку это целая книга, уходило по несколько часов! В конце концов, я решил посвятить месяц одному лишь написанию книги. За первые два дня я написал не больше десятка слов, но много и плодотворно думал. И с третьего дня началась настоящая работа.

Комбинируйте на свой вкус

Отвлекающие факторы поджидают нас за каждым углом. Не поддавайтесь искушению отвлечься, почувствовав скуку. Подбадривайте себя, обеспечивая разнообразие. Если понедельник вы решили посвятить размышлениям, то во вторник встречайтесь и беседуйте с интересными людьми. Среду можно провести вне офиса, но в четверг придется сосредоточиться на административной деятельности и очистке лотка с входящими документами. Разнообразие делает жизнь интереснее. Печально будет, если вы посмотрите на Основной список действий и поймете, что в нем остались только скучные задания. Возможно, настало время поискать новую работу? А если вы согласны скучать на работе до конца жизни, то, возможно, настало время взять другую книгу!

Средства принятия решений

На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности. Возможно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.

Закон Парето

Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков [12]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания и задумался, а не подчиняется ли мировая экономика той же закономерности? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые из них имеют высокий КПД, а вклад в дело других – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.

Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений Windows, телефонные разговоры с назойливыми коммивояжерами, которые хитроумно втягивают вас в долгие дискуссии. Все эти действия не создают никакой ценности. Старайтесь прекращать их при первой же возможности.

Закон Паркинсона

Закон Паркинсона утверждает, что работа имеет тенденцию растягиваться, с тем, чтобы заполнить все имеющееся время. Проще говоря, мы очень редко трудимся с оптимальной скоростью. Попробуйте вспомнить, как вы заканчивали написание отчета или школьного сочинения. Чувствуя, что срок приближается, вы начинали писать слова чуть быстрее. Ускорялось и ваше мышление. И хотя количество ошибок могло увеличиться, ощущение срочности повышало эффективность. Если вы рассчитываете написать три сочинения за неделю, на эту работу уйдет именно неделя. Но, скорее всего, все они будут написаны в последний вечер каникул. Если бы вам дали всего один день на три сочинения, то вы поступили бы точно так же. Работа растягивается и сжимается в зависимости от имеющегося времени. Когда в следующий раз у вас будет два часа на написание отчета, подумайте, что было бы, если бы вам дали только час. Самые важные 20 % деятельности – те самые, которые производят 80 % ценности – вполне можно выполнить за этот час. Чем меньше мы склонны к перфекционизму [13], тем выше эффективность нашей работы. Порой она превосходит все наши ожидания.

Закон Паркинсона – прекрасный повод понять, почему наш второй мозг так эффективен. Ежедневный список дел, составленный по основному списку действий, а также привычные еженедельный и ежедневный чек-листы обеспечивают постоянную сосредоточенность и сводят к минимуму бесплодные и бесполезные действия.

Закон Хофштадтера

Перфекционизм – опасное расстройство. Многое из того, что мы делаем, выходит за пределы необходимого и достаточного (закон 80/20) и за пределы того, что мы сами себе наметили (закон Паркинсона). Закон Хофштадтера гласит: «Работа занимает времени вдвое больше, чем вы предполагали, даже если вы учли закон Хофштадтера». Проснитесь и ощутите аромат капучино. Все, что вы делаете, склонно растягиваться и требовать гораздо больше усилий.

Закон Хофштадтера должен напоминать вам о том, что не стоит слишком усердствовать. Используйте закон Паркинсона, чтобы убедить себя работать в жестких рамках и временных ограничениях. И всегда помните принцип 80/20, дабы оценить, что по-настоящему важно. Жизнь так коротка!

Большие камни

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю, которую он услышал много лет назад от школьного учителя. Учитель достал из-под стола большую банку и несколько крупных камней. Он сложил камни в банку, закрыл крышку и спросил у учеников: «Банка полна?» «Конечно, – ответили ученики. – Вы только что заполнили ее этими большими камнями». Тогда учитель полез под стол и достал мешочек с мелкими камешками. Он открыл крышку и стал сыпать мелкие камешки в банку, которые заполнили зазоры между большими камнями. «А теперь? – спросил учитель. – Теперь банка полна?». Некоторые ученики ответили: «Да», а другие задумались, что еще находится под столом учителя. И они оказались правы. Учитель достал мешочек с песком и стал сыпать его в банку. А когда она заполнилась большими камнями, мелкими камешками и песком, учитель сумел налить в нее еще и воду.

«Какой же урок можно извлечь из этого наглядного опыта? Чему он может научить нас в плане управления собственным временем?» Один из учеников поднял руку и сказал: «Хотя мы думаем, что наш день заполнен до отказа, мы всегда можем сделать что-то еще». Учитель ответил, что это правильно, но он хотел показать, что если нужно заполнить банку, то надо начинать с больших камней, возможно, этого будет достаточно.

Значительная часть нашего рабочего дня занята перекладыванием мелких камешков, возней с песком и переливанием воды. Электронные письма и информационные потоки – это всего лишь мелкая галька. Большие камни – те пункты основного списка действий, которые требуют проактивного внимания, значительных усилий, сложных переговоров и множества других поступков, что и делает их сложными. Большие камни следует ставить во главу угла. Начинайте каждый день с вопроса: «Каковы мои основные задачи на сегодня?» – и безжалостно на них сосредотачивайтесь, особенно в периоды проактивного и активного внимания. Пусть галька, песок и вода обтекают вокруг больших камней.

Отгрузка

В книге «Незаменимый» Сет Годин говорит об «отгрузке» (‘shipping’) – о том, что наши идеи не имеют никакой ценности, если они не используются. Окончание чего-либо должно завершаться практическим результатом – «отгрузкой» плодов нашего труда клиенту. Мы можем отгружать как продукты, так и идеи.

В последние годы то, чем занимались только крупные компании, стало доступно для множества людей: eBay, Etsy, Amazon и другие сайты открыли перед нами целый мир. Сегодня каждый может стать бизнесменом: все умеют упаковывать товары, вкладывать благодарственные письма и отправлять покупателю. Можно создавать веб-сайты, писать электронные книги, разрабатывать дизайн футболок, сочинять и записывать музыку, снимать телевизионные шоу и организовывать мероприятия – барьеры для входа в этот мир удивительно низки. Нашим предкам было не так легко. Любое занятие требовало одобрения промежуточного звена: издателя, производителя, руководства звукозаписывающей компании, менеджеров и т. п. Нынче – все в наших руках. Выбор за вами: вы можете сидеть, ожидая одобрения, а можете действовать и «отгружать».

Подумайте, что лучше – долго пытаться сделать что-то такое, что на миллиметр приблизит вас к совершенству (по факту никому не нужное), или сразу «отгружать» плоды ваших трудов? Эту фантастическую установку можно обобщить. Следует сосредоточиваться не только на действии, но и на вопросе: «А что получится, когда я закончу работу?» Порой мы так увлекаемся усовершенствованиями, что забываем о главной цели: дать миру что-то ценное. Даже если вы работаете над тривиальным отчетом, мысли о конечном результате позволят вам предложить креативную идею обслуживания потребителей или просто помогут справиться с неопределенным заключительным этапом более уверенно.

Иногда уже на финишной прямой нам вдруг не хочется завершать работу – возникают тревоги, как ее оценят другие люди, не выставим ли мы себя в невыгодном свете… Мы беспокоимся о совершенстве, а не о том, удастся ли нам достичь желаемого результата. Нас терзают сомнения, и так соблазнительно бросить весь проект либо продолжить затягивать работу. Дело не в том, как много вы работаете, а в том, как много вы «отгружаете», то есть насколько плодотворны результаты вашей работы.

Тактика действий

Монозадачность

В тактиках прежнего тайм-менеджмента вряд ли можно найти что-нибудь хуже, чем пресловутая идея многозадачности. Долгое время считалось, что квалифицированный работник просто обязан заниматься множеством дел параллельно. Хорошо, если ты сделал дело, но ты считаешься успешным, если используешь режим многозадачности и одновременно делаешь два дела, а то и три. Ошибка, ошибка, ошибка!

Давайте разберемся, что имеют в виду, когда говорят о многозадачности. Многозадачность – это выполнение двух и более действий одновременно. Ваш мозг сосредоточивается на одном деле, добивается какого-то прогресса, переключается на второе, реагирует на третье, возвращается и, утратив драгоценную сосредоточенность, добивается минимального прогресса в первом деле, снова переключается на что-то новое и так далее и тому подобное. Пытаясь использовать свое внимание таким образом – или, точнее, позволяя распылять свое внимание подобным образом! – мы тратим массу сил и внимания на повторный психологический настрой («Чем я снова занимаюсь?»). Нам приходится постоянно отвлекаться, и, в итоге, нам трудно завершить начатое. Если кто-то называет себя мастером многозадачности, то это лишь означает, что человек не способен целиком и полностью сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент!

Как-то на моем семинаре была женщина, считавшаяся классическим, профессиональным мастером многозадачности. Она не скрывала этого и даже в какой-то степени гордилась своими способностями. Я подошел к ее столу и попросил показать мне электронную почту. У нее оказался самый забитый почтовый ящик в компании. Одновременно на экране было открыто девять окон, и в каждом красовалось незаконченное письмо. Эта женщина смотрела на меня и улыбалась.

Монозадачность – вещь гораздо более ценная. И хотя это понятие не пользуется популярностью в бизнес-лексиконе, к нему следует относиться с большим уважением. Давайте же поднимем тост за монозадачность, за искусство сосредоточенного доведения дела до естественного завершения без отвлечений и прерываний! Не переключайтесь на новое дело, пока не закончите начатое. Регулярная и упорная нацеленность на определенную задачу подобна укладыванию вишенок на пирожные. Вы целиком сосредоточены на работе, выполняемой в данный момент, увлечены ею. Вы спокойны, не обращаете внимания на окружающий мир. Там может царить шум, паника и стресс, но вы словно окутаны своеобразным коконом. Спокойно делаете то, что ниндзя умеет делать лучше всего: собираете, проясняете, завершаете и организуете – делаете свое дело, занимаясь чем-то одним.

Увы, установка на многозадачность по умолчанию принята в корпоративных культурах многих компаний, с которыми мы работали. Отчасти этот хаос – результат развития разных технологий и компонентов квалифицированной работы. Вы понимаете, что ваша рабочая среда полна отвлекающих факторов и шумов. Кругом царит суета и не дающий сосредоточиться шум. Вы ничего не можете изменить. Но можете признать этот факт и решить, что действия, требующие проактивного внимания, лучше выполнять в другом месте. Для меня остается загадкой, почему некоторые начальники так сопротивляются идее дистанционной работы, ведь она повышает эффективность и снижает уровень стресса. Начальникам будто кажется, что это глубокое оскорбление традициям компании. Кроме того, если вы будете работать вне офиса, вам же придется доверять! Если у вас такой руководитель, я вам сочувствую. Придется прибегать к уловкам и выбирать моменты, чтобы «нарушить правила». Попробуйте проникнуть в конференц-зал, чтобы подумать в тишине и покое. А когда вы блестяще справитесь со своей работой, такое поведение вряд ли сочтут преступлением.

Фиксация ради продолжения

Заниматься только одним делом порой бывает трудно по ряду причин. Отчасти мы сами постоянно пытаемся сойти с рельсов, даже не сознавая этого. Вот мы сидим и занимаемся одним важным и полезным делом, но нас постоянно бередят тревожные мысли, идеи «из другой оперы». Нам страшно хочется проверить электронную почту или отвлечься на разговор с коллегой. Да наш мозг сам пытается подтолкнуть нас к многозадачности! Вот почему необходимо собирать и фиксировать все потенциально полезные идеи, даже если впоследствии они окажутся практически бесполезными. Регистрация этих идей и понимание того, что они сохранены в нашей системе ниндзя, позволяет вам, вернувшись, полностью погрузиться в прежнюю работу, не «переключая программы», не погружаясь в другие размышления и не нарушая благотворное состояние потока. Сбор и фиксация – самая важная для монозадачности привычка. Чтобы закрепить этот навык, постарайтесь максимально облегчить себе фиксацию. Записывайте информацию в телефоне или на листке бумаги. Поэкспериментируйте, чтобы найти самый быстрый и удобный способ. Считайте это не просто полезным делом (зафиксированные идеи могут оказаться ценными), но средством экстренной коррекции, помогающим вам сохранить концентрацию на том деле, которым вы занимаетесь в данный момент.

Метод помидора

Метод был изобретен студентом университета Франческо Чирилло в конце 80-х годов. Он назвал этот прием в честь стильного кухонного таймера в виде помидора. В основе метода лежат два очень простых, но весьма точных наблюдения. Во-первых, чтобы сохранить состояние проактивного внимания в течение всего дня, следует после коротких всплесков (25 минут) устраивать короткие перерывы (5 минут). И во-вторых, когда вы разбиваете день на 25-минутные блоки с помощью таймера и работаете строго до звонка будильника, время для вас движется от 25 к нулю, а не тянется до перерыва бесконечно. Это отличный способ разбиения крупных задач на легко выполнимые блоки. Такой метод помогает сосредоточиться на конкретной цели и избавляет от соблазна отвлечься на что-то другое. Приложение Pomodoro можно загрузить в смартфон или в компьютер. Эти устройства будут звенеть потише, чем настоящий кухонный таймер. Я использовал оба способа с большим успехом. Если в вашем офисе работают и другие люди, то не стоит приносить таймер с собственной кухни!

Кроме того, метод помидора помогает избежать риска завязнуть на весь день в одном деле из множества запланированных. Попробуйте использовать его в течение недели, и вы начнете составлять рабочий график в соответствии с 25-минутными периодами. К тому же, вы поразитесь, как мало времени тратится на нелюбимые дела.

Прокрастинация по расписанию

Одно из преимуществ метода помидора – спокойная уверенность в том, что после каждых 25 минут работы вас ожидает пятиминутный перерыв, когда можно расслабиться. Это очень полезный прием, так как он создает четкую границу между соблазном и добродетелью: вы сознательно предоставляете разным отвлечениям законные 5 минут. Эту идею можно развить дальше. Заметив, что во время работы начинаете медлить, заглядывать в Facebook, мечтать и смотреть по сторонам, проявите гибкость. Вместо того, чтобы бичевать себя за медлительность (что только усиливает драматичность и сопротивление), просто установите иные границы. Почувствовав нежелание работать, позвольте внутреннему «начальнику» решить: «Ну хорошо, пять минут отдыха, а затем продолжим работу над этой конкретной задачей». Тем самым вы лишите откладывание работы прелести запретного плода. В какой-то момент вы даже можете почувствовать непреодолимую тягу к продолжению прерванной работы.

Час силы

Метод «Час силы» я открыл для себя пару лет назад и теперь использую его, когда нужно сделать нечто важное, но не доставляющее удовольствия. Идея очень проста. Заранее решите, что в период мощного проактивного внимания один час вы будете заниматься тем, от чего всеми силами пытались уклониться. В конце концов, даже самому неприятному заданию можно посвятить час в день. Я не заставляю себя заниматься им целый день. Не заношу эти дела в ежедневник на целый день (тогда скорее всего я буду искать способы уклониться, отвлекаясь на более простые, хотя и не столь важные задачи). Но час в день я им посвящаю железно. Это помогает сосредоточиться. К концу «Часа силы» я успеваю глубоко вникнуть в задачу, и мне становится ясно, что она вовсе не так страшна и тяжела, как мне казалось. Чтобы понять, какие дела требуют такого подхода, я включил в свой Еженедельный чек-лист такой вопрос: «Какие основные задачи особенно трудны для меня – настолько, что заниматься ими не хочется?» Получив ответ, я планирую «Часы силы» на следующую неделю специально под эти задачи. Так приятно знать, что я принял на себя обязательство и собираюсь добиться прогресса в тех делах, которые по какой-то причине зависли.

«Час силы» можно использовать и совершенно иначе. Подумайте над следующим вопросом:

«Какое дело, если я буду заниматься им по часу каждый день, будет успехом для человека моего рода занятий?»

Скажем, если вы занимаетесь продажами, то таким делом мог бы стать «холодный обзвон». Если вам не нравится эта деятельность, то вы наверняка находите себе отговорки. Тогда выработайте привычку каждый день с 9.30 до 10.30 заниматься «холодным обзвоном» – и результаты не заставят себя ждать. Конечно, ничего особенного в этом нет. Наверняка вы прямо сейчас вспомнили какое-то свое занятие, которому никогда не посвящали целый час в день. «Час силы» – это способ обеспечения стабильности, уверенности, превращение сознательного выбора в простую подсознательную привычку и, в итоге, достижения цели.

Этот час дастся вам проще, если вы расскажете коллегам о своем плане и попросите, чтобы они не отвлекали вас в это время. Попробуйте поставить на стол фарфоровую кошечку, как это делает в нашем офисе Елена. Такое публичное объявление о своей занятости подкрепит вашу решительность. Все, что так или иначе делает этот час особенным и не похожим на другие, пойдет вам на пользу. Попробуйте изменить заставку рабочего стола на мониторе, включите любимую музыку, выпейте чашку дорогого травяного чая вместо обычного. Можно обозначить этот час и сменив обстановку – например, работать за другим столом или где-то в другом месте.

УПРАЖНЕНИЕ: РАЗРАБОТКА СВОЕГО «ЧАСА СИЛЫ»

Начните с двух вопросов и посмотрите, не придет ли вам в голову идея о том, чему посвятить свои «Часы силы»:

• «Какие основные задачи кажутся особенно трудными – настолько, что заниматься ими не хочется?»

• «Какое дело, если заниматься им по часу в день каждый день, стало бы моим успехом?»

А теперь определите, в какое время ваше внимание становится проактивным, и подумайте, можно ли организовать в это время работу без каких бы то ни было отвлечений и прерываний, то есть максимально повысить эффективность этого часа.

Следуйте двум правилам:

1. Назначив «Час силы», не меняйте время и не переносите его (вы же не можете перенести совещание, сообщив об этом начальнику за пять минут, так почему же вы относитесь к себе с меньшим уважением, чем к другим людям?)

2. В день у вас должен быть только один «Час силы». В этом подходе важно не потратить больше времени, а постараться повысить эффективность выполнения конкретного дела. Если вы назначите на один день семь таких часов, то это приведет к стрессу и разочарованию. Не пытайтесь!

И наконец, можете ли вы поговорить с коллегами и попросить у них поддержки? Стоит ли вам как-то обозначить «Час силы», чтобы вас не отвлекали и не прерывали?

Можете ли вы использовать что-то в качестве сигнала о том, что вы находитесь «вне зоны доступа»?

Другие тактики действия

Пакетный режим

Для того, чтобы не тратить массу внимания и времени на подготовку, лучше всего группировать сходные задачи и выполнять их за один присест. Настройка на определенную работу требует времени. Если вы уже настроились, то не стоит останавливаться. Вот почему я советую «пакетировать» все электронные письма и обрабатывать их блоками несколько раз в день. Это особенно полезно тем, кому приходится работать с большим количеством документов и файлов, поскольку половина времени уходит на поиск нужной информации. Собирая все действия по продажам или работе с клиентской базой в один пакет, вы сможете настроиться нужным образом и принять более правильные решения относительно общего подхода. Возможно, вам даже удастся копировать отдельные блоки информации и переносить их из одного электронного письма или отчета в другие. А несколько звонков друг за другом еще и дадут возможность выйти из офиса и подышать свежим воздухом. Пакетный режим переведет вас в состояние потока, которое обладает собственным импульсом. Вы заметите, что эффективность будет гораздо выше, чем если бы вы просто переходили от одной задачи к другой.

Знаете, сколько «помидоров» требуется каждую неделю на очистку папки «Входящие»? За следующие две недели вы точно это узнаете!

Моделирование и наставничество

Мы нередко работаем так, словно до нас никто ничего подобного не делал. Возможно, вам поручено дело в непривычной для вашей организации сфере или разработка совершенно нового продукта. И вам кажется, что положиться можно только на собственное воображение, но чаще всего это не так.

Посмотрите вокруг. Вы наверняка найдете того, кто занимался той же проблемой и добился успеха. Гораздо проще «смоделировать» его образ действий, чем пытаться изобрести колесо. Ищите возможность перенять опыт других людей. Пригласите коллегу на кофе или отправьте ему электронное письмо с парой самых важных вопросов, которые могут продвинуть вас вперед. Ищите возможности спросить совета, учитесь на ошибках других и не жалейте собственных советов для тех, кто идет по вашему пути.

Все это не только повысит вашу эффективность, но еще и поможет найти полезных друзей, что благотворно сказывается на карьере.

Уловки

Сегодня много говорят о «лайф-хакинге» или «трэвел-хакинге». Это настоящий феномен в мире блогеров. Когда появился сайт www.lifehacker.com, он стал настоящим откровением. Люди могли найти здесь массу полезных советов и хитростей. Такие уловки помогают находить более простые способы действий, обманывать системы или просто проявлять оригинальность. Любая уловка – это секрет. Стоит его раскрыть, и ваша эффективность может серьезно возрасти.

Массу полезной информации можно найти на сайтах, подобных LifeHacker.com. Однако не стоит путать чтение материалов о повышении эффективности с ее реальным ростом! Не втягивайтесь в «порнографию эффективности». Кроме того, на многих сайтах советы по повышению продуктивности перемешаны с чисто бытовыми «маленькими хитростями» – например, как очистить лобовое стекло автомобиля, загаженное птицами. И все же некоторые посты на таких сайтах могут открыть вам глаза.

Занимайтесь любимым делом

И вот мы с вами подошли к завершению этой главы. Занимайтесь любимым делом и любите то, чем занимаетесь. Подобный совет может показаться недостижимой мечтой. Я же утверждаю, что в нашу информационную эпоху эта мечта достижима, как никогда. Сегодня мы с легкостью общаемся с людьми во всем мире, и нам гораздо проще найти тех, кто поможет нам в работе или даже в создании того, чем вы хотите заниматься. В наше время барьеры, как никогда, низки.

Однако многие люди по-прежнему проводят долгие часы, занимаясь работой, которую они ненавидят, и стараются стать счастливее по выходным, покупая то, чего не могут себе позволить. При этом возникают долги, которые еще больше привязывают их к работе. Люди боятся рисковать и что-то менять. Поймите меня правильно: я вовсе не утверждаю, что единственный способ заняться любимым делом – это уволиться с работы. Но вы станете гораздо более ценным сотрудником для своей компании, если будете заниматься чем-то таким, что вас по-настоящему увлекает и доставляет вам истинное удовольствие. Я абсолютно убежден, что главный секрет эффективности (и лучшая тактика действий!) заключается в следующем: нельзя заниматься нелюбимым делом слишком долго!

Вы ниндзя?

• Ниндзя безжалостен в отношении своих действий. Он использует оригинальный подход, чтобы найти самые быстрые, самые простые и самые эффективные способы выполнения своей работы.

• Ниндзя выполняет работу в состоянии расслабленного дзен-спокойствия.

• Ниндзя подвижен и гибок, поскольку всегда готов и во всеоружии, что позволяет ему выполнять свою работу максимально эффективно.

Глава 9. Управление проектами и встречами в стиле ниндзя

Что такое проект?

Итак, вы разобрались с папкой «Входящие» и очистили ее, организовали всю свою информацию, прояснили все вопросы, подготовили списки действий и контрольные списки и можете приступить к раскладыванию вишенок на пирожные. Осталась последняя проблема – другие люди. Работа с людьми может доставить величайшую радость, но она же способна стать одной из самых неприятных сторон вашей деятельности. В этой главе мы с вами поговорим, как справиться с этой проблемой. Сначала мы обсудим, как она может повлиять на вашу способность к завершению групповых проектов, а затем более детально рассмотрим, как использовать способности других людей для повышения эффективности и результативности встреч и совещаний в стиле ниндзя.

Если говорить упрощенно, то проект – это то, что вы должны выполнить и для чего требуется более двух этапов (действий), а дата завершения отстоет от сегодняшнего дня больше, чем на неделю. Я сознательно дал довольно широкое определение. Все, что можно назвать проектом, попадает в ваш список проектов, поэтому чем шире определение, тем ближе ваш список к полному охвату всего, над чем вы работаете.

В этой книге основное внимание уделяется управлению действиями. Однако управление проектами – не менее важный навык. Они придают нашим идеям задачам ощущение структуры и цели. Сами по себе действия могут быть хаотичными, а в рамках проекта они же способствуют прогрессу.

Оглядитесь вокруг. Все, что вы видите, потенциально может быть проектом. Очень эффективно воспринимать отдельные задачи (и даже увлечения и разрешение семейных споров) как проекты. И тогда можно собрать и зафиксировать идеи и разобраться с ними на этапе организации. В результате, любая ситуация поддается управлению. Все, что нас окружает, может стать проектом – и тогда начнется настоящее волшебство.

На самом деле, более традиционное определение проекта родилось из старого и болезненного опыта. Мы считаем сложные задачи, которые оценивают другие люди, тяжким трудом – возможно, нам вспоминаются скучные и неуклюжие школьные проекты, где процессы размышлений и планирования перевешивали действия и достижения, или приходят на ум профессиональные менеджеры проекта, чья работа, похоже, заключается лишь в том, чтобы приставать, надоедать и действовать на нервы.

Мне хотелось бы предложить вам значительно более простой подход к осуществлению большинства проектов. Все то, о чем мы уже поговорили в этой книге, и особенно привычка к улавливанию необходимой информации, упорядочиванию, организации и обзору, дает вам возможность во время составления Еженедельного чек-листа регулярно использовать очень эффективный, но в то же время легкий подход к управлению. Каждую неделю вам нужно просто анализировать все проекты, определяя необходимые конкретные действия и включая их в основной список действий. Делая это, вы будете одновременно проверять состояние всех реальных проектов и вносить изменения – добавлять новые, удалять завершенные или те, работу над которыми следует прекратить.

Как управлять проектами, не превращаясь в менеджера проектов

Старые методы управления проектами, как и прежние списки дел, редко бывают продуктивными в современных условиях. Чаще всего они сводятся к чрезмерно детализированному планированию при отсутствии регулярного обзора и поправок. Когда мир меняется (а это происходит постоянно!), проект не может быть исполнен, а часы, потраченные на планирование, уходят впустую. Мир и люди оказываются далеко впереди! Легко спланировать великолепный проект в теории, но потом в дело вмешиваются другие люди, которые устанавливают на дороге барьеры, не держат слово и становятся источниками путаницы и конфликтов. Еженедельный анализ проектов в ходе работы с чек-листом даст вам возможность не сбиться с пути. В этом отношении подвижность гораздо важнее готовности. Старайтесь меньше времени уделять планированию и гораздо больше – проверке и обзору.

Конечно, бывают проекты сложные, с сотнями взаимосвязей и взаимозависимостей, где приходится искать «критический путь» среди деталей и осложнений. Я вовсе не призываю вас отказаться от идеи планирования!

Модель проекта «Пять вех»

Работая над повседневными проектами, следует 20 % времени посвящать планированию, а 80 % – регулярному управлению, анализу и корректировке. Один человек может справляться со сложным проектом, который выполняет самостоятельно, но как только в действие вступают другие люди, ситуация быстро осложняется. Идеальный план регулярного и легкого управления должен включать не более пяти вех. Вехой мы называем реальные моменты, когда нужно ответить на вопрос: «Как понять, не ушли ли мы в сторону?» Однако зачастую такие вехи становятся орудием микроуправления и порождают осложнения и путаницу, вместо того, чтобы прояснить ситуацию. Именно поэтому в каждом проекте вех должно быть не больше пяти и не меньше одной!

Простой проект подобен хорошей книге: в нем есть начало, середина и конец

Когда в осуществлении проекта принимают участие другие люди, вначале необходима серьезная детализация. Она позволит вам понять, действительно ли он развивается так, как вы ожидали. Подумайте о том, что чем больше деталей вы кому-то поручите, тем больше путаницы возникнет – несмотря на самые лучшие намерения и навыки, которыми располагаете вы и другие участники. Именно так и произойдет. Поэтому постарайтесь не поддаться соблазну чрезмерного усложнения. Модель «Пять вех» – вот что вам действительно требуется:

1. Определение проекта

2. Ведение проекта

3. Середина пути

4. Завершение

5. Празднование

Давайте рассмотрим все эти пять вех.

1. Определение

Определение проекта – это сбор и анализ всех ресурсов и установление, каким будет проект в целом. На этом этапе вы должны поделиться своими мыслями, совместно согласовать вехи и разделить ответственность за каждый этап проекта между теми, кто будет им заниматься.

2. Ведение

Приступив к проекту, нужно постоянно контролировать направление движения. Я, как правило, стараюсь проверять достигнутый прогресс в первые несколько дней или после нескольких первых действий. Иногда поручаю проверку кому-то другому. Это очень полезно, если вы хотите придать новый импульс процессу или если тому, кто отвечает за проект, не хватает опыта и вы хотите его поддержать. Представьте, что вам нужно разработать новый буклет или интернет-сайт. Эта веха дает вам возможность обсудить первые идеи с дизайнером, а также выявить некоторые проблемы, которых вы не предвидели изначально.

3. Середина пути

Как понять, что вы уверенно движетесь к завершению? Пройдена ли середина пути? Середина пути – это мощное средство мотивации. Контролируйте развитие проекта и периодически возвращайтесь к его главным целям, чтобы убедиться в том, что намеченный конечный результат все еще актуален – ведь с момента начала проекта мир уже успел измениться!

4. Завершение

Кажется, что завершение – это самое простое, но именно здесь многие совершают ошибки. На этапе определения проекта или хотя бы в самом начале работы нужно убедиться, совпадают ли ваши представления о критериях завершения проекта с представлениями других участников. Как убедиться, что дело сделано? Как должен выглядеть результат? Каковы критерии успеха? Есть ли финансовое мерило успеха? Это будет количество людей, принявших участие в проекте? Или количество произведенных, купленных или проданных товаров? Неопределенность может дорого вам обойтись!

5. Празднование

Последний этап – это празднование. Нам, британцам, не свойственно праздновать успех и отмечать все то, что было сделано хорошо. К сожалению, это еще не вошло у нас в привычку. Мы часто упускаем возможность порадоваться удаче. Модель пяти вех поможет вам найти возможность для позитивного настроя, размышлений, осознания и обучения. Я вовсе не предлагаю отмечать поступление каждого отчета вечеринкой в дорогом ресторане. Но даже короткого электронного письма или разговора с теми, кто принимал участие в проекте, бывает достаточно для выражения благодарности и полезного диалога. Это важно и в том случае, если над проектом вы работали в одиночку!

Множество книг написано о планировании проектов, и я не собираюсь вдаваться здесь в подробности. Однако считаю, вам следует запомнить следующее: вы – ниндзя, и даже если вал проектов повергает вас в панику, следуя по пути ниндзя, вы сможете справиться с любыми трудностями и преодолеть все препятствия. Не уклоняйтесь от неожиданного поворота событий, а притягивайте его!

Встречи и совещания

Любые проекты неизбежно требуют одного из важнейших средств продуктивности – того, которое мы любим и ненавидим. Я говорю о встречах и совещаниях. Во время встречи очень важно переключиться с личности на группу. Мы приходим на совещание как личности и уходим как личности, но работа всегда ведется в группе, поэтому сейчас мы с вами рассмотрим встречу на макроуровне и микроуровне. Надо ли нам меняться? Как может измениться наша корпоративная культура?

Напряженность внимания

И на индивидуальном, и на групповом уровне всегда существует напряженность между слушанием и действием. Балансировать между ними ради обеспечения максимальной, долгосрочной продуктивности нелегко. Приходится посвящать часть времени и внимания не собственной работе, а совсем иным вещам. Необходимо понять окружающих, осознать стратегию проекта, научиться внимательно слушать, как воспринимают другие то, что нам кажется ценным. Умение понимать эту напряженность и использовать ее наилучшим образом поможет вам разобраться, действительно ли совещание приносит пользу или нужно использовать какие-то уловки ниндзя, чтобы не тратить время впустую на бесполезных встречах и совещаниях, куда вас затянули другие люди.

Как бы вы описали свое время и внимание относительно окружающих? Тратите ли вы драгоценные часы на «психотерапевтические» встречи, где больше слушаете, чем делаете, и мечтаете, чтобы вас оставили в покое? Или пребываете в фазе «невежества», то есть палите изо всех пушек, но не получаете ни поддержки, ни одобрения, ни обратной связи, которая позволила бы добиться максимальной эффективности?

А как бы вы описали корпоративную культуру совещаний в своей организации? Не оказались ли вы в «бюрократической» пустыне, где вас никто не слушает и ваше мнение никому не интересно? Не скучаете ли вы в конференц-зале № 3? А может быть, вам кажется, что в вашей организации умеют справляться с «напряженностью внимания» и поддерживают идеальный баланс? Это та самая «продуктивная» ячейка нашей таблицы, где мы все мечтаем оказаться.

Чтобы сократить время, проводимое на встречах и совещаниях, устранить все ненужное и предложить альтернативу, вам потребуются новообретенные характеристики ниндзя – безжалостность, уловки, маскировка и оригинальность. Это позволит вам создать адекватную среду, которая будет способствовать дзен-спокойствию, готовности и подвижности.

Совещания – порождение XX века

В докомпьютерную эпоху совещания были формальными и затянутыми. Я ощутил это на себе, когда целый год преподавал в сельской школе в Уганде. Мне приходилось присутствовать на педсоветах, которые велись в стиле, привитом моим коллегам британскими колониальными властями лет сто тому назад. Первые полчаса мы выслушивали продолжительные, самодовольные «вступительные замечания», а затем тратили два часа абсолютно впустую. Мы почти никогда не принимали важных решений, кроме распределения дополнительных нагрузок и обязанностей. Об этом рассказывал директор, потом мы долго обсуждали каждый пункт, но мнение руководства все равно никто не оспаривал. Я не мог избавиться от ощущения, что все совещание можно было заменить простой бумажкой на доске объявлений, где было бы написано: «Вот ваши новые обязанности. Если у кого-то есть какие-то вопросы, обращайтесь к директору школы». Результат был бы тем же самым – но пятнадцати интеллигентным и образованным людям деревни не пришлось бы тратить понапрасну свое время. Они могли бы дать дополнительные уроки детям одной из самых бедных деревень мира, и это было бы куда полезнее.

Время – деньги. И еще кое-что

Вы никогда не задумывались о стоимости совещаний? Речь идет не о деньгах за аренду помещения, кофе, печенья и даже не об убитом часе вашей жизни и о цене этого времени для вашего начальника. Я говорю о стоимости сбора всех этих людей в одной комнате на целый час. Самая значительная затрата – это невозможность использовать свое проактивное внимание на что-то продуктивное и полезное. Этот час можно было посвятить решению более важных задач из вашего ежедневного списка дел. А теперь умножьте стоимость упущенной возможности на количество людей, собравшихся за столом, и вы поймете, о чем я говорю. То, что со стороны кажется часом хихиканья и несерьезных разговоров, оборачивается настоящим злом.

Почему же мы не меняемся?

Учитывая то, что за последние пятнадцать лет способы получения и передачи информации радикально изменились, нельзя не удивляться поразительной устойчивости методов проведения встреч и совещаний. На мой взгляд, тому есть две веские причины:

1. Люди – животные социальные, и собираться вместе для них совершенно естественно.

2. Некоторым сотрудникам печенье и безделье нравятся больше продуктивности.

3. Нашей культуре свойственна коллективная инерция: гораздо проще жаловаться на пустые совещания, чем стать тем, кто решительно и энергично попытается все изменить.

Не подменяйте процесс принятия решений совещаниями

Однажды я почувствовал, что совещания в нашей компании стали проводиться чаще обычного. Мой ежедневник пестрел записями: «Полчаса на обсуждение этой проблемы». Иногда к моменту наступления этого «получаса» моя помощница обнаруживала, что кроме названия ничего больше нет. Никто не помнил, зачем вообще был назначен этот разговор. Поставить диагноз оказалось очень просто. У меня были две напряженные недели. Когда люди задавали мне вопросы, я откладывал решение, просто потому, что у меня не было сил дать им немедленный ответ. Поэтому я говорил: «Мне нужно об этом подумать. Давайте назначим получасовой разговор и там примем решение, хорошо?»

На первый взгляд, я поступал вполне разумно: совещание обещало быть коротким, назначенный срок стимулировал принятие решения и анализ проделанной работы. На самом деле, это было пустой тратой времени и сил. Как бы ни было это тяжело, старайтесь принимать решения сразу же. Избавляйте себя от лишних встреч и переговоров. Умение слушать своих коллег на месте – качество более полезное, чем привычка откладывать решение до сбора целого совещания.

Вместо организации встречи делайте что-то другое

Это сразу же повысит вашу продуктивность. Просто говорите «нет». Удовлетворяйте потребность в социальном контакте иным образом. Мы собираемся по самым разным причинам, но всегда есть лучший способ провести те самые полчаса или полдня, чем тратить время и внимание на совещание, которое, честно говоря, никому не нужно.

Не надо тянуть

Если можно решить проблему без проведения множества переговоров и совещаний, сделайте это. Помните, всегда лучше потом извиниться, чем заранее просить разрешения.

Электронная почта

Хотя при необходимости скоординировать работу группы наше первое желание – собрать всех в одной комнате, на самом деле, гораздо проще использовать для той же цели электронную почту.

Этот способ связи часто недооценивают. Метод мозгового штурма посредством электронной почты эффективен, потому что дает возможность собрать множество идей от большого количества людей. Потом эти идеи объединяются в нечто большее, чем просто сумма частей. А главное, на это уйдет пять минут, а не целый час, проведенный в душной комнате. Такой вариант всем понравится. Если в конце обмена электронными письмами вы так и не получите решения, на какое рассчитывали, всегда можно разослать всем еще одно письмо с перечислением лучших идей и предложением их обдумать. А если и тогда решение не будет найдено, то можно будет собрать нескольких человек (тех, чьи идеи были наиболее интересными) для короткого совещания.

Телеконференция

Хотя это практически равносильно совещанию, проводимому в одном помещении, хорошо организованная телеконференция почти всегда занимает вдвое меньше времени, чем хорошо организованное совещание. Люди больше сосредоточены на основной теме, тщательнее взвешивают свои замечания и идеи, поскольку во время телеконференции труднее вскочить и высказать свое мнение. Такие сервисы, как Skype, постепенно вытесняют обычные совещания из корпоративной культуры. Думаю, это к лучшему.

Коллективные технологии

Такие технологии, как Google+ или сайты wiki, позволяющие дистанционно работать с документами нескольким людям одновременно, приобретают все большую популярность. Преимущество понять несложно: если вы работаете над документом или идеей, то можете привлечь к работе тех, кого пригласили бы на совещание – например, руководителя финансового отдела. В подобной ситуации человек может пропустить все обсуждения, не относящиеся к его сфере компетентности, и сосредоточиться только на финансовом аспекте проекта.

«Захват стола»

Овладейте искусством «захвата стола»! И тогда вам не придется встречаться с людьми, чтобы попросить у них разрешения или узнать их мнение. «Захват стола» происходит двумя способами – запланированным и незапланированным. Запланированный более вежлив – отправьте короткое электронное письмо: «Привет, я работаю над проектом, и мне нужен твой совет. Ты будешь в офисе сегодня или завтра? Я заскочу, и мы поболтаем». Если ответа нет или вам кажется, что человек вас избегает из-за каких-то проблем, прибегните к незапланированному способу: просто подойдите к его столу.

Когда вы окажетесь за одним столом, эффективность общения заметно возрастет. Вы стоите над ним в очень дискомфортном положении. Кроме того, отвлекаете одного-двух коллег. Они это знают и постараются избавиться от вас как можно быстрее, поскольку в такой ситуации всем неудобно. В конце концов, вы получите сообщение по электронной почте, которое ваш собеседник с удовольствием напишет в тишине и покое, избавившись от вашего общества. А вы избавите себя и его от нужды тратить полчаса на совещание, в ходе которого половина времени уйдет на вводную часть.

Почтовая рассылка

Для эффективного общения и рабочего настроя очень важно, чтобы все члены команды двигались в одном темпе и были в курсе дел друг друга. Это жизненно необходимо большинству компаний, где «радар новых возможностей» у каждого сотрудника постоянно включен и работает на полную мощность. Электронная почта – прекрасное средство, позволяющее держать всех в курсе. По внутренней связи человек может разослать другим членам команды информацию о своих достижениях. Гораздо удобнее, чем собирать всех в одной комнате и целый час об этом рассказывать.

Коридорный консенсус и управление во время прогулки

Много интересного можно узнать, столкнувшись с коллегами в коридоре или собравшись выпить в пятницу вечером. Управление во время прогулки – фантастически полезное средство для любого менеджера, обладающего навыками общения, но не имеющего времени. Это очень просто, хотя эффективно использовать такой прием может не каждый. Раз в день или два-три раза в неделю прогуливаясь по этажам, вы даете людям возможность поговорить с вами. В такой ситуации можно пообщаться не только с членами своей команды, но и с теми, кто не находится в вашем подчинении, но в чьем опыте вы нуждаетесь. Я видел, как прекрасные руководители делали это, не имея под рукой ни блокнота, ни смартфона. Но если у вас, как и у меня, память, словно сито, не бравируйте: возьмите с собой блокнот и запишите все мысли и идеи, которые возникнут в результате такого общения. Когда у вас выдастся свободное время, составьте список людей, с которыми рассчитываете встретиться, когда будете прохаживаться по коридорам, и список проблем, которые можно было бы обсудить. Такая «прогулка» должна стать постоянной частью основного списка действий. Если вы все сделаете правильно, то она принесет вам не только профессиональную, но и социальную помощь. Кроме того, потратив менее получаса, вы сможете обсудить полдесятка важных проблем.

Ежедневные «пятиминутки»

Это своеобразная уловка, хотя по сути своей – настоящее совещание! Существует множество литературы, в которой обсуждается идея коротких ежедневных летучек. Мне больше всего нравится книга Верна Харниша «Правила прибыльных стартапов». В ней рассказывается, что лидерство в развивающемся бизнесе – это «1 % видения и 99 % дисциплины». Одна из разновидностей дисциплины – умение напоминать всем об основных целях, на которых следует сосредоточиться. Именно этому и посвящены ежедневные обсуждения. Такие совещания длятся не более 15 минут, но избавляют от нужды организовывать другие встречи, поскольку очень просты по форме и регулярны. Я каждый день провожу такую «пятиминутку» со своей командой (мы обычно сидим, но если народу много, то можно собраться в углу комнаты, в коридоре или там, где всем хватит места). На такой «пятиминутке» мы ежедневно задаемся пятью вопросами:

1. Что хорошего?

2. Над чем сегодня работаем?

3. Насколько мы продвинулись на пути к ведущему положению в своем бизнесе?

4. Какие проблемы?

5. Готовы ли мы к завтрашней «пятиминутке»?

Правил здесь немного, но пару советов я все же дам. Во-первых, все затронутые проблемы, на решение которых требуется больше минуты, обсуждаются после встречи. Во-вторых, «пятиминутки» проводятся ежедневно в одно и то же время (в нашей компании Think Productive мы собираемся в 9.40, чтобы в те дни, когда в 10 часов начинается семинар, я успел подготовиться к нему, принять участие в летучке и вовремя появиться в учебном классе, имея 5–10 минут в запасе). Мы ведем нашу «пятиминутку» по очереди. В хорошие дни она действительно занимает пять минут, но никогда не длится дольше пятнадцати.

Как уклониться от чужих совещаний

Все, о чем мы только что говорили, помогает нам избавиться от множества непродуктивных, требующих времени совещаний. А что делать, если организатор – не вы? Когда кто-то приглашает вас на собрание, кажется, что отказаться невозможно. Вы испытываете чувство вины – и соглашаетесь. Но если вы знаете, что оно совершенно бесполезно для вас, что вы даром потратите драгоценное внимание и время, то поступите, как истинный ниндзя: уклонитесь.

«У меня есть более важные дела»

Конечно, это правда, но не стоит говорить именно так. «Мне нужно срочно закончить проект Х», «Мой начальник попросил меня посвятить эти дни исключительно проекту Y». Не грубо, но вполне безжалостно.

«В это время я занят»

Удобная фраза, особенно если вас приглашают на совещание «для украшения», а не по серьезной причине (чаще всего так и бывает – поскольку люди, которые организуют встречу, сосредоточены только на выполнении своей задачи и совсем не думают о вашем времени и внимании).

«Я не смогу присутствовать, но…»

Вместо того, чтобы идти на совещание и тратить час-два своего времени, потратьте пять минут, чтобы узнать тему, и изложите свои соображения в письме. Это позволит вам внести свой вклад и защитить ваши время и внимание. Чаще всего организаторы совещаний ценят такое внимание к затронутой теме.

«Может быть»

Этот прием особенно хорошо работает с Outlook, где можно использовать опцию «возможно, я буду присутствовать». Не считайте себя обязанным объясняться – вы изъявили свою готовность, но подобную фразу обычно истолковывают так: «Я постараюсь прийти». На самом деле, вы, скорее всего, постараетесь не приходить. Могут использоваться также вербальные или электронные эквиваленты этой особой кнопки.

Возможно, вы, прочитав мои советы, подумали: «Ну, если все будут так поступать, нам никогда не собрать ни одного совещания. А нам же нужно взаимодействовать, иначе наша организация попросту рассыплется». И в этих словах есть своя правда. Подобные приемы уклонения следует использовать лишь при необходимости. Однако не забывайте, что оспаривать статус-кво бывает очень полезно. Как бы то ни было, если вы начнете использовать уловки настоящего ниндзя, то поразитесь тому, насколько редко люди будут замечать, что вы уклоняетесь от совещаний.

Хорошее совещание может изменить мир

Порой бывают моменты, когда решить проблему может только реальное совещание. Вот несколько ситуаций, где оно станет наилучшим выбором. Тогда – и только тогда – вы можете спланировать самое продуктивное совещание своей жизни.

«80 % профессиональных бизнесменов считают, что можно позитивно повлиять на результаты совещания с помощью правильно выбранного качественного печенья» (Опрос в гостиничной сети Holiday Inn, 2008).

Встречайтесь на небе, не на земле

Совещания нередко портит то, что люди используют их для детальных обещаний, а не для решения глобальных проблем, таких как:

• Каким должен быть общий подход?

• В ситуации противопоставления что лучше выбрать?

• Кого мы пытаемся удовлетворить этим решением?

• Что важнее – качество или цена? Когда ответ на этот вопрос изменится?

Это вопросы небесного уровня, основанные на стратегическом мышлении и умении видеть картину в целом. Найдите ответы на них – и можно будет действовать, не собирая нового совещания для прояснения мелких деталей.

«Верблюд – это лошадь, дизайн которой выбирал комитет».

Алекс Иссигонис, дизайнер Mini

Собирайтесь, когда нужно разрешить эмоциональные проблемы

Нет смысла прятаться за электронными письмами, когда принятие определенных решений требует общения с глазу на глаз. Но хочу предупредить: решайте эмоциональные проблемы только в том случае, если они важны для вас. Если Джон проработал в компании 27 лет, а сейчас его должность оказалась ненужной, это важно. Если Билл собирается устроить истерику из-за того, что вы отдали предпочтение не тому дизайну, который он выбрал, это не важно. Пусть устраивает истерики кому-нибудь другому. Желательно дома.

Совещание должно создавать импульс, поток, энергию

Начинайте проекты со «вступительного совещания». Главная цель такой встречи – сплотить команду и подготовить ее к следующему этапу проекта. На совещании нужно создать атмосферу потока, ощущение потока и силы – благодаря этому дальнейшее сотрудничество будет более эффективным и гармоничным. Поскольку основная задача – завязать личные контакты и сблизить участников проекта, то такие совещания можно проводить в оригинальной обстановке. Наберитесь смелости и пригласите всех в соседний боулинг или ресторан.

Как добиться магической встречи

Если вы нашли себе оправдания и уклонились от 60–70 % совещаний, а также сократили число собственных процентов на 90, осталось лишь сделать эффективными немногие оставшиеся. Ставки в этой редкой игре чрезвычайно высоки. В свое время мне довелось побывать на нескольких подобных совещаниях. Надеюсь, мне тоже удалось провести пару достойных собраний, но об этом судить другим, а не мне!

Одну из замечательных встреч, на которых я присутствовал, проводил Мартин Фаррелл, настоящий маг и волшебник из нашей компании, верный друг и заслуживающий доверия коллега. Именно Мартин познакомил меня с самым восхитительным принципом совещаний, какой мне только доводилось слышать. Этот принцип предложили Лоис Грессл и Джордж Гавлински – они вместе с Мартином работали над книгой «Совещаемся вместе». Принцип этот заключается в континууме 40–20–40.

Континуум 40–20–40

Если вам понадобится провести совещание, и вы хотите, чтобы оно прошло успешно, используйте континуум 40–20–40. Это значит: 40 % внимания сосредоточьте на подготовке и обеспечении совещания до его начала; 20 % внимания можно посвятить самому совещанию – времени, когда все участники будут вместе; а затем 40 % внимания следует посвятить реализации решений.

Как любое золотое правило, этот принцип кажется простым и даже, на первый взгляд, очевидным. Однако, на деле им пользуются редко, потому что это нелегко. Нам хочется уделить все свое внимание самому собранию: какой должна быть повестка, как построить весь процесс и т. п. На самом деле, гораздо важнее найти правильное место, подготовить персонал и все точно организовать. Чтобы совещание действительно принесло плоды, надо внимательно проследить за всем, что произойдет после.

40 % – подготовка

Правильно готовьте совещания! Только тогда вам удастся добиться настоящей магии. Продумайте все аспекты, и я уверен, это займет у вас гораздо больше времени, чем вы ожидали. Конечно, следует напечатать повестку дня, обеспечить все необходимые документы и информационные материалы. Очень важно позаботиться о печенье! Но еще важнее задолго до начала встречи все продумать самым тщательным образом. Главная задача – не в том, чтобы потратить на совещание минимум внимания и времени. Главное – получить максимальную отдачу от своих вложений.

С самого начала представляйте конечные цели

Не ждите середины совещания, чтобы понять, каким должен быть результат. Начинайте сразу же. Вы должны знать конечную цель. Ее можно даже включить в повестку дня. А поскольку управлять процессом будете вы, то можете сказать о ней во вступительном слове. Вот пример, как это можно сделать:

«В конце совещания мы согласуем четкий план и распределение обязанностей, чтобы можно было получить десять новых клиентов к концу марта».

Более оригинальный метод истинного ниндзя: начните совещание с ответа на свой вопрос, а не с одного лишь вопроса. Благодаря этому совещание превратится в более сосредоточенный обмен идеями.

Состояние потока

Планируя совещание, воспринимайте его как путешествие. Продумайте, где могут возникнуть проблемы, в какой момент участникам захочется отдохнуть или размять ноги – предложите наилучший вариант. Хорошие совещания всегда производят впечатление путешествия. Большинство собраний начинаются с вводной части: знакомства друг с другом, оглашения темы и результатов, которых желательно было бы добиться. Средняя часть – основная: дискуссия, вопросы, ответы, начало соглашений. В конце совещания следует положить конец всем дискуссиям и прийти к решениям. Нужно определить необходимые действия и согласовать последующие практические шаги. Эти границы легко размываются, если у вас нет качественных «маркеров», их обозначающих.

Отведите время для «маневра»

Порой во время совещаний трудности и осложнения возникают в самые неожиданные моменты, предсказать которые невозможно. Не пытайтесь угадать, когда такое может случиться, а просто заложите на последние пункты повестки чуть больше времени, чем требуется. Это даст вам возможность для маневра, если из-за неожиданных обстоятельств обсуждение затянется. Но никогда не говорите об этом другим участникам совещания – даже тем, кому полностью доверяете. Иначе это станет уже их секретным запасом времени, и они почувствуют себя вправе распоряжаться им по собственному усмотрению. Используйте уловки истинного ниндзя и маскировку.

Продолжительность

Тщательно продумайте продолжительность встречи. Если вы – дисциплинированный председатель, то, скорее всего, сумеете закончить раньше, чем ожидали. Не стоит слыть специалистом по затягиванию любых переговоров. Будьте точны и реалистичны, и в то же время излагайте мысль максимально кратко, стимулируя к тому же других участников. То, что ваш Outlook Calendar делит график дня на интервалы по 30 или 60 минут, вовсе не означает, что вы не можете провести совещание за 15 или 45 минут – или даже за 21 минуту, если захотите! Это очень тонкий момент, поэтому будьте осторожны и тщательно все продумывайте. Дополнительные пять минут проактивного внимания, потраченные на размышления, потенциально смогут спасти массу времени других людей.

Место и обстановка

Обстановка многое говорит о том, какого рода встречу вы собираетесь провести. Зал в театральном стиле с кафедрой впереди предполагает дидактический стиль, тщательные записи участников и строго определенное время для вопросов. Когда участники располагаются вокруг стола, то подразумевается некоторый уровень формальности и максимальное участие, но он же может послужить определенным барьером и помехой для активного слушания. Стулья, расставленные подковой, без стола напоминают групповую психотерапию: активное слушание, командная работа, достижение консенсуса и решение проблемы. Ни один метод нельзя считать правильным или неправильным – просто каждый подходит для своей ситуации и повестки дня. Обстановка помещения играет важную роль.

Создайте необходимую для себя культуру

Какое-то время я занимался управленческой работой, и каждую неделю мне приходилось присутствовать на совещаниях. Самое глубокое впечатление на меня произвел руководитель той организации. Он создал культуру, в которой подготовка была абсолютно необходима. Во всеоружии был руководитель, поэтому и менеджеры высшего звена тоже были всегда готовы. В результате во время совещаний обсуждались точки зрения и действия, и никто не вдавался в долгие объяснения. Сами встречи длились минут сорок, а не три-четыре часа. Такая культура была не просто спланирована руководителем, но еще и тщательно поддерживалась и подкреплялась. Каждый пункт повестки дня он предварял небольшим вступлением, в котором почти всегда звучала фраза: «Полагаю, все прочли документы», а затем вкратце предлагалось решение. Если кто-то не подготовился, то это был верный путь к провалу: достаточно было совершить такую ошибку – и ты безнадежно отставал от команды. На следующей неделе ты приходил уже подготовленным, прочитав все необходимое. Создайте аналогичную культуру в своей команде – и ваша жизнь станет намного проще.

20 % – само совещание

Вы тщательно подготовились и убедили других сделать то же самое. Вы даже купили хорошее печенье. Как же обеспечить эффективность самого совещания?

Приветствие и вступление

Если вы пригласили от четырех-пяти человек, то на создание групповой динамики потребуется чуть больше времени. Ваша задача – сделать так, чтобы все почувствовали себя максимально комфортно. Это способствует повышению активности участников совещания. В такой обстановке люди меньше боятся выставить себя в невыгодном свете. Старайтесь установить зрительный контакт и поговорить с каждым сотрудником сразу после его прихода. Будьте доброжелательны. Сделайте так, чтобы ваши собеседники почувствовали себя особенными. Если эта деталь кажется вам излишней, вспомните себя на разных совещаниях – и разница станет очевидна.

На своих собраниях я обычно прошу людей представиться. К этому меня подтолкнула великолепная книга Нэнси Клайн «Время думать», в которой она рассказывает о создании идеальной для слушания и мышления рабочей среды. Такое простое приветствие позволяет каждому высказаться и комфортно себя почувствовать в тот момент, когда внимание остальных направлено на него. Это сплачивает группу и повышает эффективность совещания.

Обычно я задаю три-четыре вопроса:

• Имя.

• Функция (и место работы, если на совещании присутствуют представители нескольких организаций или офисов).

• Причина приглашения.

• Что вам особенно хорошо удается (формулировка этого вопроса довольно расплывчата, что позволяет человеку высказаться в профессиональном или личном плане и почувствовать себя комфортнее).

Я больше всего люблю последний вопрос. Отвечая на него, люди немного раскрываются, идут на определенный риск, чтобы привлечь внимание группы и в дальнейшем общении почувствовать себя увереннее. Это очень важно для продуктивного обсуждения реальных проблем. Многие исследования говорят о благотворном влиянии смеха на процесс принятия решений. Последний вопрос всегда вызывает хотя бы одну улыбку, поскольку люди стараются сказать что-то интересное. Это очень простое, но весьма эффективное средство.

Темп

Председатель совещания управляет темпом. Здесь нужно сохранить баланс: не старайтесь быть слишком жестким и кратким, чтобы сэкономить время. Нередко из-за такой экономии люди просто предпочитают отмолчаться. Они не ощущают своей вовлеченности в процесс принятия решений. И это обязательно отзовется в будущем, когда сотрудники начнут оспаривать обязательства и заявлять, что их мнение не было выслушано. Но в то же время мы собираемся для принятия решений, а не для групповой психотерапии, поэтому стоит следить за тем, чтобы участники придерживались темы и не повторялись. Подумайте, какого рода встреча вам требуется, какого консенсуса вы хотите добиться. Темп совещания должен соответствовать индивидуальному темпу самого медлительного участника. Разумно оцените возможности всех приглашенных и определите, можно ли такого участника опередить.

Легкий дискомфорт = быстрые решения

Легкий дискомфорт может послужить прекрасным катализатором для принятия решений в группе. Когда будете проводить совещание, подумайте об этом. Вот несколько полезных фраз:

• «Понимаю, что все хотят выпить кофе, поэтому давайте быстро решим этот вопрос и двинемся дальше».

• «Я знаю, что здесь слегка жарковато. Как только мы покончим с этим вопросом, я попрошу кого-нибудь заняться кондиционером».

• «Давайте еще пять минут посвятим этому вопросу, и можно будет размять ноги».

Существуют и более экстремальные способы использования легкого дискомфорта с целью сосредоточенного и быстрого принятия решений. Совещание можно провести в необычном месте. Можно даже не предлагать участникам садиться. Стоячие совещания – средство полезное, но не забывайте о напряженности внимания, о чем мы говорили в начале этой главы. Иногда дискомфорт является наилучшим подходом, но порой неудобство значительно снижает способность людей слушать и активно участвовать в обсуждении.

Следование курсу

Во время совещания роль председателя заключается в том, чтобы строго следовать курсу. Решения и действия должны быть понятны и четко определены. Если на вашем совещании каждый участник имеет строго отведенное время для выступления (лично я не считаю такой подход эффективным всегда, он бывает полезен лишь иногда), можно в ходе совещания упоминать о минутах, чтобы окончательно прояснить принятые решения («Хорошо, а теперь давайте сформулируем это за несколько минут»). Согласованная, краткая и ясная формулировка способствует большей концентрации внимания и обеспечивает уверенность в полном и однозначном понимании.

Никто не должен бояться сделать ошибку

Мы привыкли считать ошибки промахами и чем-то однозначно плохим. Но прогресс без ошибок невозможен. Мы должны убеждаться в том, что одно работает, а другое нет. Однажды я услышал от руководителя такие слова: «У меня нет проблем с теми, кто ошибается. Главные мои проблемы возникают с теми, кто не признается в своих ошибках и не хочет их исправлять». Поощряйте эксперименты и инновации и старайтесь сделать их «безопасными».

Все хорошо, что хорошо кончается

Очень важно правильно закончить совещание. Обычно люди лучше всего запоминают последние несколько минут, поэтому вы должны вселить в них ощущение общей цели, гармонии и потока. Объясните, что произойдет дальше, и убедитесь в том, что все хорошо представляют себе следующие шаги – особенно те, которые они должны осуществить сами.

Публично принятые обязательства

Это лучший способ держать ситуацию под контролем. Люди осознают необходимость отчета и точно представляют свою ответственность. Попросите участников подтвердить свои обязательства письменно и огласите их на совещании. В прошлом я использовал старый трюк: просил людей написать письмо или записку самим себе через три-шесть месяцев. В этом письме нужно было описать все то, что должно быть достигнуто к этому времени. Я собирал эти письма и рассылал в указанную дату. Важен был не сам факт получения письма через полгода (впрочем, и это служило прекрасным конкретным напоминанием!). Изложив свои обязательства в письменном виде, люди лучше помнили о них и трудились с большей отдачей. И к моменту получения весточек из прошлого оказывалось, что им удалось добиться гораздо лучших результатов.

Заключение

Заключение не менее полезно, чем вступление, о котором я говорил в начале этого раздела.

Дайте участникам возможность высказаться и почувствовать, что они внесли большой вклад в успех общего дела. В то же время нужно обратить внимание на степень их участия и приступить к перспективному планированию. В заключение я обычно задаю следующие вопросы:

• Что вам больше всего понравилось на этом совещании?

• Удивило ли вас что-нибудь в этом совещании?

• Как изменились ваши планы в результате совещания?

• Чего вы ожидаете?

40 % – реализация решений

Реализация решений не просто важна, это – главная цель любого совещания. Без реальных действий оно бессмысленно. Сами по себе принятые обязательства и высказанные хорошие идеи ничего не значат. Они не могут осуществиться и изменить мир сами по себе. Задумайтесь об этом: тщательно спланированное и прекрасно проведенное совещание может оказаться пустой и бессмысленной тратой времени, если его решения не будут воплощены в жизнь. Давайте же поговорим о ключевых привычках, которые необходимы для создания культуры реализации решений и продуктивных действий.

Составляйте список действий во время самого совещания

Не опускайте рук при первой же трудности. Многие встречи, на которых я присутствовал, а затем и проводил, заканчивались сбором информации, ощущением активных действий и рассылкой итогов всем участникам. К тому времени, когда люди получали информацию, она уже безнадежно устаревала: слова начинали терять свой смысл. Более того, начинала меркнуть память о самом совещании, поскольку к этому времени успевало пройти несколько других, посвященных другим темам. Люди просто не понимали, кто и что должен сделать. Неопределенность порождала медлительность, а та порождала страх и т. д., и т. п.

Реализация результатов начинается в момент завершения совещания. Не заканчивайте встречу, пока у вас и всех остальных участников не сформируется отчетливое представление о том, какие действия надо выполнить. Желательно иметь список действий – его можно написать на доске, за несколько минут составить на ноутбуке или оформить в бумажном виде. Используйте встречу для прояснения того, что нужно сделать. Убедитесь, что все присутствующие ясно понимают свои задачи и готовы их осуществить.

Культура действия

Одного лишь составления списка действий все же недостаточно. Необходимо создать внутри команды культуру действий, чтобы, когда они будут осуществлены, сотрудников можно было вознаградить, но при этом не считать результат удивительной неожиданностью. Вы должны рассчитывать на действия. Они должны быть частью повседневной реальности, а не поводом для удивления и празднования.

Фиксирующее письмо

Организатор совещания должен обеспечить рассылку «фиксирующего» письма, в котором в текстовом виде или в виде приложения содержится полный и четкий список действий. Это можно сделать самостоятельно или кому-то поручить. В письме нужно поблагодарить участников за то, что они уделили совещанию время, а также рассказать, что получится в результате принятых обязательств. Такое письмо создает импульс, напоминает всем об их задачах и служит напоминанием и справочным материалом. Письмо должно быть читабельным – структурированным и не очень длинным. И самое важное, все в нем должно быть изложено точно и ясно.

Кто руководит проектом?

Когда совещание закончено и команда приступила к реализации поставленных задач, руководство действиями можно возложить на кого-то другого. В фиксирующем письме сообщите всем участникам, кто руководит проектом, направляет действия и к кому нужно обращаться с вопросами и проблемами. Это может быть тот, кто проводил совещание или менеджер проекта.

Создайте возможность для проясняющих вопросов

Если вы руководите командным проектом, вам нужно создать возможности для проясняющих вопросов. Причем так, чтобы человек, задавая вопросы, не боялся выставить себя в невыгодном свете. Это можно сделать в электронных письмах, но для той же цели прекрасно подойдут регулярные беседы, «захват стола», беседы в коридорах и общие дискуссии. Задавайте вопросы типа:

• «Вы точно представляете себе, что нужно сделать?»

• «У вас есть все необходимое?»

• «У вас все нормально?»

И помните, что одни лишь перечисленные вопросы не дают человеку возможности прояснить все непонятное, не показавшись бестолковым. Избавьте собеседника от неловкости, сказав что-то вроде:

• «Не удивлюсь, если у вас появится несколько вопросов. На этой неделе у меня есть время. Не хотите ли что-нибудь обсудить?»

• «Я понимаю, что всем нам есть, о чем подумать, поэтому смело спрашивайте, если у вас появятся вопросы».

• «Ко мне уже многие обращались за советом. А у вас есть вопросы?» (Говорите так, даже если никто к вам не обращался. Человек понимает, что он не один такой, а следовательно, он вовсе не глуп.)

• «Задача очень сложная. У вас есть какие-то проблемы?»

Со временем вы начнете замечать, кто с готовностью задает вопросы, кого нужно к этим вопросам подтолкнуть, а кто избегает подобных разговоров любой ценой, хотя и не представляет, как сделать то, что от него требуется.

Сроки

При любой возможности устанавливайте сроки. Мы говорили об этом в главе, посвященной фазе действий процесса CORD. Сроки возникают как черт из табакерки. Вспомните о проектах, которые вы заканчивали ночью накануне сдачи. Когда вы к ним приступали, то были уверены, что такого не произойдет, верно? То же относится и к делегированию обязанностей. Не бойтесь устанавливать жесткие сроки, но при этом будьте открыты для вопросов и изменений.

Установите критерии оценки

Действие должно подлежать оценке. И дело не только в соблюдении сроков. Важна оценка результата и его воздействия на корпоративные результаты в целом. Критерии оценки повышают ясность и концентрацию на первых этапах, а также облегчают мониторинг в дальнейшем. Вопросы о сути действий – прекрасный способ регулярно оценивать ход осуществления проекта. Вполне возможно, что через несколько недель после совещания выяснится, что требуются совершенно иные действия.

УПРАЖНЕНИЕ: ОСУЩЕСТВЛЯЙТЕ ПЕРЕМЕНЫ И СОСТАВЛЯЙТЕ ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ РЕГУЛЯРНЫХ СОВЕЩАНИЙ

Подумайте о проводимых вами регулярных встречах. Это могут быть рабочие беседы внутри команды или обзорное совещание, намеченное через шесть месяцев после первичного.

• Разработайте чек-лист следования повестке дня.

• Разработайте чек-лист действий, которые надо выполнить в конце каждого совещания.

• При возможности включите сроки и более детальное описание необходимых действий.

• Составьте описание процесса подготовки, проведения совещания и реализации результатов. 40 % времени отведите на подготовку, 20 % посвятите тому, что нужно сделать на самом совещании, и 40 % – реализации результатов.

Подумайте, чего вы сейчас не делаете, но что может заметно облегчить проведение совещаний. Поскольку речь идет о регулярных встречах, прямо сейчас потратьте время на оптимизацию процедуры, чтобы проводить их максимально эффективно.

Вы ниндзя?

• Дзен-спокойствие – результат регулярного анализа каждой сферы работы настоящего ниндзя. Воспринимайте всю свою работу как проект.

• Ниндзя не боится оригинальности в управлении проектами и совещаниями. Он больше сосредоточен на гибкости и ответной реакции, а не на старомодном «планировании».

• Ниндзя использует проекты и совещания для осознания и готовности, а также для создания атмосферы доверия и придания рабочему процессу силы потока.

Глава 10. Поток

«Я уже лидировал… И просто продолжал ехать. Неожиданно я на две секунды оторвался от всех остальных, в том числе и от моего товарища по команде на той же машине. И вдруг понял, что перестал вести машину сознательно. Мной руководил какой-то инстинкт. Я находился в другом измерении. Мне казалось, что я несусь по туннелю».

Айртон Сенна, чемпион Формулы-1, выступление после квалификационных заездов Гран-при Монако, 1988

В последних нескольких главах я рассказал вам о содержании и применении модели эффективности CORD. Кроме того, мы создали второй мозг для управления проектами и действиями. Вы установили полный контроль над папкой «Входящие» в своем почтовом ящике и сосредоточились на управлении проектами. Вы поняли, как можно сократить количество совещаний, и как следует проводить их. Все хитрости, советы и подходы, которые мы с вами обсудили, работают. Я знаю это, потому что сам ими пользуюсь. Помимо этого, я обучаю их применению других людей и вижу, каких результатов они добиваются. Полагаю, теперь вас ничто не остановит! Кроме, конечно же, вас самих.

Авторы многих книг по тайм-менеджменту не понимали, что человек – создание очень сложное. Он не всегда делает то, что для него хорошо – даже если знает, как надо. Мы принимаем неправильные решения, отдаем приоритет незначительным делам, оставляя серьезные и важные задачи невыполненными. Основной список действий не управляет нашими поступками. Мы медлим, ищем повода уклониться от сложной задачи, которая может сделать нас великими, но связана с риском выставить себя в невыгодном свете. Мы уступаем соблазнам, отвлекаемся и отрываемся от работы.

Даже когда мы готовы действовать, вооружившись всеми знаниями, средствами и системами мира, мы все равно находим массу поводов, чтобы не действовать. Любому ниндзя нужно победить злейшего врага – собственное сопротивление.

Сопротивление

Где-то в глубине нашей души живет злобное маленькое существо – хитрое, невидимое, ехидное, навязчивое, безответственное, ревнивое. А хуже всего то, что оно знает нас лучше, чем мы сами. Этот чудовищный монстр – наше сопротивление. Никто точно не понимает, каковы мотивы сопротивления и почему оно возникает в сознании в тот самый момент, когда вы приступаете к работе и хотите выполнить ее эффективно. Удивительно, но чем более интересна для нас выполняемая работа, чем важнее результаты собственных действий, тем сильнее внутреннее сопротивление. Злобный монстр саботирует все наши действия, уничтожает результаты и сбивает с пути.

Стивен Прессфилд написал о внутреннем сопротивлении и о его преодолении целую книгу «Война за креатив». Он рассказывает о том, как творческие люди борются с внутренними голосами. В душе каждого из нас звучит монолог отчаяния, сомнений, ревности, страха. Внутреннее сопротивление подбрасывает нам негативные мысли, чтобы помешать сделать то, что мы должны сделать. Даже если вы не считаете себя творческим человеком, на самом деле вы именно таковы. Если ваша работа связана с извлечением ценности из информации и идей, то вы – именно такой человек, о каких пишет Стивен Прессфилд. Сознаете вы или нет, признаетесь ли в этом или нет, но в вашей душе живет внутреннее сопротивление – это чувство знакомо каждому.

Ниндзя должен использовать самосознание, чтобы победить внутреннее сопротивление. В этой борьбе приемлемы любые уловки – лишь бы обойти этого врага. Или нужно трудиться с таким напором, чтобы никакое внутреннее сопротивление не могло сбить вас с курса. Оно теряет силу только перед лицом серьезного импульса. В этой главе мы поговорим о том, как осознать внутреннее сопротивление и создать поток, способный его победить.

Рептильный мозг

У нашего сопротивления, какую бы боль и стресс оно нам ни причиняло, есть очень веская причина. Подобные мысли рождаются в древнейшей части человеческого мозга – в рептильном мозге. Она связана с мотивацией и функциями выживания. Замри неподвижно – и хищники тебя не заметят. Замри, не выделяйся – и сможешь дожить до следующего дня.

Любой вид творчества – а под ним я подразумеваю ту работу, которой вы занимаетесь, – это битва между двумя побуждениями. Умный, развитой человеческий мозг жаждет успеха. Он хочет выполнить всю работу и поделиться идеями с миром. Ящеричный мозг – источник внутреннего сопротивления – страшится того, что может произойти, если сделать нечто такое, чего не делал прежде. Мозг рептилии думает о выживании, статусе и безопасности. Он предпочитает комфорт славе и успеху.

Все, что, по мнению древнего мозга, может вызвать реакцию или перемену, – опасно, и он старается эти мысли подавить. Малейший риск выставить себя в невыгодном свете вызывает у него стоны, крики, страдания и ожесточенное противодействие. Нужно только выживать, слиться с окружающей средой, замереть и вести себя так же, как все.

Распознавание внутреннего сопротивления

Сопротивление – функция незамысловатая, состоящая из нескольких основных эмоций. Но нельзя недооценивать ее силу, изобретательность и злонамеренность. Сопротивление может проявляться в самых разных формах. Вот наиболее распространенные формы, с которыми вы можете столкнуться. Но помните, что список этот далеко не исчерпывающий.

• Стремление к абсолютному совершенству (перфекционизм).

• Организация совещания, связанного с работой, которую вы можете выполнить и без него.

• Трата времени на смену шрифтов, заголовков и прочих мелочей, когда остальная работа уже выполнена.

• Трата огромного времени на чтение или сбор данных.

• Пренебрежение противоречивой или интересной информацией.

• Чрезмерная организованность.

• Страх перемен.

• Критика в адрес тех, кого можно назвать новаторами, кто действует не так, как все остальные.

• Внимание к количеству слов, а не к содержанию.

• Постоянная проверка собственной работы.

• Постоянное стремление к поддержке со стороны других людей.

• Чай вместо смелого разговора.

• Игра с приложениями, направленными на повышение продуктивности, а не реальное повышение продуктивности.

Вы заметите, что подобные действия распыляют наше проактивное внимание, отвлекают сильными эмоциями и прочно укоренившимися привычками. Распознавание внутреннего сопротивления – это жизненно важный этап. Как только вы заметите в себе что-то напоминающее сопротивление, тут же начнется борьба.

Борьба с сопротивлением – и полная победа

Существует два метода борьбы с сопротивлением:

• Заставить его замолчать.

• Обмануть, сделав вид, что вы его не замечаете.

Как заставить сопротивление замолчать

Подтверждение

Сопротивление трусливо прячется внутри нашего мозга, редко показываясь и при любой возможности маскируясь за другими мыслями. Вам нужно регулярно вытаскивать его на белый свет. Многие привычки и приемы, описанные в этой книге, направлены именно на выявление внутреннего сопротивления.

• Улавливание и фиксация всего происходящего в вашем внутреннем мире позволяет выявить сопротивление. Оно будет кусаться и визжать, когда вы захотите избавиться от него. Но вы сможете преодолеть каждую вредоносную мысль. Тревоги и шумы уйдут прочь.

• Медитация – прекрасный способ прислушаться к себе, понять и распознать собственные чувства. Она позволяет притормозить и отстраниться от стремительной череды мыслей, которые атакуют ваш мозг с утра до ночи. Медитация помогает сосредоточиться, сконцентрироваться и пребывать в настоящем моменте.

• Физическая активность ослабляет сопротивление. Занятия фитнесом способствуют выработке эндорфинов и вызывают прилив сил. Мы чувствуем себя сильными – и знаем, что способны победить в любой схватке.

• Обзор Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Этап обзора и анализа жизненно важен. В такие моменты вы начинаете видеть лес за деревьями. Вам открывается полная картина. В эти моменты сопротивление особенно обостряется и делает все, что в его силах, чтобы обескуражить и встревожить вас.

• Наставник поможет вам почувствовать, что вы не одиноки. Даже у самых уверенных в себе и спокойных людей случаются такие моменты в жизни и на работе, когда они превращаются в лебедей: внешне спокойно и грациозно скользят по водной глади, но под водой отчаянно гребут перепончатыми лапами.

Осмеяние

Сколь бы сильным ни было ваше сопротивление, в действительности оно страдает слабоумием. Лучший способ борьбы с ним – показать мелкому мерзавцу его подлинное лицо и посмеяться над ним. Вы умнее и сильнее и можете повергнуть его в прах. Посмотрите на него с юмором, увидев это уродливое тельце, осознав эти глупые идеи и бесполезные тактические приемы, которым оно вас учит.

Как еще смутить свое сопротивление?

• Смените парадигму. Вместо того, чтобы беспокоиться: «А что, если что-то пойдет не так?» подумайте: «Что, если все будет в порядке?» Страх часто заставляет нас представлять себе только возможные неудачи. Мы боимся предположить, что последствия наших действий приведут к грандиозному и прекрасному успеху! С другой стороны, если мы будем воспринимать каждую задачу как нечто такое, от чего зависит наша жизнь, это будет утомительно, потому что ставки чересчур высоки! Поймав себя на негативном мышлении, попробуйте представить, что та работа, которой вы сейчас занимаетесь, не сделает вас миллионером, но в то же время и не превратит в банкрота! Все будет хорошо.

• Поймайте себя на негативных мыслях. Скажите об этом вслух. Поделитесь с коллегой, которому полностью доверяете, что вам никак не удается закончить презентацию Power Point из-за внутреннего сопротивления. Проговорив это, вы сразу же поймете, как глупо подчиняться примитивному мозгу рептилии, и мелкий мерзавец моментально вас покинет. Сопротивление исчезает сразу же, как только почувствует, что его заметили.

Смелость и безжалостность

Лучший способ победить внутреннее сопротивление – проявить смелость и безжалостность. Это нелегко, но, если вы хотите попробовать, воспользуйтесь моими советами.

• Создайте пространство, где можно будет дать сопротивлению открытый бой. Не позволяйте ему маскироваться под веб-сайты и другие соблазны. Создайте пространство, на котором будете только вы двое. Так маленького мерзавца будет легче услышать и выловить.

• Посмотрите в глаза своему сопротивлению (оно терпеть не может открытого противостояния). Однако, если вы злитесь, то тем самым делаете его сильнее. Посмейтесь над собой и своими глупыми страхами. Поймите, что вы сильнее, и скоро оно, поджав хвост, уползет в кусты.

• Выведите сопротивление из игры. Возьмите лист бумаги и поиграйте с ним. Составьте список его доводов «против»: перечислите все причины не делать то, что оно не хочет. Закончив этот список, составьте другой – «за». И вы тут же вернете себе контроль над ситуацией.

• Превзойдите свое сопротивление. Вспомните те моменты в жизни, когда ситуация действительно складывалась для вас очень плохо. Все, чем пугает вас ваше сопротивление, на самом деле шаг вперед – настоящая победа. И когда вы это осознаете, ваше внутреннее сопротивление сдастся и сложит лапки… на время.

Как обмануть сопротивление

Конечно, гораздо проще было бы просто не обращать на него внимания, а не тратить силы на подтверждение, осмеяние или борьбу. Вот несколько приемов, которые помогут вам обойти и перехитрить свое внутреннее сопротивление. По крайней мере на время.

Заглушите сопротивление позитивным шумом

Стивен Кинг создал настоящий гимн своему ремеслу – руководство «Как писать книги». Он рассказывает об утренней привычной процедуре, которая дает ему силы приняться за дело. Самое страшное в мире для любого писателя – это чистая страница. На пустом листе нет ничего, кроме собственного сопротивления, и это тревожит. Кинг признается в любви к тяжелому року и крепкому кофе. Именно это помогает ему писать. Рок и кофе заглушают голос сопротивления и создают иллюзию импульса потока, который становится реальным, как только на странице появляются первые слова. У меня тоже есть несколько музыкальных произведений, оказывающих на меня подобное действие. Одно из них – песня Майкла Джексона Don’t Stop Till You Get Enough, первый трек с великолепного альбома Off The Wall. Настоящий взрыв энергии диско, оптимизма и раскрепощенности – ощущаешь, как голос певца отзывается в душах тех, кто слышит эту песню впервые. Это прекрасно, это сильно, это ярко. И это прекрасный антидот для сопротивления.

Привычки

Привычные ежедневные процедуры способны подавить сопротивление на довольно долгое время, за которое вы можете войти в состояние потока. Создайте определенный распорядок начала рабочего дня. Разбейте свою деятельность, которая обычно вызывает сопротивление, на пять или шесть элементов, и тогда вы успеете много выполнить, прежде чем сопротивление это заметит. Я долгое время работал дома и выработал для себя такой распорядок:

1. Выпить воды.

2. Десять минут побегать.

3. Принять душ.

4. Позавтракать.

5. Выполнить самую тяжелую и неприятную работу дня.

6. Ежедневный контрольный список.

В этом распорядке за множеством позитивных, приятных дел скрывается нечто ужасное. Пока мое тело еще наполнено эндорфинами от пробежки, сопротивление ослаблено. Все утра разные, но те, которые начинаются с хорошего ритуала, перерастают в приятные и продуктивные дни.

Иллюзия комфорта

Вспомните, что ваше сопротивление жаждет комфорта и безопасности. Выполняйте самую сложную работу в уютной, роскошной обстановке. Так вы сможете обмануть сопротивление и заставить его поверить, что жизнь прекрасна. Я работаю в Брайтоне, поэтому стараюсь большую часть писательской работы выполнять на пляже, любуясь водной гладью. Море меня успокаивает. Кроме того, на пляже меня ничто не отвлекает и не перебивает, как в офисе. А ведь любой отвлекающий фактор играет на руку сопротивлению. Попробуйте найти такую среду, которая подойдет именно вам. А если это не удается, позаимствуйте идею из нейролингвистического программирования. Научитесь вызывать у себя определенные состояния. Если вам предстоит сделать неприятный телефонный звонок или побывать на пугающем совещании, сделайте глубокий вдох и улыбнитесь. Пусть ваше тело посылает позитивные сигналы и избавляется от страха. Хорошая осанка и гордо поднятая голова тоже пойдут на пользу настроению.

Создайте условия для более сильного страха

Это мой любимый прием. Ваше сопротивление будет нести свой перфекционистский бред до тех пор, пока вы ему позволяете. Но страх выставить себя в невыгодном свете и потерять статус гораздо сильнее. Он мгновенно делает вас и ваше сопротивление союзниками.

• Поиграйте со сроками. Пусть кто-то поставит вам дедлайн для проекта, где вероятность прокрастинации и затягивания работы очень велика. Страх не успеть выполнить работу вовремя перевешивает любое сопротивление и стремление ковыряться в ненужных деталях. Вы сделаете все, лишь бы не выставить себя в невыгодном свете перед людьми, мнение которых для вас важно. В таких условиях ваша работа наверняка окажется не столь хорошей, как могла бы. Со временем вы обнаружите эти недостатки, которых никогда не появилось бы, если бы вы не спешили. Но обнаружите вы и другое: никто этого не заметил!

• Публичные заявления. Если вы делаете первые шаги в новом проекте, то лучше всего вашу решимость подкрепит публичное объявление о своих планах. Так действуют предприниматели. Сначала объявить, а уж потом планировать, обдумывать и выполнять. Именно так поступил Ричард Брэнсон, создавая бренд Virgin Cola. Сотрудники его компании много лет говорили о выпуске собственной колы, но из-за коллективного сопротивления этот проект постоянно откладывался в пользу других замыслов. Как-то раз Брэнсон давал пресс-конференцию по совершенно другому вопросу. Его спросили, каковы планы его компании. И он объявил: «В этом году мы собираемся выпустить собственную колу!» В офисе воцарилась настоящая паника, но все начали действовать. «Вы слышали, что я только что объявил?» – спросил Брэнсон сотрудников. Ответ его не интересовал.

Превратите все в игру

Превратите работу в игру – и вы сможете отвлечься от внутреннего сопротивления и преодолеть его. Подход довольно новый и может показаться странным, но идея известна уже давно. Вот несколько игр, в которые можно поиграть на работе.

• Цели по продажам. Никто не хочет быть проигравшим. Поэтому все стараются попасть в цель, получить медаль победителя и общественное признание.

• Рейтинг признания и оплата, связанная с показателями. Это абсолютная игра, в которой оценивается вся ваша работа – за каждый год (или каждый квартал).

• Очистка папки «Входящие». Это может быть игрой, если вы знаете, что это важно, но чувствуете себя усталым и делать этого не хочется. На наших семинарах по работе с электронной почтой мы вручаем участникам маленькие призовые розетки, когда им удается полностью очистить свой ящик. Это превращает серьезный процесс в увлекательную игру. Вы не поверите, но люди, занимающие высокое положение и имеющие практически все, что только возможно иметь в этом мире, на наших семинарах из кожи вон лезут, чтобы заполучить эту маленькую розетку!

• Вызов, брошенный собственному эго. «Пари держу, ты не получишь интервью у этой знаменитой актрисы!» Уверен, что после такого вы станете работать с удвоенной силой.

Привычки позитивного потока

Импульс потока уверенно побеждает любое сопротивление. А что, если бы вы могли поддерживать и сохранять это состояние в любое время, а не только тогда, когда вам нужно подавить внутреннее сопротивление? Иногда мы входим в поток практически без усилий. В другие же дни нам не по силам преодолеть препятствия, стоящие у нас на пути. Вот несколько привычек, которые помогут вам создать поток.

Сначала самое тяжелое

Начинайте каждый день с самой тяжелой работы в своем списке. Это может быть важная задача или нечто такое, в чем вы меньше всего продвинулись. Если вы до десяти утра успеете сделать приличный кусок работы, то испытаете непередаваемое чувство. И все остальное в течение дня покажется вам детским лепетом. Если же вы будете мешкать и оттягивать выполнение сложной и неприятной работы, то внутреннее сопротивление будет только нарастать, а голова будет занята этой самой работой, что снизит вашу эффективность.

Приступите к работе

Когда нам кажется, что мы зашли в тупик, нужно просто начать работать. Достаточно пяти минут, чтобы задача перестала казаться неразрешимой. Тут же появятся новые идеи, и дело пойдет на лад. Так что, если вы откладываете чтение отчета или работу над новым большим проектом, возьмите себя в руки и начните. Конечно, вы должны точно представлять следующее физическое действие, поскольку оно уже стоит в вашем основном списке действий. А если вы знаете, что нужно делать, то разве это трудно? Смелее! Приступите, поработайте пять минут. Вы поразитесь тому, что произойдет дальше.

Разминайтесь

Танцовщица Твайла Тарп написала книгу «Создание привычки к творчеству». В ней она рассказала о своих «энергетических привычках». Поскольку она занимается танцем, ее телу необходима разминка. Чтобы создать поток и пробудить творческое начало, она поднимается с постели, бежит по лестнице, садится в ожидающее ее такси и мчится в спортивный зал. Как бы плохо она себя ни чувствовала, как бы ни хотелось ей еще полчасика поваляться в постели, поднявшись, она обеспечивает себе утреннюю разминку. И когда настанет время творить, она будет готова. Разминка задает тон.

Заткнитесь!

Вы никогда не замечали, что те, кто много говорит о своей работе, на самом деле ничего не делают? Станьте молчаливым «убийцей», поразите всех такой продуктивностью, о которой другие могут только мечтать. А потом, если вам действительно захочется поговорить о работе, можете быть уверены: все захотят узнать о ней.

Откровенный разговор

Если вы зашли в тупик или оказались втянутым в неловкий конфликт, которого пытались избежать, вспомните о пользе откровенного разговора. Попробуйте начать такими словами: «Знаете, мне кажется, нам нужно поговорить начистоту». Обычно ваш собеседник сразу понимает, что вы имеете в виду. И вы сможете вернуть состояние потока.

О пользе несовершенства

Возможно, мои слова покажутся вам слишком оригинальными, ведь в школе вас учили совсем другому, но стремление к полному совершенству – это наш враг, а вовсе не друг. Избегайте перфекционизма любой ценой, поскольку он может убить творческое состояние потока. Доведение результата до совершенства – это бессмысленная трата времени. Последний этап работы над чем-либо редко бывает лучшим. Когда самое продуктивное время уже потрачено, нужно двигаться дальше, прежде чем перфекционизм не впился в вас своими когтями. Чего вы хотите – дать миру сто новых вещей или пять совершенных?

Всегда можно сделать что-то идеальнее, но это не означает, что вы должны к этому стремиться. Переходите к следующим важным делам. Если бы перед концом света у вас осталась только одна задача, то вряд ли вы стали бы тратить на нее свои последние часы, чтобы довести до совершенства. Наверняка вы решили бы закончить побыстрее, а потом посидеть с пивком и полюбоваться фейерверком.

Перфекционизм – это не просто пустая трата сил. За это время сопротивление успевает поднять голову и хитроумно замаскироваться. Внутренний перфекционист – это голос, который не только реагирует на сопротивление, но еще и питает его. Изменение интервалов между абзацами в документе Word – явный признак того, что внутренний перфекционист одержал победу. Избавьтесь от него.

Главная ценность – не в форме, а в содержании. Вспомните закон Парето: 80 % результатов вы получаете за счет 20 % своих действий. Мне часто приходится работать с советами директоров. В такие советы входят занятые люди, у которых масса дел, поэтому не думайте, что ваш отчет для них – главное дело жизни. Спросите себя: неужели этим людям действительно нужен идеальный 45-страничный документ, который они лишь просмотрят, когда до него дойдет дело? А может быть, им вообще требуется лишь суть? Резюме на одной странице обычно оказывается более полезным и эффективным. Если им понадобятся детали, они спросят.

Порой мы путаем совершенство и заботу. Прекрасное обслуживание в ресторане вовсе не идеально, оно предполагает лишь достаточное внимание к клиенту и заботу о нем. Внимание и заботу всегда замечают. Если руководство знает, что вас по-настоящему волнуют результаты работы, вам простят несовершенство. Сделайте все так, как считаете нужным, и не стремитесь к бессмысленному идеалу.

Таким образом, если вы хотите повысить продуктивность, позвольте себе быть неидеальным и трудиться просто хорошо. Да, конечно, высочайшее качество может произвести впечатление, но и объем добротно выполненной работы производит не меньшее впечатление. Именно к этому и следует стремиться. Позвольте себе ошибаться – и учитесь на собственных ошибках.

Поверьте, в несовершенстве есть своя прелесть. Мы должны радоваться случайным недоразумениям. Вспомните, что в истории человечества было множество замечательных неожиданностей. По воле случая был открыт закон всемирного тяготения, появились великолепные музыкальные произведения, новые блюда и лекарства. Ненароком появились тысячи вещей, которые до сих пор изумляют наш мир. Игра случая – это сюрприз, веселье, радость. Только благодаря недоразумениям и непредсказуемости мы вспоминаем, что мы – всего лишь люди. Не супергерои, а продуктивные ниндзя, то есть люди, старающиеся работать в меру своих сил.

Когда несовершенство результата заставляет вас сомневаться в собственных способностях, нужно сосредоточиться на ваших многочисленных и разнообразных успехах. Перестаньте заниматься самобичеванием. Мы – только люди. Безумцы те, кто постоянно стремится к совершенству.

Кроме того, случайности и нестыковки помогают нам заметить, как это прекрасно, когда все идет по плану. Всевозможные перипетии напоминают о том, что нельзя воспринимать мир как должное. А вдруг это чудо? Разве не волшебство все те замечательные вещи, которые появились благодаря нам? Разве не чудо – эта поразительная энергия состояния потока и его потрясающая продуктивность? Нет, это не волшебство и не чудо. Все благодаря вполне человеческим навыкам ниндзя, а вовсе не каким-то особым качествам супергероев.

Итак, чего же вы ждете? Настало время создать собственный игривый и продуктивный поток!

Я искренне надеюсь, что вам понравилась эта книга, и хочу поблагодарить вас за то, что вы потратили деньги, время и внимание на мои слова. Прежде чем мы расстанемся, хочу вам признаться. Все это чепуха! Я много лет изучал и преподавал все это. И знаю, что мне удалось значительно повысить свою продуктивность. Но вместе с тем я понимаю, что могу совершенствоваться и дальше. И прежде чем вы потребуете свои деньги назад и отправитесь к настоящему гуру, хочу напомнить, что предупреждал вас об этом в самом начале. Не поймите меня превратно. Я изучил и разработал несколько прекрасных систем, настойчиво трудился, чтобы добиться высочайшего уровня эффективности, но я не хочу, чтобы вы отложили мою книгу, решив, что я – не такой, как вы. Мы с вами участвуем в одном и том же путешествии, в котором нам всем предстоит открыть много нового.

Всегда есть чему учиться, всегда есть что улучшать. Все, о чем я рассказал в этой книге, основывается на чистом здравом смысле. Просто эти методы применяются гораздо реже, чем могли бы. Вы полагаете, только вы сражаетесь с подобными проблемами? Подумайте о тех, кто еще не осознал себя настолько, что даже не купил эту книгу и не сделал первый шаг!

Итак, настал момент истины.

Знания, полученные из этой книги, помещены в банк. Вы – хранитель. Теперь вы можете вернуться и перечитать эту книгу завтра или на следующей неделе, или в следующем месяце. Неважно, сделаете вы это или нет. А важно вот что:

Что вы собираетесь делать?

Давайте пойдем чуть дальше сосредоточенного рассмотрения собственного пупа и размышлений о своих дурных привычках в организации работы. Давайте что-нибудь изменим. Все те упражнения, к которым вы собирались вернуться и выполнить позже, все те гениальные идеи о переменах в своей работе, которые у вас появились, все планы, которые вы собирались составить завтра. Почему бы не начать прямо сейчас? Между хорошей идеей и практическим действием лежит целая пропасть. Давайте же начнем воспитывать в себе ниндзя, каким вы хотите, надеетесь и заслуживаете быть. Не надо начинать с большого – нужно просто начать, а не сидеть, смотреть со стороны и кивать.

И самое главное. Постарайтесь превратить свой опыт в возможность изменить ситуацию не только у себя на работе, но и во всем мире.

Возможно все: препятствия – не в навыках или времени, а в вашем воображении

Вы действительно можете изменить мир. Я знаю, это звучит высокопарно, но все герои, которые совершали такие подвиги, были обычными людьми, такими же, как вы. Просто они верили в свою высокую цель. А когда у них что-то шло не так, они отступали и вооружались дзен-спокойствием, безжалостностью, умением обращаться с оружием, уловками и маскировкой, самосознанием, оригинальностью, готовностью и подвижностью. И начинали все снова. Настойчивое стремление всегда приносит победу.

Разговоры не стоят ничего. Действие – вот что важно.

У каждого из нас бывают такие утра, когда, несмотря на самые благие наши намерения, мы ощущаем себя вялыми, неспособными подняться и начать действовать. В такие дни я надеваю наушники и слушаю альбом Майлза Дэвиса Kind of Blue. Если вы любите джаз (и даже если нет), то наверняка знаете, что этот альбом считается одним из величайших всех времен. Критики постоянно ставят его на первые места во время опросов, проводимых разными журналами. Это великолепная музыка от начала до конца. Она вводит меня в состояние потока.

Несколько лет назад я видел документальный фильм о том, как создавался этот альбом, и был изумлен, узнав, что весь он был записан за два приема, каждый из которых длился не более 7–8 часов. За это короткое время весной 1959 года был создан истинный шедевр, который до сих пор продолжает поражать людей. Время записи этого альбома ничуть не больше того, что доступно вам, когда вы утром садитесь за свой рабочий стол. Всего семь или восемь часов.

Каждый из нас может создать шедевр. Майлз сделал это легко – просто волшебно. Возможно, ему помогло то, что, когда он играл свои соло, ему не приходилось отвлекаться на электронную почту. Но на самом деле он просто переживал тогда игривый, будоражащий поток. Его окружали великие музыканты, он был полностью готов – конечно, без фанатизма. Он и его музыканты играли в полную силу, не стремясь при этом к совершенству.

Когда я слушаю Kind of Blue, эта музыка мгновенно избавляет меня от утренней вялости. Я обретаю поток и чувствую, что все в моих силах: нужно собрать команду, все спланировать, принять обязательства, решительно сделать первые шаги, предпринять все, чтобы заглушить голос внутреннего сопротивления. Как только возникает этот бесшабашный продуктивный поток, остановить его уже невозможно. И как бы громко ни кричал мой ящеричный мозг, моя эффективность повышается с каждой минутой. Будучи истинным ниндзя, я держу свой поток под полным, но совершенно свободным и спокойным контролем.

Мне хочется думать, что с помощью этой книги мы сможем создать движение продуктивных ниндзя, распространить его на разные сферы и страны, разные эпохи и роли. И все мы будем стараться изменить этот мир к лучшему – в большом и малом. Приступая к работе над этой книгой, я стремился вдохновить людей. Мне хотелось создать общество, в котором все поддерживают друг друга, радуются общим успехам и стремятся сделать мир лучше. Дайте эту книгу другу, расскажите коллегам о пути ниндзя, совершенствуйте собственные навыки и помогайте другим делать то же самое. В конце книги вы найдете наши координаты. Надеюсь скоро вас услышать.

Именно так я и намерен действовать. А вы?

Пять книг, которые вам стоит прочитать

Пара слов о том, что было использовано в этой книге

Хотя я считаю литературу одним из самых полезных средств развития, в любом руководстве, где даются практические советы о приемах и стратегиях работы, есть серьезный подвох. Оно нередко устаревает еще до выхода, поскольку программное обеспечение в области повышения продуктивности развивается стремительно. Еще один подвох: в мире существует огромное количество полезных программ, а в своей работе я обычно использую только одну, хотя и другие не хуже. В блоге нашей компании Think Productive мы периодически печатаем статьи об интересных новых продуктах, появляющихся на рынке. Если вы подпишетесь на нашу рассылку, то всегда будете в курсе! Хочу еще раз напомнить, что мой выбор всегда основывается только на личном опыте. Я совершенно объективен. От компаний, продукты которых были рекомендованы в этой книге, я не получил ни цента за рекламу.

Благодарность

Во-первых, я хочу поблагодарить вас за то, что вы купили эту книгу. Она явилась результатом пяти лет напряженной работы. Все это время я учил себя и других людей трудиться более эффективно. За этот период я получил сотни писем, где мои слушатели рассказывали, как им удалось сократить время обработки электронной почты, улучшить атмосферу и эффективность совещаний, изменить свою жизнь и добиться великолепных результатов. Это поразительное путешествие, и я надеюсь, мне удалось передать его дух на страницах книги. Хочется верить, что и вы нашли здесь что-то полезное для себя. Если это так, то, пожалуйста, напишите мне – я с удовольствием прочту вашу историю.

Как я говорил в самом начале, я не верю в существование этаких гуру, которым известно все. И постоянно продолжаю учиться. Может быть, вы открыли что-то такое, что приносит пользу вам, но в моей книге об этом не говорилось? Я буду счастлив, если вы захотите поделиться со мной! Мой электронный адрес graham@thinkproductive.co.uk. Буду рад узнать о ваших успехах!

На мою работу повлияли очень многие, и я хотел бы поблагодарить их за то, чему они меня научили. Много лет назад я прочитал книгу Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», и она продолжает удивлять меня по сей день. Большое влияние на меня оказала первая книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», а также книга Салли Макги «Верни свою жизнь» и книга Мерлина Манна о новом подходе к обработке электронной почты. Благодаря этим людям я по-новому взглянул на электронную почту, информационные потоки и действия. Книги Джулии Кэмерон и Стивена Прессфилда помогли мне выразить себя и преодолеть собственные страхи и сопротивление. Сет Годин вдохновил огромное множество людей. Я признателен ему за поддержку, оказанную мне в момент рождения этой книги.

Я горжусь тем, что могу назвать коллегой и другом истинного «мага совещаний» нашей компании Think Productive Мартина Фаррелла. Наблюдать за тем, как он много лет творит настоящие чудеса в нашем зале для встреч – просто наслаждение. Он сыграл важную роль в создании нашей компании, участвовал в разработке модели эффективности CORD и вместе со мной проводил первые семинары. Его цельность, энтузиазм и мудрые советы – большая поддержка для меня.

Не могу не упомянуть тех, кто внес огромный вклад в «пространство» эффективности. Очень боюсь кого-то пропустить, но все же спасибо вам: Майкл Сливински, Джина Трапани, Майкл Хайатт, Лео Бабаута, Лора Стак, Кевин Дункан, Тим Феррисс, Лоис Грессл, Нэнси Клайн, Ли Коттье, Мэтью Браун, Кит Боанна, Стюарт Маккензи, Расселл Кейрд, Грейс Маршалл, Шарон Дейл, Джулия Ричардс, Венди Смит, Бернадетт Макдонах, Даун О’Коннор, Фокке Коойстра и Марсель ван ден Берг.

Спасибо фантастической команде моих рецензентов, куда входили Элена Бога, Шон Санки, Натали Рейнольдс, Шарлотта Мэйтем, Кейт Парсли, Ло Дрейк, Джен Лоуторп, Марк Феллоуз, Шерон Леонард, Роб и Сара Герагти, Джон Берджесс и Лисс Макдональд.

За фантастическую и жизненно важную поддержку на разных этапах моего путешествия я благодарен моему редактору Кейт Хьюсон и настоящим книжным ниндзя из Icon Books: Эллоа Аткинсон, доктору Рексу Поджсону, Ли Коттье, Лиззи Мур, Шеа Патель, Робу Уилсону, Джулии Слей – а также команде Involve: Максу Маклафлину, Джулии Пул, Мэри Бентон, Сейи Обакину, Полу Огински, Рашиду Огунлару, Аллану Барреллу, Крису Дюбери, Адаму Николсу – и команде SPW: Гарету Паркеру, Нилу Смиту, Марку Уолшу, Клаудии Пилгрим, Кэтлин Кронин, Мэтту Хайду, Мартину Фарреллу, Тому Уилкоксу, Джонатану Симмонсу, Аманде Проссер, Яну Ферриссу, МТ Рейни, Анне Мойниген, Бену Кернигану, Кристоферу Спенсу, Натали Рейнольдс, Эмме Серлин, Софии Уильямс, Элене Бога, Лайзе Брэди, Мэри-Энн Штуке, Шарлин Кэмпбелл, Сэму Дэвидсону, Рэчел Янгмен, Анне Бертон, Тони Уилсону, Тому Уайли. А еще маме, папе, бабушке, Хизер, Крейгу, Лире Джо, Алексу и Роско.

И в заключение хочу поблагодарить Чаза – соучастника по работе и жизни. Я люблю тебя.

Об авторе

Грэм Олкотт – тренер в области продуктивности, социальный предприниматель и основатель компании Think Productive. Его компания проводит публичные семинары по всей Великобритании, а также учебные программы для персонала различных организаций, в том числе для кабинета министров, Национального фонда, eBay, Heineken, BT, GlaxoSmithKline и университета Бристоля. Компания проводит семинары на следующие темы: «Этикет электронной почты», «Меньше стресса, больше пользы», «Магия совещаний», «Командный дух», «Продуктивный ниндзя».

До создания компании Think Productive Грэм занимался преимущественно социальными проектами. Позже он стал одним из основателей компании Intervol, председателем совета директоров READ International. Он консультировал правительства Великобритании – и консерваторов, и лейбористов. Грэма очень волнуют проблемы молодежи и общества в целом. Он входил в состав комиссии Расселла и Национальной гражданской службы. Грэм много внимания уделяет бездомной молодежи и принимает участие в работе благотворительной организации Centrepoint.

Несмотря на абсолютную нетерпимость к неудачам во всех сферах жизни, он является обладателем абонемента на игры футбольной команды «Астон Вилла». Грэм живет в Брайтоне, Великобритания.

Больше информации вы найдете на нашем сайте www.thinkproductive.com. Кроме того, нам можно написать по электронной почте: hello@thinkproductive.com.

Загляните к нам в Facebook

www.facebook.com/pages/Think-Productive-Love-Your-Work

Присоединяйтесь к нам в LinkedIn

Think Productive – The Productivity Ninjas

Следите за нами в Twitter

@grahamallcott

@thinkproductive

Если вы хотите провести наши семинары в своей компании, пишите нам:

hello@thinkproductive.com

* * *

Примечания

1

Ниндзя – клан отважных тренированных воинов-лазутчиков, последователей дзен-буддизма в средневековой Японии. Они с детства проходили подготовку в очень сложном искусстве ниндзюцу, включавшем много разнообразных умений. Главная задача ниндзя – добывать нужную информацию, а также владеть любым предметом как оружием. Знания и умения ниндзя были очень разносторонни: от навыков прекрасной ориентации на местности до необычайно развитой зрительной памяти и искусства врачевания (траволечение и иглоукалывание). – Прим. ред. с использованием материалов Википедии: http://ru.wikipedia.org/wiki/ и нескольких других сайтов.

2

Откладывание дел на потом.

3

Автор термина «поток» – профессор психологии Михай Чиксентмихайи (род. в 1934 в Хорватии, впоследствии декан Чикагского университета). В работе «Поток. Психология оптимального переживания» (Flow: The Psychology of Optimal Experience) он излагает свою теорию потока. Согласно ей, человек наиболее счастлив, если пребывает в особом потоковом состоянии – напоминающем дзен-состояние здесь и теперь – состояние полного единения с текущей деятельностью и ситуацией. Вероятно, каждый испытывал это ощущение, характеризующееся свободой, радостью, чувством внутренней наполненности и мастерства, когда забываешь о времени, голоде и т. д. В интервью журналу Wired Чиксентмихайи описывает поток следующим образом: «Быть полностью вовлеченным в деятельность ради нее самой. Эго исчезает. Время летит. Каждое действие, движение, мысль следует из предыдущей, словно играешь джаз. Все твое существо вовлечено, и ты применяешь свои умения на пределе». – Прим. ред. с использованием материалов Википедии: http://ru.wikipedia.org/wiki/.

4

Больше о принципе 80/20 вы можете прочитать в книгах Ричарда Коха «Принцип 80/20», «Жить по принципу 80/20» и «Менеджер 80/20».

5

Автор использует здесь слово «unorthodoxy», подразумевающее неортодоксальность, гибкость, отсутствие ригидности мышления – привязки к жестким схемам поведения и стандартным традиционным решениям. – Прим. ред.

6

Речь идет о так называемом рептильном мозге – весьма условном и упрощенном обозначении древней части нашего мозга (следующего его эволюционного этажа над стволовыми структурами), к которой относят базовые подкорковые структуры, связанные с инстинктами. – Прим. ред.

7

Автор использует здесь понятия «playful» (игривый, шаловливый, шутливый, веселый задорный) и «playfulness» (игривость). Существует понятие «когнитивной игривости» – продуктивной и радостной творческой легкости, гибкости и смелости. Известно, что игра – ключевое качество истинного творчества. – Прим. ред.

8

Здесь и далее, мы будем применять термин «поток». В оригинале же автор использует латинское слово «momentum», многозначное с философской и психологической точек зрения. Буквально означает «движущая сила, толчок». Речь идет о полном осознанном присутствии в моменте и глубокой, приятной сосредоточенности на деле, которое выполняешь в данный момент (вхождение в состояние «потока» по М. Чиксентмихайи). – Прим. ред.

9

Это уже устоявшийся термин в англоязычной литературе последних лет – «early adopter». Речь идет о людях, первыми приобретающих разные новинки рынка. В маркетинге принято выделять еще средних адептов (последователей), а также консерваторов, которые приобретают новинки и модные вещи самыми последними, когда они уже есть у всех. – Прим. ред.

10

Описанная автором парадигма освоения навыков (и переход отдельных операций, составляющих навык, из сферы сознания в подсознание – по мере освоения и превращения действия в автоматизм) и даже сам пример с этапами обучения вождению – впервые предложена известным советским психологом А. Н. Леонтьевым – автором теории деятельности в психологии. Этот пример можно найти в его книге «Деятельность, сознание, личность», написанной в 1970-е годы. – Прим. ред.

11

Автор использует слово «checklist». – Прим. пер.

12

Больше о законе Парето вы можете узнать из книг Ричарда Коха «Принцип 80/20» и «Менеджер 80/20». – Прим. ред.

13

Излишнее стремление выполнить работу идеально, довести ее до совершенства, тогда как достаточно ее выполнить просто хорошо. Именно о вреде перфекционизма напоминают наши пословицы: «лучшее – враг хорошего» и «от добра добра не ищут», а также крылатая фраза бывшего премьер-министра России «Хотелось – как лучше, а получилось – как всегда». – Прим. ред.